摘要：檔案是直接形成的歷史紀錄，是再現歷史真實面貌的原始文獻。胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據。

　　關鍵詞：檔案管理,問題,措施

　　檔案是歷史的記錄，是黨和國家的寶貴財富。檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業務方式。隨著人們對《檔案法》的逐步認識，在強化檔案保管的同時，更重視檔案的開發利用。豐臺區環衛中心自成立檔案室以來，充分挖掘發揮檔案的功能和作用，積極服務環衛事業發展，尤其在為領導決策提供參考依據方面發揮了很大的作用。

　　一、“檔案利用”在領導決策中發揮作用的現狀

　　檔案是直接形成的歷史紀錄，是再現歷史真實面貌的原始文獻。胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據。”同樣，做好環衛檔案利用工作對環衛行業的可持續發展有著重要的意義，通過對檔案的梳理、總結，從中可以得出環衛事業發展的規律，從而為我們科學決策提供有力的依據。

　　近年來，環衛中心檔案工作出色，檔案利用充分，以2008年中心成立三十周年之際為例，編輯出版了《風華正茂——紀念豐臺環衛成立30周年》，在編纂過程中，提供檔案利用300人次，形成編研材料10萬字。同年，環衛中心綜合檔案共接收文書檔案655件，電子檔案光盤2張;專業檔案中：ISO 9001質量管理體系文書檔案共67件，基建檔案5卷，會計檔案81卷，照片檔案520張，實物檔案42件。通過梳理歷年檔案資料、編研資料，為中心總結三十年的發展歷程和領導決策提供了數據支撐和有力依據。

　　2009年，環衛中心確定了打造“科技環衛”的戰略決策就是通過梳理歷年環衛發展檔案資料，并結合實際提出來的。

　　1、努力實現環境衛生管理數字化、信息化

　　隨著豐臺環衛事業的快速發展，環衛中心清掃保潔道路由1991年的84條、483.5萬㎡增長到2011年的1223條、1989萬㎡，綠地由54萬㎡增長到398.9萬㎡，車行道機掃面積由0萬㎡增長到1303.9萬㎡;管理公廁由193座增加到517座，生活垃圾密閉式清潔站由23座增加到250座。年清運生活垃圾量由36.5萬噸增長到90.7萬噸，年清掏清運糞便由19.8萬噸增長到32.35萬噸。各類車輛由1991年的160輛車發展到2011年的926輛。

　　作業任務的不斷增長擴大，車輛設備的不斷更新優化，要求環衛作業模式和管理方式的不斷創新，為此，環衛中心從“科技環衛”的角度出發，引進了信息化管理設備，設置了專門機構，配備了專業管理人員。2009年底，豐臺區環衛中心數字化信息管理辦公室正式組建成立;2010年1月1日，豐臺區環境衛生監控管理指揮調度系統正式運行，標志著環衛中心在科技化進程中邁出了歷史性的一步。為保證管理系統的有效應用，環衛中心制訂實施了《環境衛生監控管理指揮調度系統管理辦法》，實行主管領導負責制，把車載設備上線率、車輛行駛保養等數據作為考核基層單位的重要內容。同時，積極探索有償服務和安全生產視頻檢查機制，制定了相應檢查辦法，提高了有償服務質量和安全生產管理效率。信息化管理系統的應用，不僅提高了環境衛生管理水平，同時也成為車輛管理等方面信息、數據檔案的有力補充。例如，通過對環衛作業車輛行駛路線、速度、公里數、作業、油料消耗等數據的自動記錄和統計，完善了車輛運行數據資料。經過資料不斷積累，并加以分析利用，為領導決策提供了更加科學全面的依據。

　　2.努力實現環境衛生作業車輛集成化、系統化

　　根據分析近年環衛業務的發展狀況、各車型技術性能和使用效果對比，結合豐臺城鄉發展變化實際，環衛中心提出了環境衛生作業車輛集成化、系統化發展方向，為環衛作業車輛的更新選配提供了依據。2012年，環衛中心車輛將突破1000輛，車型由過去簡單的垃圾清運、糞便清掏、機械清掃發展到擁有后裝式雙動力壓縮車、單臂吊車、多功能洗地車、多功能除雪車等十余種車型;由過去單一功能的車輛機械設備向多功能、系統化方向發展，車輛集行駛運輸、專業作業和信息收集、分析、儲存、傳送多功能于一體，這三者通過密切配合來共同滿足機械清掃保潔、除雪、沖洗等現代化作業的需要。

　　3.引進人才，加強培訓，為科技環衛提供有力的人力資源支撐。

　　從中心人員隊伍檔案情況看，經過多年的發展，中心職工隊伍數量、學歷、知識結構發生了較大變化。近年來，中心通過公開招聘、引進特殊人才等方式不斷充實人才隊伍，特別是對具有高學歷和具有較高專業技術水平的管理人員、技術工人加大了培養引進力度。從1991年的職工1205人，管理人員78，專業技術崗位25人，到現有擁有職工4272人，其中管理崗位217人，專業技術崗位47人，專業技術崗位人員占管理人員比例達到17.8%。目前中心具有大專以上學歷人員達到472人(其中：研究生15人，大學本科136人，大學專科321人);技術工人816人。這是環衛事業迅猛發展，環衛科技日新月異，而不斷引進高素質人才的必然結果。

　　二、“檔案利用”在領導決策中發揮作用時存在的問題

　　1、對檔案利用管理的重要性認識不夠。

　　檔案工作是一項默默無聞的工作, 不像其他工作那樣容易引人注意, 也不容易在較短時間內取得明顯成績。長期以來,部分人員包括個別領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區, 認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管資料的事務性工作, 不是單位的主要工作, 不能給單位創造經濟效益, 只要守攤，不丟失, 不泄密, 能應付查檔就行了。因此,容易忽視檔案管理工作, 更遑論檔案利用了，未把檔案利用管理工作納入到議事日程,這樣導致檔案利用工作長期處于低水平狀態, 難以高質量地為領導決策發揮應有的作用。

　　2. 檔案收集工作缺乏力度。

　　一是收集歸檔工作制度不健全, 執行不嚴格, 收集歸檔工作被動、不及時, 這一問題主要是專職檔案工作人員少，工作水平不高造成的。二是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。檔案材料本應是客觀、歷史地記載本單位的情況, 具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案工作中，有些材料在內容和形式上是雷同的,有些是缺失的、不全面的。這些都嚴重影響了檔案的質量, 降低了檔案的利用率。

　　3. 檔案管理的科學化、信息化程度不高。

　　隨著科學技術手段的不斷更新, 檔案信息管理系統已得到普遍采用, 計算機應用水平也在不斷提高, 但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮, 信息化技術還沒有在環衛檔案管理中廣泛運用。如，雖然部分個人信息、檔案目錄已輸入計算機,但資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作, 無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管, 又影響工作效率。

　　三、進一步提升“檔案利用”在領導決策中發揮作用的主要舉措

　　檔案作為單位在生產活動中形成的具有保存價值的材料, 無論從環衛事業發展, 還是從檔案管理工作要求來看都是非常必要的。檔案服務于環衛可持續發展是知識經濟發展的必然。主要應采取如下措施：

　　1、提高認識, 加強領導, 進一步做好檔案利用管理工作。

　　應加強各級領導干部對檔案的認識，提高對檔案工作的重視程度，把檔案工作作為一項基礎性的文化事業抓緊抓好。隨著國家“科教興檔”戰略的實施, 沒有一定的投入是難以實現檔案工作長遠發展。這就要求領導干部進一步理解、重視和支持檔案工作, 在計劃安排、工作部署、辦公經費和工作精力投入等方面向檔案工作傾斜。把檔案工作列入議事日程, 加強對檔案工作的領導, 幫助解決檔案工作必需的物質條件, 使檔案得到進一步的開發和利用。由于檔案工作自身的特點具有一定的保密性, 工作環境相對封閉。加之過去檔案的開放程度較低, 向社會宣傳不夠, 人們認為檔案工作就是檔案人員做好單位重要材料的收集、整理、立卷、保管和提供利用等項工作。從當前檔案工作實際看，檔案管理人員具備一個錐子、一把剪子、一盤線、一瓶漿糊就可以做好檔案工作的時代已經過去了。因此，要糾正對檔案工作的偏見，促進檔案工作在中心工作中具有突出位置，做到檔案庫房設備及現代化管理手段等方面與基礎設施建設和社會經濟科技同步發展。對此，領導干部必須把檔案工作擺在重要位置，使檔案事業跟上時代前進的步伐，更好地服務于環境衛生工作。

　　2、 健全管理制度, 注重材料收集。

　　檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有科學規范的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合檔案管理工作的實際和現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立健全環境衛生檔案的計算機輔助管理制度，進一步嚴格檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理，更好地防止遺漏檔案資料，阻止虛假材料進檔。要完善檔案案卷整理工作細則，使檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為檔案的開發利用奠定基礎。

　　收集檔案材料是檔案工作的基礎，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理、細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回，欠缺的材料要及時補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證檔案的權威性、準確性和真實性。

　　3.檔案工作必須主動服務于中心，服務于領導決策

　　環衛檔案工作也同其它檔案工作一樣, 由于種種原因, 沒有擺脫傳統工作模式的束縛，機制不健全，管理方式落后, 不能適應形勢發展的需要。隨著市場經濟的不斷推進, 檔案信息開發利用的重點也正逐步向“兩個根本性”戰略轉變和獲取最大經濟效益、社會效益這一最終目標轉變。因此，環衛檔案工作要從被動的檔案信息開發利用, 轉向主動圍繞中心工作開發利用，主動搞好服務，尤其要在領導決策時發揮好作用。要改變過去重文書檔案, 輕聲像檔案的做法，利用先進的電子設備，加大照片、圖片、影像等檔案的收集整理力度，使檔案更加生動、形象，增強保存價值。

　　4、加強檔案管理人員隊伍的自身建設, 提高檔案管理人員素質。

　　一是檔案專業人員的政治及業務素質。每個檔案人員必須努力加強自身政治修養, 不斷提高政治覺悟, 做到政治上可靠、合格、過硬。在此基礎上, 不斷拓寬自己的知識面, 刻苦鉆研業務及其它科學知識, 提高學識水平與工作技能, 掌握現代化的管理技術, 努力使自己成為一專多能的復合型人才, 適應檔案工作的新形勢。二是檔案專業人員的職業道德素質。檔案職業道德是檔案工作者在工作范圍內應該遵守的準則, 它要求檔案工作者要敬業愛崗, 甘于奉獻, 甘為他人做人梯, 要具備甘當“配角”、甘當無名英雄的胸懷,為檔案事業埋頭苦干、傾盡所能。三是堅持原則, 熱情服務。檔案工作的政治性, 要求檔案人員必須遵紀守法, 堅持原則, 以維護檔案的真實性。檔案工作的服務性, 決定了檔案人員要有誠懇熱情的服務態度, 想方設法為利用者提供方便, 充分發揮檔案的效能。

　　5、 加強檔案管理現代化和信息化建設。

　　檔案是信息資源庫,必須合理利用各種資源,使其最大限度地發揮作用。必須要把先進的科學技術手段應用于檔案管理, 以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現檔案管理現代化, 是檔案服務環衛事業可持續發展的需要, 也是適應本單位對檔案信息需求日漸增強的客觀需要。這就要求檔案部門進一步提高工作效率, 準確、及時地傳輸各類信息, 提高信息管理的時效性。要提高工作效率, 就需要對檔案實行計算機輔助管理, 利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術, 將檔案資料整理, 通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料, 實現檔案紙質與數據格式并存，根據需要, 通過屏幕查閱有關內容。同時，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新,對不屬于保密范圍的檔案信息逐步實現社會共享, 向社會提供優質高效的環衛檔案信息服務。環衛檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高了檔案工作的效率和質量, 并大大提高檔案的利用效率。