摘要：利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前檔案管理網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過檔案網絡化的基礎條件以及存在問題的分析，提出檔案網絡化建設的架構和措施。

　　關鍵詞：建設工程,檔案管理,網絡化

　　一、前言

　　建設工程檔案管理系統是建設工程管理系統不可缺少的重要部分，其重要性主要體現在建設過程中檔案管理系統的建立和運行的過程，以及建檔之后對相關信息的利用，具體包括建設工程的管理、總結評價和類似項目對建設管理過程的經驗借鑒幾個方面。所以相關檔案管理系統和具體內容應該能夠為用戶(管理者和決策者)及時提供充足的信息而且保證查詢手段快捷。但截止目前為止，多數建設工程檔案管理系統依舊采用傳統的人工方式建立工程建設檔案，這種管理方式在當今信息化時代，存在著諸多明顯缺點,如:效率低、保密性差等。而且時間一長,由于采集數據的龐雜,造成用戶查找以及管理者對系統數據的更新和維護十分不便，利用起來也相當困難。

　　隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,而且已進入到人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有克服手工建檔相關不足的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可在最短時間內實現信息資源共享。這些優點將會極大地提高檔案管理的效率。雖然我國檔案管理網絡化起步晚，具體建檔經驗不足，管理水平也有待提高，但建設工程檔案網絡化管理的基礎條件(計算機系統和技術人員)已經成熟，推廣建設工程檔案網絡化管理勢在必行。

　　二、建設單位檔案館網絡化建設中存在的問題

　　1.由于歷史的原因，各地、各行業的檔案管理自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。檔案管理都是根據各自的經濟實力和技術條件選擇硬(軟)件設備，而且管理要求和深度也不盡一致。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案無共同的主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的建檔管理標準，使各地、各行業的檔案管理發展存在著很大盲目性，標準化水平低。

　　2.雖然經過多年的努力，建設工程檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位或本行業使用，嚴重地影響了相關數據庫的利用率，數據庫的利用不充分。

　　3.在檔案管理網絡化建設中，人是最關鍵的因素，各種管理技術以及硬(軟)件的作用都必須經過具有專項技能的檔案人員才能發揮。檔案管理網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術。目前建設工程檔案管理隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，各級檔案管理機構缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要，人員整體素質需要提高。

　　4、在已建成的檔案館中，存在查詢效率低，查詢頻繁，勞動強度大。查詢文書檔案時，檔案員要經常往返于檔案室前臺和庫房之間，有的企業檔案可能好幾卷，份量非常重，同時為了防止丟失，查閱前后都要核對數目。檔案安全性得不到保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。歸檔困難。由于資料的變動(增加或更新)，以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將十幾萬卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。

　　三、電子化管理需解決的問題

　　建設工程檔案管理的電子化管理和應用

　　隨著電子產品的普及，電腦的廣泛應用，應逐步建立與工程建設檔案相適應的管理模式，為加強公路工程管理提供最新最全的信息。

　　1.加強管理：建立起共同的工程檔案管理程序，應用條碼規范和簡化檔案管理工作，進行有序高效的管理，減少人為地歸檔和調卷錯誤，使檔案管理水平有一個質的飛躍。

　　2.加強培訓：提高工程檔案管理人員的素質，選擇責任心強，應用計算機熟練，對工程建設和文檔管理有一定基礎的工作人員擔任信息員，并對其培訓，監理其工程檔案信息共享網絡，提高工程建設檔案的整體質量。

　　3加大投入：增加現場取證設備和電子設施，對原有的工程檔案文件進行掃描，工程照片編入檔案，通過高速掃描、圖像壓縮與處理、海量數據存儲、數據庫等技術，獲取全部檔案的電子影像，實施安全的檔案備份

　　4、便利利用：客戶通過查詢檔案的電子影像實現對檔案的查詢。在此過程中，減少客戶與檔案原件接觸的機會，避免檔案原件被調閱人私自涂改、污損或撕毀的危險。通過使用圖形、條碼、海量存儲等先進的計算機技術實現檔案管理電腦化、存儲光盤化、信息網絡化，并且在此基礎上，逐步實現辦公業務自動化。

　　四、建設工程檔案管理網絡化建設的構想

　　1.建立建設工程檔案管理網絡化建設協調機構

　　建議由檔案行政管理部門牽頭組織建設工程檔案管理網絡化建設協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導建設工程檔案管理網絡化建設。制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，明確具體近期目標的長遠目標，在全國范圍內建設工程檔案管理網絡化建設工作進行實質性領導。

　　2.加強標準化建設

　　標準化是檔案管理網絡化的前提。建設工程檔案管理網絡化建設協調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各相關機構必須共同遵守的標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各相關單位在建設工程檔案管理網絡化建設協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫，并努力實現信息資源共享。

　　3.開發已有館藏資源，加強數據庫建設

　　數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用已有館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

　　4.培養具有綜合技能的新型檔案管理人員

　　檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員。為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息管理人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。此外，還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

　　五、結語

　　信息社會把建設工程檔案管理網絡化建設推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設工程檔案管理網絡化建設必須在工程建設的各個環節真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與國際互連網接軌，全面實現資源共享，為工程建設及社會發展提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案管理的作用走向全方位現代化。

　　參考文獻：

　　1、安徽省檔案局，檔案學原理。安徽：黃山書社，2007

　　2、趙屹，檔案信息網絡化建設。北京：北京圖書館出版社，2003

　　3、王萍，宋雪雁。電子檔案管理基礎。北京：清華大學出版社，2006