【摘要】人事檔案真實地記載和反映個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是個人自身成長歷史的真實記載，為企業(yè)人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案管理要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識經(jīng)濟的時代要求；不斷為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻，開創(chuàng)檔案工作的新局面，促進社會主義和諧社會建設(shè)。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨著不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來檔案管理的工作實踐，就人事檔案的管理工作談幾點體會。
　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；現(xiàn)代化；科學(xué)化；完善；與時俱進
　　人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
　　一、人事檔案在人力資源管理中的作用
　　1.提供真實可靠的信息
　　企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息。
　　2.提供重要的依據(jù)
　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
　　3.人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
　　人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的。隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
　　二、當前人事檔案管理中存在的不足
　　雖然人事檔案在人力資源管理中起著非常重要的作用，但是當前人事檔案管理的確存在著一些不足，并且在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。
　　1、人事檔案材料不全
　　隨著時代的發(fā)展，人事檔案中有些信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，在個人手中沒有被及時歸檔。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴重的是當有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。人事檔案的內(nèi)容不全面，反映一個人的道德品質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料很少，給企業(yè)選才、識才帶來了不便。
　　2、檔案利用價值不高
　　由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
　　3、 合作意識淡薄，缺乏與相關(guān)部門的協(xié)作
　　人事檔案管理不是一個單獨的實體，而是與其他很多工作緊密相關(guān)。但是現(xiàn)今很多人事檔案管理與企業(yè)的人力資源管理相脫節(jié)。員工的人事檔案很少能提供人事部門所需要的員工的信息，相應(yīng)的，人事部門也不會將新的員工人事信息交由檔案部門保管。
　　4、 人事檔案管理的信息化程度不高
　　隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費人力、物力。而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學(xué)化、系統(tǒng)化和標準化管理。
　　5、人檔分離的情況愈加嚴重
　　隨著社會的發(fā)展，特別是人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)?ldquo;社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心的檔案管理費。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。
　　三.加強改進人事檔案管理工作，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作新要求
　　1、建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度
　　在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學(xué)化、法律化。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進行有效地鑒別，及時存真去假、查漏補缺。做到分類準確、排列有序、立卷規(guī)范、裝訂美觀；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用壽命；遵循《查、借閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。遵循《檔案人員崗位責(zé)任制》、《安全制度》、《計算機信息維護制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》、《借閱檔案登記簿》等制度規(guī)定。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責(zé)任追究制度。嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記；查閱、借閱檔案有登記。利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。對檔案管理中出現(xiàn)的問題，實行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。
　　2、增強服務(wù)合作意識，加強與相關(guān)部門的協(xié)作
　　知識經(jīng)濟時代，人事檔案管理人員要更新觀念，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案部門要加強與相關(guān)部門的溝通，著眼企業(yè)積極參與市場競爭需要，抓緊人才信息庫建設(shè)，不斷強化人事信息的深度開發(fā)和綜合利用。要加強現(xiàn)有人才評價業(yè)務(wù)的發(fā)展,拓寬人才評價的領(lǐng)域。創(chuàng)建專門的人才評價機構(gòu),專門負責(zé)人才的綜合測評,將相關(guān)的信息存入檔案,以備相關(guān)部門使用。
　　3、 充實人事檔案的內(nèi)容，加強人事檔案的時效性。
　　要適應(yīng)新形勢發(fā)展,就需要對人事檔案的內(nèi)容進行不斷地充實優(yōu)化。一方面要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等的內(nèi)容；另一方面更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。
　　一是能力方面。重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
　　二是業(yè)績方面。要及時將流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據(jù)。
　　三是誠信方面。要規(guī)范流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載黨政干部廉潔自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平,以及企業(yè)經(jīng)營者繳納利稅等個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應(yīng)用。
　　人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。只有這樣,才能使流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關(guān)部門可通過檔案記載確定對流動人員的選拔和培養(yǎng),人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“棄檔”現(xiàn)象。
　　4、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識
　　人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。。另外，企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。同時，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。
　　此外，還要提高全民的檔案意識。通過各種手段，如展覽，展現(xiàn)檔案工作的各項職能；利用培訓(xùn)班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的社會環(huán)境。
　　5、 加大資金投入，確保檔案保管設(shè)施日益完善。
　　檔案部門要不斷改善辦公環(huán)境，加強硬件建設(shè)。按標準按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，包括檔案室、辦公室、接待室、閱檔室；購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火、防塵、防鼠等配套保護措施；配置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等先進的人事檔案管理設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，保證檔案信息不失密、不泄密。
　　6、加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。
　　人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。
　　總之，檔案凝聚著企業(yè)的所有創(chuàng)造、所有知識，檔案承載著企業(yè)人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。人事檔案管理要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識經(jīng)濟的時代要求；不斷為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻，開創(chuàng)檔案工作的新局面，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
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