1引言
　　企業檔案電子化是企業信息化建設的重要組成部分，成熟的電子檔案歸檔、查詢和利用系統將會及時高效地為企業的科研開發和生產利用提供便捷服務。企業應根據檔案管理的現狀，依靠現代網絡設備與技術，進行合理的信息資源整合，使檔案資源的使用更加方便，內容更加標準化、系統化，從而使電子檔案管理在企業科研管理工作中形成一個科學、規范、完整的管理體系。
　　2電子檔案的優越性
　　（1）電子檔案可以實時更新
　　企業最為重要的檔案包括文本性、圖紙性、數據性和照片性的各類檔案資料，在一定的時期內會因某一產品項目的設計改造等工作而改變原有的項目檔案，通過電子檔案管理系統能有效，及時地完成新歸檔資料內容的更新。并且舊版本的電子檔案也同樣保存，做到有據可查。
　　（2）檔案管理網絡化
　　通過檔案信息化建設，電子檔案歸檔將有效改變傳統的紙質歸檔方式，解決紙質檔案整理耗時費力，利用檢索效率底等問題。在符合保密要求的條件下電子檔案可以形成檔案網上接收，遠程共享的工作系統，讓利用者方便快捷，及時高效地獲得各類信息資源。
　　（3）提高工作效率
　　現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快捷途徑，使傳統的以紙質為載體的信息對象轉為電子檔案，不僅有效地節省了庫房空間和檔案裝具，而且提供利用時不必檔案管理人員進入庫房按圖號或產品代號去抽插底圖，直接減輕檔案管理人員的勞動強度，并且將會減少檔案材料復制、復印費用。
　　3企業檔案電子化管理現狀
　　目前我公司的檔案電子化建設正處于發展階段，公司積極采取有效措施，建立了配套的數據庫管理模式，適時實現了信息數據的傳遞交換。在企業的科研生產活動中電子檔案的利用率也越來越高。但還是存在著以下問題制約著電子檔案的發展速度。
　　（1）原始性問題
　　電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
　　（2）真實性問題。
　　電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實，電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡，因此針對電子檔案我們應規定一些具體的條件：如對電子簽名，電子印章，加密工具有效性的規定，文本格式定義和轉換工具的一致性規定，檔案工作人員還可以參與到電子文件管理系統的設計中去，把功能需求納入系統設計，實現用戶和系統設計人員的有效鏈接，從而保證電子檔案的真實性。
　　（3）完整性問題。
　　電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
　　（4）安全性問題。
　　電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。為保證電子檔案的安全保管和長期保存，公司在檔案電子化建設中設定了嚴格的規定，規定了電子檔案的保存路徑，通過定期備份數據庫和存儲介質，采取權限設置，密碼管理，防火墻等安全控制辦法有效地保證了電子檔案數據的安全性。
　　4規范企業電子檔開發利用的幾點建議
　　電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更快捷、方便，更具實用性。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能，對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案。檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節。
　　（1）開發平臺的選擇
　　系統的目標是將檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。
　　（2）硬件要求
　　檔案單位的計算機在處理大量檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。
　　（3）數據庫模式設計
　　數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。
　　（4）應用程序設計
　　設計數據輸入、查詢、利用、報表處理等應用程序的開發
　　（5）數據的備份及故障恢復
　　檔案數據是珍貴的數據資源，在歸檔過程中應明確各級各類人員的責任，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。
　　（6）實行動態管理
　　做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
　　（7）數據庫的安全性保護
　　電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，使用者按照使用權限使用載體拷貝，同時通過網絡傳輸電子檔案，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。
　　（8）培養必要的計算機維護和網絡安全人才
　　電子檔案管理涉及軟件，系統安全，維護等一系列專業問題，但目前一般單位僅僅對以前的檔案管理人員進行一定的培訓，然后就讓其去操作系統，從一定層面上講，檔案管理人員僅學會了操作電腦，而管理與維護對他們而言還非常陌生。因此從企業發展的長遠角度來看，培養具有一定的計算機維護和網絡安全人才是非常有必要的。
　　5結束語
　　電子檔案是信息時代的產物，是現代企業檔案管理工作中不可回避的，在企業檔案管理信息化的進程中，對于電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題要及時加以解決。建立科學的電子檔案管理系統，以實現安全、高效的文件歸檔、保管和開發利用為目的，逐步實現企業檔案電子化，進一步提升企業檔案管理的總體水平。
　　
　　
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