信息管理論文發(fā)表期刊推薦省級期刊《信息安全與通信保密》雜志是經(jīng)國家新聞出版署批準出版的我國第一家全面介紹信息安全與通信保密的大型綜合指導性技術月刊，面向國內外公開發(fā)行。本刊努力 宣傳黨和國家的相關政策，積極引導產業(yè)方向，開辟技術理論園地，提供權威行業(yè)咨詢，融權威性、指導性、新聞性、技術性、文獻性和可讀性于一體。面向黨政機 關、科技界、產業(yè)界、工商界、金融界、學術界、以及各級領導干部、信息科技管理工作者、專業(yè)技術人員、企業(yè)決策者、市場營銷人員、大專院校學生、IT界人 士及廣大愛好和關心信息安全與通信保密行業(yè)的人士為讀者對象。

　　摘要：檔案管理是一門完善的、體系嚴密的科學。本文簡要對檔案信息化建設的涵義與原則進行闡述，提出了促進檔案信息化幾點建議，推動檔案發(fā)展的新方向。

　　關鍵詞：檔案管理,信息化建設,發(fā)展

　　二十一世紀是信息化時代，世界在信息化的列車上飛速的發(fā)展著。高校檔案不僅是工作中重要的參考依據(jù)和經(jīng)驗的結晶，也是進入社會后工作、生活、學習的第一手資料。所以高校檔案管理工作是高校事業(yè)的一項重要的組成部分。目前大多高校的檔案管理工作發(fā)展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有著巨大滯后性的傳統(tǒng)的檔案管理方式，嚴重的影響了檔案管理質量的提高和有用信息的利用程度。

　　一、檔案信息化建設的涵義與原則

　　1、“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

　　2、檔案信息化的原則

　　（1）規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。

　　（2）安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

　　（3）效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ�因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵。

　　二、促進檔案信息化建設建議

　　1、檔案工作人員要樹立檔案信息意識.

　　馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業(yè)相互結合，共同發(fā)展。

　　2、提高檔案信息化水平技術

　　（1）配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

　　（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

　　（3）對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定;其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

　　3、提高檔案信息管理水平

　　信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

　　（1）隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

　　（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。

　　（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

　　（4）從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

　　四、檔案管理發(fā)展的新方向檔案信息化管理

　　工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

　　1、加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

　　2、建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

　　3、檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。

　　4、數(shù)據(jù)質量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對。

　　五、結束語

　　檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊伍素質對檔案工作信息化管理的質量起著關鍵作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，檔案館只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。