摘 要：城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。人類社會正在從工業社會邁向信息社會，信息化已成為當今世界社會經濟發展的大趨勢。本文就對新形勢下城建檔案信息化建設問題進行了簡單闡述。

　　關鍵詞：城建檔案,信息化管理

　　引 言：面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，是擺在我們面前的一個急迫解決的新課題。我們要發揚與時俱進、只爭朝夕的精神，加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務。

　　一、城建檔案信息化管理的必要性

　　城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門，載體形式主要有文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等。城市管理工作自身具有綜合性、多樣性的特點，做好城建檔案管理工作對促進未來城市建設發展尤為重要，它促使檔案管理要深層次地開發檔案信息資源為城市文化建設服務，通過檔案真實反映一個城市過去的面貌，擴大城市知名度，增強城市市民的榮譽感和使命感。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，開拓新的服務領域充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術、管理等方面的動態資料編寫不同類型的參考資料，主動選擇、分析、匯總信息資源，提供檔案資料，擴大服務對象和服務范圍，以提高城市文化建設的品牌形象。

　　開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組成部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。從構成錄音、錄像帶的檔案看，其載體均為磁性物質，該物質容易受外界環境如空氣、溫度、濕度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配置、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。

　　二、城建檔案信息化管理的主要歷程

　　隨著高科技在各領域的滲透，90年代末城建檔案開始向現代化管理和信息化建設邁進。跨入新世紀，“數字城建檔案館”成為城建檔案信息化建設的目標和宏偉藍圖，關于“數字城建檔案館”的討論異常熱烈。通過積極的探索與實踐，逐步認識到城建檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，是一個循序漸進的過程。當前，城建檔案管理引入信息技術，改進工作方式和管理模式勢在必行，如何指導和推動城建檔案工作的信息化建設，是新形勢下行業管理部門應該重點思考的問題。為順應時展的潮流，充分發揮檔案工作在城市管理中的重要作用。城建檔案工作，作為國家檔案事業的重要部分，作為城市規劃、建設、管理中重要的信息資源的支持保障，應積極地將現代信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，目前國內多數城建檔案館已經啟動了信息化建設工程。

　　三、城建檔案信息化管理的關鍵環節

　　檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題。一是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。二是數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。三是統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。

　　四、樹立城建檔案信息化建設的規劃理念

　　城建檔案信息化建設規劃是城建檔案發展的藍圖，是城建檔案館發展的方向，其建設水平如何，將直接影響著城建檔案館在信息時代的地位。城建檔案信息化建設是用新的管理理念，采用新設備、新技術對傳統的檔案管理模式進行逐步更新改造的過程。其目的是實現高效、便捷的管理效能。目前，我國城建檔案館信息化應用總體上還處干在初步發展階段，這一現狀與知識管理的要求不相適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這種不適應集中表現在:自身技術和信息化基礎設施落后，檔案館仍未走出封閉狀態;檔案介質仍囿于傳統形式，資源共享觀念淡薄;檔案資源的深度開發遠不能滿足社會需要，檔案館信息化水平極不平衡。因此，這就要求我們要從認識上根本改變過去那種傳統的封閉式、坐等式的狹隘思想觀念，正確認識城建檔案在現代化建設中的作用，制定城建檔案信息化建設的規劃，以使城建檔案信息化建設與城市建設、社會需求同步發展。要建立數字城建檔案館，通過建立互連互通的電子文件中心或數據交換平臺對城鄉規劃、建設及其管理活動的部門與機構產生的電子文件進行在線(離線)收集;指導、督促工程建設單位應用相應的管理系統管理建設工程電子文件，實現對城建檔案電子文件的前端控制管理，保證建設工程檔案電子文件的真實、完整和有效，實現建設工程檔案電子化報送;建立數字城建檔案管理系統，確保數字城建檔案的真實性、完整性、永久保存和長期可讀性;通過內(外)網門戶網站提供城建檔案數據信息的利用服務;通過接收數字化檔案、館藏數字化等手段，建立電子政務信息和各類城建檔案信息數字資源庫，成為“數字城市”、政務公開的基礎資源平臺和有力支撐。

　　21世紀是信息產業主導世紀，逐步實現城建檔案館數字化成為城建檔案事業發展的主流，面對新世紀的機遇與挑戰，我們只有把握機遇，迎接挑戰，加快發展，才能實現檔案事業的改革與創新，建立信息產業的檔案事業體系，并為建立數字城市的建立打下良好的基礎。

　　五、結束語

　　建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向，數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發和應用過程中應該堅持統籌規劃，量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。