現(xiàn)如今，很多管理上都會(huì)用到信息技術(shù)，在檔案管理上也不例外，很多行業(yè)都開始用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，代替了之前的紙質(zhì)檔案。那么信息化時(shí)代中檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)應(yīng)該注意哪些問題呢？針對(duì)此，小編給大家推薦了一篇管理職稱論文發(fā)表的范文。

　　摘 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)和信息技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域都在加速進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，本文首先給出了檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的含義及優(yōu)點(diǎn)，并針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

　　關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代,檔案管理,信息系統(tǒng)建設(shè),問題

　　1 前言

　　隨著信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息科學(xué)技術(shù)已經(jīng)開始廣泛的應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域之中，具體的來(lái)說(shuō)，在檔案管理領(lǐng)域，主要指的是通過利用信息科學(xué)技術(shù)，將檔案管理之中的各種各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工處理，然后在進(jìn)行科學(xué)的數(shù)據(jù)分析處理，保證這些數(shù)據(jù)信息可以有效地存儲(chǔ)在檔案管理的數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，形成一套完善的信息系統(tǒng)體系，以便于在使用的過程之中，可以迅速的尋找出來(lái)。在運(yùn)用信息科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上，可以將檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案信息資源管理升華到信息化管理：在檔案管理的資源管理過程之中，使用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)手段，可以有效的提升檔案管理的信息系統(tǒng)的管理效率，與此同時(shí)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的采購(gòu)過程之中，可以獲取到最新的數(shù)據(jù)資源，其性價(jià)比相對(duì)較高。

　　2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

　　2.1 檢索方式單一和落時(shí)，需要到檔案管理電腦和現(xiàn)場(chǎng)檢索

　　截至目前為止，我國(guó)的檔案管理在進(jìn)行內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息整合的過程之中，都還在使用著相對(duì)比較原始的數(shù)字整合方式。在這樣的背景下，所進(jìn)行的信息系統(tǒng)整合過程缺乏有機(jī)的操作和整理，在這個(gè)過程之中，也難以將的檔案管理之中的數(shù)值資源結(jié)構(gòu)信息進(jìn)行有效的統(tǒng)一，為檔案管理的學(xué)生提供有效的查詢和閱讀路徑。從檔案管理所提供的信息系統(tǒng)的類型來(lái)看，所提供的信息系統(tǒng)信息都不是動(dòng)態(tài)更新的，涉及到的實(shí)時(shí)性的信息系統(tǒng)相對(duì)較少，沒有充分的發(fā)揮出信息系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)化優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，在進(jìn)行數(shù)字化資源整理的過程之中，也沒有涉及到各種各樣的個(gè)性化閱讀服務(wù)，這就給檔案管理的查閱者帶來(lái)了很多的麻煩。除此之外，目前，我國(guó)的檔案管理的整合系統(tǒng)各異，系統(tǒng)間沒有統(tǒng)一的整合標(biāo)準(zhǔn)，直接影響著未來(lái)的資源共享，也背離了信息系統(tǒng)整合的目的。

　　2.2 檔案查詢過程相對(duì)繁瑣

　　目前檔案管理在引進(jìn)大量的檔案信息后，忽視了對(duì)檔案信息系統(tǒng)的宣傳普及工作，在這樣的背景下，雖然我國(guó)的檔案管理引進(jìn)了先進(jìn)的信息系統(tǒng)技術(shù)，但是，由于沒有很好地在的檔案管理的查閱者之中普及開數(shù)字化資源的檔案管理信息，這就導(dǎo)致難以有效的發(fā)揮出檔案管理在信息系統(tǒng)上的優(yōu)勢(shì)，難以有效的利用這些信息系統(tǒng)。尤其是目前檔案管理的借閱和歸還流程繁瑣，使用人工辦卡和登記，這就給查閱者帶來(lái)了很多的麻煩。

　　2.3 檔案資源多且雜

　　在新的時(shí)代背景下，國(guó)家更加重視精神文明建設(shè)，因此加大了對(duì)檔案管理的投資力度，使得檔案管理的資源不斷增多。同時(shí)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)代檔案管理已經(jīng)基本建成了數(shù)字化檔案管理，并且在不同部門之間逐步實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享。這就更進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案管理的資源數(shù)量，導(dǎo)致查閱者在進(jìn)入檔案管理后容易產(chǎn)生選擇性恐懼癥，面對(duì)大量的檔案信息難以做出良好的選擇。同時(shí)，在大量的資源面前，查閱者也很難根據(jù)自己的真實(shí)需要進(jìn)行選擇，通常會(huì)在面對(duì)多種選擇時(shí)做出無(wú)奈的選擇，最終導(dǎo)致其他資源被浪費(fèi)。

　　2.4 檔案信息更新快

　　另一方面，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的背景下，當(dāng)代檔案管理已經(jīng)能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行資源的收集和整理。同時(shí)，在新的時(shí)代背景下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域也得到快速的發(fā)展，導(dǎo)致各個(gè)領(lǐng)域的和研究得到快速的更新。在這種背景下，大部分查閱者并不能掌握前沿的信息，無(wú)法切實(shí)把握各個(gè)領(lǐng)域最前沿的動(dòng)態(tài)。因此，大部分查閱者沒有相應(yīng)的意識(shí)去挑選最前沿的資源，也不知道如何選擇最適合自己的資源�？偟膩�(lái)說(shuō)，當(dāng)前檔案管理資源利用率較低的原因主要有兩個(gè)。一方面，檔案管理的資源得到極大的增加，而查閱者的數(shù)量卻在相應(yīng)減少，導(dǎo)致大部分資源無(wú)人問津，造成資源浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，查閱者難以在大量的資源中做出最好選擇，也無(wú)法正確把握各個(gè)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，無(wú)法做出更好的選擇。因此，要提高檔案管理資源的利用率，也就是要解決上述兩個(gè)問題，使查閱者能夠閱讀更高質(zhì)量的資源，并且能夠選擇更適合自己的資源。

　　3 針對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在問題的解決措施

　　3.1 Internet網(wǎng)絡(luò)檢索的應(yīng)用

　　隨著信息科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，為了有效的解決檔案管理檢索方式單一的問題，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的信息檢索能力，提升信息檢索的檢索速度，幫助查閱者在進(jìn)行借閱檔案信息的過程之中，快速的尋找到自己所需要的內(nèi)容。具體的來(lái)說(shuō)，就是在進(jìn)行檔案管理的過程中，引進(jìn)Internet網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)，提升檔案管理數(shù)目的檢索能力，為查閱者提供方便。

　　3.2 自助辦理檔案查閱業(yè)務(wù)

　　在進(jìn)行檔案管理的過程之中，為了有效的幫助查閱者縮減借閱檔案信息的時(shí)間，也為了更有效地幫助查閱者快速的進(jìn)入檔案管理進(jìn)行檔案信息借閱，可以讓查閱者使用二代身份證，免押金，過期自動(dòng)提醒，方便快捷。通過這樣的方式，可以幫助更多的人查詢檔案，也可以方便檔案管理對(duì)查閱者進(jìn)行管理，降低檔案管理的管理成本。

　　3.3 提升檔案信息資源共享范圍

　　在信息化時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)檔案管理實(shí)現(xiàn)通借通還，一方面實(shí)現(xiàn)資源共享，一方面方便人員。在這樣的背景下，可以充分的利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息共享的優(yōu)勢(shì)，有效的保證了檔案管理的信息資源的最大開發(fā)利用。

　　3.4 數(shù)字檔案管理的開發(fā)

　　檔案信息掃描后，通過Internet，App等傳播，適用人們的閱讀習(xí)慣。在這個(gè)過程之中，檔案管理應(yīng)改變傳統(tǒng)的思維模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)信息系統(tǒng)積極地開展輿論宣傳，建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)吸引查閱者。具體可采用以下方法：一是新購(gòu)置的電子資源，可在檔案管理主頁(yè)上及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，對(duì)全體查閱者進(jìn)行告知;二是各個(gè)數(shù)據(jù)商聯(lián)合，在現(xiàn)場(chǎng)開展數(shù)據(jù)推廣活動(dòng)�？赏ㄟ^現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)，檢索競(jìng)賽和知識(shí)問答等形式，調(diào)動(dòng)查閱者的興趣，提升對(duì)信息系統(tǒng)的關(guān)注度;三是向查閱者發(fā)放檔案管理信息系統(tǒng)的具體內(nèi)容簡(jiǎn)介，并隨時(shí)發(fā)布關(guān)于信息系統(tǒng)的最新動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)和查閱者之間的交流和互動(dòng)。

　　4 總結(jié)

　　總的來(lái)說(shuō)，提高檔案管理的信息化建設(shè)程度，不但能夠促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)，同時(shí)也能夠?yàn)椴殚喺咛峁└�高質(zhì)量的服務(wù)和更好的閱讀體驗(yàn)。因此，檔案管理必須要切實(shí)掌握檔案管理信息化建設(shè)程度較低的主要原因，通過分析得出相應(yīng)的解決對(duì)策，并在實(shí)踐中進(jìn)行檢驗(yàn)。同時(shí)，相關(guān)管理者需要在實(shí)踐過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、思考問題、解決問題，進(jìn)一步完善相應(yīng)的對(duì)策，切實(shí)提高檔案管理的信息化建設(shè)程度，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展與建設(shè)，達(dá)到提高群眾科學(xué)文化素質(zhì)、加強(qiáng)精神文明建設(shè)的終極目的。

　　參考文獻(xiàn)

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