現(xiàn)代商務(wù)活動中，計算機輔助的商務(wù)培訓(xùn)越來越普及，因此如何制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)用電子文檔是培訓(xùn)師的必備技能。培訓(xùn)電子文檔是培訓(xùn)師根據(jù)培訓(xùn)大綱的要求和需要，經(jīng)過認真設(shè)計，并以多種媒體的表現(xiàn)方式和超文本結(jié)構(gòu)制作而成的計算機文檔，本文闡述了培訓(xùn)文檔的定義及特點，對文檔內(nèi)容和素材的選取作了認真的分析，列出了常用制作軟件的特點及作用，有助于培訓(xùn)師制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)文檔。

　　《電子與電腦》電子技術(shù)論文發(fā)表期刊，創(chuàng)刊于1984年，由電子工業(yè)出版社主辦。是一份反映中國大陸和臺灣地區(qū)半導(dǎo)體、電子產(chǎn)業(yè)的最新技術(shù)、最新策略動向和市場趨勢的專業(yè)技術(shù)刊物，致力于平面媒體與電子媒體創(chuàng)作，幫助國內(nèi)信息廠商開拓海外市場、引進國外信息，為提高我國信息產(chǎn)業(yè)的國際競爭能力提供幫助。本刊除了對廠商解決方案和戰(zhàn)略動態(tài)進行基本介紹外，更能用心規(guī)劃、采寫實用性的常設(shè)欄目，以及特定的專題報道——“每月特輯”頭版熱點欄目。報道領(lǐng)域涵蓋計算機、通信、汽車電子、消費類電子、工業(yè)控制、光電、測量等諸多應(yīng)用，旨在為讀者提供高價值信息、廣開視野，真正發(fā)揮“互通有無”的跨區(qū)域發(fā)行特效。

　　培訓(xùn)電子文檔簡稱培訓(xùn)文檔，必須具有教學(xué)性、科學(xué)性、交互性、集成性、診斷性等特點，能夠生動形象地描述各種培訓(xùn)問題，提高學(xué)員的學(xué)習(xí)興趣，增強培訓(xùn)效果，拓寬學(xué)員的知識面。隨著計算機輔助教學(xué)被廣泛應(yīng)用在各級各類培訓(xùn)機構(gòu)，制作和使用優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔已成為培訓(xùn)教學(xué)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要制作優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔，內(nèi)容的選取及合理布局是制作的關(guān)鍵要素，制作軟件的靈活使用是必備技能，良好的授課質(zhì)量及學(xué)員的認可是制作目標(biāo)。

　　一、培訓(xùn)文檔的素材及內(nèi)容選取

　　1.培訓(xùn)文檔中的素材。培訓(xùn)文檔是多種媒體素材的有機整合，包括文本、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻等。

　　文本是培訓(xùn)文檔中一項必不可少的內(nèi)容，是學(xué)員獲取知識的重要來源。文檔的文本不是越多越好，過多的文本會使畫面失去魅力，使學(xué)員厭煩，所以文本內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，突出重點。

　　圖形、圖像在培訓(xùn)文檔中也是必不可少的素材，現(xiàn)在計算機的特點是在制作文檔時能運用多種方法把文檔制作得更生動、直觀、通俗易懂，而圖形、圖像所表達的信息遠遠超過文本，因此，最好的方法就是把圖形圖像恰當(dāng)?shù)倪\用到文檔中去。圖形、圖像的合理使用可以減輕眼睛的疲勞，有利于學(xué)員對主體內(nèi)容的感知、理解和記憶。

　　動畫是連續(xù)播放的一系列畫面，它的基本原理與電影、電視一樣，都是利用人類的“視覺暫留”原理。因此利用動畫可以幫助我們對知識的理解和記憶。在文檔中動畫的設(shè)計應(yīng)簡潔生動，構(gòu)圖均衡統(tǒng)一，每個動畫都要有目的性。但動畫設(shè)計不宜過多，否則容易分散學(xué)員的注意力。

　　音頻即聲音。若單憑視覺元素傳遞信息，會給人單調(diào)和枯燥的感覺，合理地加入一些聲音對畫面可起輔助作用，能更好地表達培訓(xùn)內(nèi)容，吸引學(xué)員的注意力，增強學(xué)習(xí)興趣。聲音包括解說、音樂和音響效果。

　　視頻素材多用在一些具有實驗或?qū)嵺`環(huán)節(jié)的培訓(xùn)文檔中，視頻的加入，不但可以使文檔變得豐富多彩，而且能夠進一步增強培訓(xùn)效果。

　　2.培訓(xùn)文檔內(nèi)容的選取。設(shè)計某門具體培訓(xùn)課程的培訓(xùn)文檔時，要充分考慮培訓(xùn)內(nèi)容的實際需要，選題必須精心、準(zhǔn)確，體現(xiàn)實用性和針對性。選取文檔內(nèi)容時應(yīng)注意以下方面：

　　(1)選擇培訓(xùn)課程的重點與難點部分制作文檔。培訓(xùn)文檔是為學(xué)員更好地理解培訓(xùn)內(nèi)容而設(shè)計的，因此必須根據(jù)培訓(xùn)的內(nèi)容和大綱，在突破重點、難點上下工夫。設(shè)計應(yīng)源于培訓(xùn)教材又高于教材，突出重點、難點，擴充培訓(xùn)教材之外的知識。能否達到培訓(xùn)教學(xué)的目標(biāo)要求，關(guān)鍵在于課堂教學(xué)過程中培訓(xùn)師與學(xué)員的雙邊活動能否突破重、難點，因此抓住課程的重點與難點部分制作文檔是至關(guān)重要的。

　　(2)選擇傳統(tǒng)的培訓(xùn)教學(xué)難以表達或不能表達的內(nèi)容制作文檔。對于那些采用傳統(tǒng)的培訓(xùn)教學(xué)方式難以表現(xiàn)或理解的課程內(nèi)容，采用培訓(xùn)文檔方式進行合理設(shè)計后，能夠充分展現(xiàn)知識的形成過程，變抽象為具體，彌補了傳統(tǒng)教學(xué)方式的不足，有利于學(xué)員理解和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。

　　二、培訓(xùn)文檔制作軟件的選擇

　　制作培訓(xùn)文檔的軟件，是指采集、編輯及處理音頻、視頻、圖形、圖像及動畫等媒體素材的一系列工具，可分為素材采集與制作軟件和素材編輯與合成軟件兩大類。“工欲善其事，必先利其器”，掌握常用制作軟件的結(jié)構(gòu)特性及使用要點，恰當(dāng)?shù)剡x擇適合自己風(fēng)格的軟件，往往能在培訓(xùn)文檔的制作中達到事半功倍的效果。

　　1.素材采集與制作軟件。制作培訓(xùn)文檔時，首先應(yīng)進行各種培訓(xùn)信息素材的準(zhǔn)備，用相應(yīng)的計算機軟件對各種培訓(xùn)素材進行采集或制作。目前比較常用的素材采集與制作軟件主要有如下幾種：

　　(1)文本輸入與處理軟件，最為常用的是Word和WPS，兩者都能根據(jù)文檔設(shè)計的需要制作出字形優(yōu)美、任意字號的培訓(xùn)文本素材。

　　(2)靜圖素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔的靜圖素材包括圖形和圖像兩大類。CorelDraw是較為流行的圖形處理軟件，而Photoshop是使用最多的圖像采集和制作軟件。

　　(3)動畫素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔制作動畫的常用軟件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。

　　(4)音頻素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔中所用的音頻主要包括文檔的背景音樂、解說及音效三部分。采集與制作的聲音文件可用Cool Edit或SoundForge。

　　(5)視頻素材采集與制作軟件，視頻是培訓(xùn)文檔中的活動影像，大多是培訓(xùn)內(nèi)容的真實場景再現(xiàn)，常用軟件主要有Adobe Premiere和Personal AVI Editor。

　　2.素材編輯與合成軟件。素材編輯與合成軟件是將采集和制作的培訓(xùn)信息素材連接成完整的培訓(xùn)文檔的工具軟件。要成功開發(fā)一個優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)文檔，常常會用到幾種軟件，可以從文檔類型、培訓(xùn)師計算機水平等方面對編輯軟件進行優(yōu)化選擇。下面即是經(jīng)常使用的幾種工具軟件，只有取各家之長，才能制作出優(yōu)秀的文檔。

　　(1)PowerPoint:微軟的Office系列組件之一，是專門用于制作和演示多媒體投影片、幻燈片的編輯軟件。由于它編輯多媒體的功能較強且簡單易學(xué)，所以很多培訓(xùn)師都是以PowerPoint起步制作文檔的。它是以頁為單位制作演示內(nèi)容，然后將制作好的頁集成起來形成一個完整的演示文檔。PowerPoint內(nèi)置豐富的動畫、過渡效果和多種聲音效果，并有強大的超級鏈接功能，可以直接調(diào)用外部眾多文件，能夠滿足一般的培訓(xùn)要求。但PowerPoint的動畫有些生硬、單調(diào)，交互功能實際上是超級鏈接，對于交互性要求較高的文檔顯得力不從心。

　　(2)Director：是制作基于時序的培訓(xùn)文檔編輯合成軟件，其強大的二維動畫制作功能，加上能實現(xiàn)絕大多數(shù)需求的跳轉(zhuǎn)控制、交互功能，使之完全可以被稱為“多媒體創(chuàng)作軟件集大成者”。Director能夠滿足高技術(shù)含量文檔的制作需要，并且Director可以調(diào)用PowerPoint格式的文件，很多培訓(xùn)師經(jīng)常將Director和PowerPoint配合使用，制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)文檔。

　　(3)AuthorWare：是文檔制作工具中應(yīng)用比較廣泛的平臺，最大特點是創(chuàng)造了基于圖標(biāo)的創(chuàng)作方式，用可見的流程貫穿文檔制作的整個過程，清晰有序。但AuthorWare的圖標(biāo)方式及眾多的函數(shù)對普通培訓(xùn)師而言是難于掌握的，并且較繁瑣，因此要用AuthorWare靈活自如地制作文檔，不是一件容易的事。

　　對于精通這幾種工具軟件的培訓(xùn)師，可將其結(jié)合使用，制作出滿意的培訓(xùn)文檔。Authorware 側(cè)重于系統(tǒng)集成，對程序的導(dǎo)航、交互控制功能等很強;Director側(cè)重動態(tài)培訓(xùn)文檔的編輯合成，特別是動畫制作堪稱一流。所以，由Director制作動畫及特技效果，再由Authorware進行編輯合成，定能體現(xiàn)培訓(xùn)文檔制作的最高水平。

　　三、制作培訓(xùn)文檔需要注意的問題

　　1.培訓(xùn)文檔必須注意整體視聽效果。培訓(xùn)文檔通過文字、圖形、聲音等手段直接作用于學(xué)員的器官，設(shè)計時應(yīng)該考慮界面的表現(xiàn)效果，畫面是否美觀，聲音是否合適，應(yīng)從既定的培訓(xùn)目標(biāo)出發(fā)，力求達到好的視聽效果。

　　2.培訓(xùn)文檔設(shè)計必須注意交互性的問題。交互界面是學(xué)員和計算機進行信息交流的通道，其形式有圖形菜單、圖標(biāo)、按鈕、窗口、熱鍵等。交互性是培訓(xùn)文檔最基本的特點，特別是培訓(xùn)師上課時所使用的演示型文檔，交互更是培訓(xùn)師手中的控制器，可有效控制教學(xué)的內(nèi)容和進度。

　　3.制作文檔時必須注意激發(fā)學(xué)員的學(xué)習(xí)興趣。“興趣是最好的老師”，因此，在文檔設(shè)計時必須在激發(fā)學(xué)員興趣上做文章，這就要求制作者必須合理利用形、色、聲、畫等媒體元素，激發(fā)學(xué)員的學(xué)習(xí)興趣，讓他們感受到學(xué)習(xí)的樂趣。

　　培訓(xùn)文檔是連接培訓(xùn)師的教與學(xué)員的學(xué)之間的橋梁和紐帶，在培訓(xùn)教學(xué)中所體現(xiàn)出來的優(yōu)勢是傳統(tǒng)教學(xué)手段無法代替的，在設(shè)計和制作培訓(xùn)文檔時，必須從具體培訓(xùn)課程出發(fā)，遵循文檔設(shè)計的科學(xué)性、有效性、目的性、便捷性及藝術(shù)性原則，以制作出優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔。

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