辦公自動化曾經(jīng)是國人美麗的夢想。十多年前的辦公自動化就是指辦公室能有一個會打字的女性能把領導安排的文件和報表或者是通知什么的，在計算機上打印出來，漂亮整潔的發(fā)到大家手中，要么就貼在辦公室的墻上。再后來，人們利用計算機來發(fā)工資，進行一些比較簡單的人事、成績或檔案管理。但是，人們都知道，著并不是現(xiàn)代意義上的辦公自動化。迄今為止，辦公自動化已成為非常活躍的一個領域，尤其近幾年，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)的大型辦公樓、銀行、航空站、高級賓館、港口等智能建筑，更加需要并刺激著辦公自動化的發(fā)展，其核心是“智能”性。
　　內(nèi)涵與外延
　　辦公自動化是指辦公人員利用現(xiàn)代技術的最新成果,借助先進的辦公設備,實現(xiàn)辦公活動科學化,自動化.其目的是最大限度的提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量,改善辦公環(huán)境和條件,輔助決策,減少或避免各種差錯和弊端,縮短辦公處理周期,并用科學的管理方法,借助于各種先進技術,提高管理和決策的科學化水平,從而實現(xiàn)辦公業(yè)務自動化.辦公自動化除了涉及許多科學和技術,還涉及人的因素,即許多管理方面的問題,因此就不可避免的與管理信息系統(tǒng)(MIS,ManagementInformationSystem),決策支持系統(tǒng)(DSS,DecisionSupportSystem)之間存在著既密切聯(lián)系,又基本獨立的關系.
　　辦公自動化帶來的好處:
　　傳統(tǒng)的辦公活動中所要處理的辦公事物有以下幾個方面：
　　1． 文件閱讀、文件批示、文件處理文件存檔等，這一類可歸納為書面信息的接受與處理。
　　2． 草擬文件、制定計劃、起草報告、編制報表、整理資料、記錄、拍照、文件打印等，這一類可歸納為樹苗信息的生成與處理。
　　3． 文件收發(fā)、保存、復制、檢索、電報、電傳、傳真等，這一類可歸納為樹苗信息的傳遞與處理。
　　4． 會議、匯報、報告、討論、命令、指示談話等，這一類可歸納為口頭信息的傳遞與處理。
　　在現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)中，計算機代替了筆和紙，辦公人員能迅速的錄入，方便的修改，并打印出樣式美觀的文件，對于需要大量統(tǒng)計報表的部門，計算機中的電子報表可以減輕計算與統(tǒng)計的工作量，大大提高了速度和準確率，使統(tǒng)計報表規(guī)范化，運用網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)庫技術，可使各職能部門的數(shù)據(jù)互相關聯(lián)，互相共享，便于快速聯(lián)機查詢，顯著提高業(yè)務處理及分析的效率，辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)⒏黝惙治鰯?shù)據(jù)和預測數(shù)據(jù)發(fā)送各業(yè)務部門。業(yè)務部門據(jù)此分析問題，把微觀和宏觀結合起來，改變了傳統(tǒng)的定性決策方法。
　　兩種模式
　　1.事物型辦公自動化系統(tǒng)(見圖一)
　　.事物型辦公自動化系統(tǒng)是為處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。它由計算機軟、硬件設備、基本辦公設備、簡單通信設備和處理事物的數(shù)據(jù)庫組成。
　　2.管理型辦公系統(tǒng)(見圖二)
　　管理型辦公系統(tǒng)是把事物型辦公自動化系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。管理辦公系統(tǒng)各個部門之間有較強的通信能力，可方便實現(xiàn)本部門微機網(wǎng)之間或者與遠程網(wǎng)之間的通信，其結構模型有3種：三級網(wǎng)絡模型、寬頻帶網(wǎng)和程控交換機通信網(wǎng)模型。
　　辦公自動化系統(tǒng)信息流管理
　　信息管理工作就是負責監(jiān)督和控制該機構所用信息的、收集、加工、存儲、復制、分配，直到銷毀的整個過程。（見下圖）
　　圖表說明：
　　信息的載體主要有數(shù)據(jù)、文本、聲音、圖形和圖象。
　　（1）數(shù)據(jù)：一般指各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)、計算數(shù)據(jù)、報表數(shù)據(jù)和各種原始數(shù)據(jù)等。
　　（2）文本：常指用各種語言文字所表示的文件公文、信件、電報和報告等。
　　（3）語音：一般指用語音形式表達的各種信息。
　　（4）圖形：常指靜態(tài)的圖形。
　　（5）圖象：一般指動態(tài)的圖形。
　　信息生成和輸入
　　信息生成和輸入是信息處理系統(tǒng)的入口點。輸入又分為原始輸入和非原始輸入兩大類。
　　原始輸入又可分為3大類：
　　（1） 語音輸入
　　語音輸入包括錄音和語音識別
　　以后的錄音使人和計算機之間能夠通過聲音進行“對話”，這是一種全新的輸入方式。從符號輸入設備到語音識別設備的發(fā)展，是人機對話的新飛躍。
　　（2） 鍵盤輸入
　　（3） 圖象輸入
　　其辦法大致有兩種：一種是用光符識別技術進行掃描，第二種是向計算機輸入縮微膠卷。
　　發(fā)展前景
　　隨著智能建筑的增多，越來越需要建立辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化自然也不能停留在原來的水平上，要不斷的向前發(fā)展。將來的辦公室一定要一改當前我國辦公自動化水平不高的現(xiàn)狀，成為高度計算機化的綜合計算機系統(tǒng)，也就是說在信息周期的輸入和生成、處理和復制、存儲和檢索、傳輸和分發(fā)、存檔和銷毀等幾個階段中，都有處理具體任務的系統(tǒng)。
　　1．兩種辦公室
　　（1） 綜合辦公自動化系統(tǒng)
　　能提供一組辦公室功能的系統(tǒng)，其功能包括電子郵件、信息分發(fā)和管理功能。能操縱這種系統(tǒng)的人不只限于秘書。辦事員、秘書、管理職員、專業(yè)人員、管理干部和行政領導等一般業(yè)務人員都能操縱這種系統(tǒng)。
　　（2） 信息處理系統(tǒng)
　　它使任何層次的工作人員都能在必要的保密性范圍內(nèi)自由的訪問各種類型的數(shù)據(jù)。這種可訪問性是采用新型的接口和使用方便的系統(tǒng)實現(xiàn)的，不需打字技巧或嚴格的訓練，使用很方便，所以將廣泛用于所有的事物環(huán)境中。
　　2．未來的輸入技術
　　（1） 聲音鑒別
　　計算機能將說話者的語音信號進行識別，并將其轉(zhuǎn)換成相應的文字信號。
　　（2） 聲音回答
　　計算機將要回答的內(nèi)容（文本信息）合成出相應的話音，并將其輸出給需要該信息的人。
　　（3） 語言翻譯
　　系統(tǒng)能夠?qū)⒁环N語言翻譯成另外一種語言以及把口語翻譯成文本信息。
　　（4） 光符識別技術
　　光符識別能夠?qū)⒂脩粝Ｍ�閱讀的紙上的文字進行識別并在計算機中以文本方式存儲。
　　3．關于無紙辦公
　　首先秘書起草文件，直接由鍵盤錄入計算機，通過網(wǎng)絡傳給領導。領導在計算機屏幕上審查，用電子筆直接在屏幕上圈閱修改，再通過網(wǎng)絡會傳給秘書，秘書再根據(jù)領導進行文字的編輯修改，直到領導滿意為止。此后，就可通過網(wǎng)絡傳給管理文件的部門做成文處理。最后通過網(wǎng)絡下發(fā)到各個單位。實現(xiàn)無紙辦公。