摘要：檔案管理是管理工作中的重要組成部分，僅依靠傳統的檔案管理方式已經無法滿足時代的需求。隨著信息技術的發展，利用計算機網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高檔案管理自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。國內許多單位利用互聯網開展的檔案資訊網上服務，已成為提供檔案利用服務的一種重要形式。本文通過實例分析檔案數字化管理系統的功能需求、模塊設計以及分析了相對于傳統檔案管理所具有的優勢，得出不久的將來，檔案數字化管理一定可以取得成功的結論。
　　
　　關鍵詞：檔案數字化，功能需求，模塊設計
　　
　　前言：
　　1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實態檔案庫（Physicalrepositoriesofarchives）相對應的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，也就相應地出現了“數字化管理”的“數字文檔”的系統，所謂“數字文檔”是將傳統的紙張文檔通過紙張掃描、圖像優化、壓縮歸檔等數字化技術加工成電子化的信息數據。將數字文檔進行高質量保存和管理，實施知識增值，并提供在廣域網上高速橫向跨庫連接的電子存取服務。數字文檔的優點是：收藏數字化、操作電腦化、傳遞網絡化、信息存貯自由化、資源共享化和結構連接化。
　　目前國內檔案數字化管理已經普及，網絡和多媒體技術在檔案管理中的運用，預示著檔案管理向數字化管理的發展方向。筆者首先就檔案數字化管理系統具有的優點進行評說，然后，針對目前一些地方在應用網絡管理檔案時，只滿足于案卷目錄的文字輸入及一般的檢索功能，對檔案數字化管理系統的功能需求以及模塊設計則涉及甚少，這一問題進行探討。
　　
　　一、檔案數字化管理相對于傳統模式所具有的優勢
　　數字化檔案管理優點主要有：
　　1、文件的遠程歸檔管理：
　　現在信息量高速增長，這些信息能否及時歸檔保存，顯得尤其重要。有些信息檔案的丟失，是單位或者個人都無法承受的。換言之，就是檔案遠程歸檔的問題。例如：一個建筑公司，有分布各地的若干個工程項目部，可以通過數字化網絡及時歸檔，徹底防范檔案的丟失問題。
　　2、文件的遠程查詢：
　　隨著計算機網絡的發展，這樣可以大大地節約人們寶貴的時間資源，有些檔案可以不到現場就可以進行瀏覽，解決了檔案的遠程查詢問題�？梢赃M行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。一次查詢只需幾秒鐘；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容。
　　3、文件電子版的管理:
　　現在大量的電子文件沒有經過科學的管理，在每個計算機中順其自然地存在。電子文件的管理就迫在眉睫了。有研究表明：企業70％日常運作必須同各類紙質和電子文檔聯系在一起；檔案管理數字化系統將人、信息甚至鏈接整個虛擬數據庫里，能夠挖掘出大量的、具有潛在價值的信息，并將它轉化為知識財富。
　　4、同時對檔案實體也起到了保護作用：
　　傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用時需到庫房直接調用檔案原件，管理成本高，檔案容易受損，如：紙張發黃、發粘、發脆等。因此傳統的檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案原件的調閱次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保護，確保檔案實體的安全。
　　
　　二、檔案管理對數字化管理的功能需求
　　檔案管理系統的設計，首先要解決建設方提出的業務需求，基于傳統檔案專業管理需求、基于信息快速傳遞的時代需求，以及系統運營后產生的數據分類保存和設定。廣州市某建設單位在建立適用于本單位的多媒體資訊系統時，收集了諸多方面的信息，并拓展了設計思路，就該多媒體資訊系統在用戶功能需求以及系統模塊設計，詳細說明如下：
　�。ㄒ唬﹤鹘y檔案管理的基本功能需求：
　　1.打印編目；
　　2.檔案本地查詢；
　　3.檔案整理組卷；
　　4.匯總統計報表；
　�。ǘ�）系統功能模塊設計：
　　對上述功能需求進行集中和分塊，按照結構化程序設計的要求，整個系統功能模塊劃分二個層次。
　　1) 系統建立六大主要功能模塊：文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統設置。
　　2) 在建立之后的在日常運營中，將會面對大量的過程記錄信息以及各個環節的變更信息等，在上述六大主功能模塊下設置分功能模塊。諸如：
　　3) 系統管理模塊：案管理信息系統應包括添加管理員用戶、修改管理員用戶的密碼和權限、刪除管理員用戶等；
　　4) 檔案資料信息管理模塊：檔案信息的輸入、查詢、修改和刪除，包括檔案文件編號、題名、密級、文件類別代碼、檔案載體編號、歸檔單位、關鍵詞、歸檔日期、經辦人、文件的保管期限,是否有利用限制、是否在檔和備注等；
　　5) 利用者基本信息管理模塊：利用者基本信息的輸入、查詢、修改和刪除，包括利用者類別、編號、身份證號、姓名、性別、電話號碼、工作部門、辦理日期、借閱許可、經辦管理員以及備注等，其中利用者編號、身份證號、姓名、性別是不可修改的；
　　6) 檔案資料借閱管理模塊：利用者使用檔案資料的借閱登記、刪除借閱，包括利用者編號、檔案資料編號、檔案資料名稱、借閱日期、經辦管理員和備注等，并對是否有對該檔案資料借閱的權限進行核定；
　　7) 檔案資料歸還管理模塊：歸還檔案資料的記錄輸入和查詢，包括利用者編號、檔案資料編號、檔案資料名稱、歸還日期和備注等；
　　8) 系統日志模塊：管理員所做的任何修改和刪除操作應記錄在案，此記錄不可再進行修改和刪除，作為歷史記錄保存；建立對檔案信息操作者可靠的身份識別與權限控制，設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作人員時間、設備、項目、內容等；
　　9) 工程圖紙管理模塊：檔案管理的一個重要的、新的領域。實現了DWG圖紙的雙圖快速對比分析，精確定位圖紙差異，并用警戒色提示和區分。兩圖自動疊加，直觀查詢差異原因多圖同步瀏覽，方便在AutoCAD下對多張圖紙的對比查看。
　　
　　
　　目前我國正處于信息時代，建立健全檔案目錄的數據庫，文件庫和多媒體數據庫（照片、音頻、視頻等），通過與辦公系統（OA）的整合，實現辦公一體化，做到真正的資源共享，實現異地辦公。隨著計算機網絡的進一步發展，我們完全有理由相信，不久的將來，通過全體檔案工作者的辛勤努力，我國的數字化檔案管理一定可以取得成功。
　　
　　
　　參考文獻：
　　1、王慶麗，數字化檔案管理之我見，中國教育，2009，1
　　2、王萍，宋雪雁，電子檔案管理基礎，北京：清華大學出版社，2006
　　3、林邦杰.JSP交互網站實務經典，北京：中國青年出版社,2001,3

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