摘要：城建檔案是城市規劃、建設及其管理工作的真實記錄。它既是城市建設和發展的重要依據和必要條件，也是進行科研工作的信息資源。城建檔案工作就是用科學的原則和方法管理城建檔案，為城市規劃、建設、管理和科研等各項工作服務的工作。隨著城市建設日新月異的發展，城建檔案館(室)藏量日益豐富的情況下，做好城建檔案的利用工作顯得尤為重要。
　　關鍵詞：城建檔案，現代化建設，管理工作
　　
　　一、 城建檔案檢索工具的重要性
　　城建檔案的排架，指的是按照一定的規則和方法，把整理歸檔的城建檔案放入庫房即對城建檔案實體進行管理，屬于城建檔案保管工作的環節;城建檔案檢索工具是為了介紹和揭示城建檔案的內容與成分而編制的供利用者查找城建檔案的各種工具，屬于城建檔案檢索工作的環節。保管與檢索這二個環節的工作與收集、整理、鑒定、統計等環節的工作，為城建檔案的提供利用奠定了基礎與可能性。一個城建檔案館，當收集了一定數量的不同門類和不同載體的城建檔案后，只是為城建檔案的利用工作奠定了物質基礎，假如不對這些城建檔案實體進行科學的排架或者即使按照某一規劃排了架而沒有編制相應的檢索工具來揭示其主要內容與存放位置，那么要想從這些堆積如山的城建檔案中索取利用者所特定需要的城建檔案材料，真好比是“沙里掏金”、“大海撈針”。所以，要做好城建檔案的利用工作，必須在加強收集、整理等基礎工作的同時對城建檔案實體進行科學的管理和編制相應的城建檔案檢索工具。尤其是隨著城市現代化建設的不斷發展，科學技術和電子計算機在城建檔案工作中的應用，城建檔案工作標準化的開展，全國性城建檔案信息網絡系統的建立，城建檔案檢索工具的重要性更日益突出。
　　
　　二、 城建檔案的排架方法
　　城建檔案排架的基本方法有二種:一種是分類排架法，即按照城建檔案分類大綱所確定的類別(可以是大類，也可以是屬類或小類)為單位，把相同類別的城建檔案放在一起，并且在庫房里給每個類別預留一定數量的空位，以后凡屬該類的城建檔案都順序排放在該類的預留空位上;另一種是大流水排架法，也就是不管城建檔案的所屬類別統統按其進館順序流水排列。在實際操作中發現二種方法各有利弊。分類排架法便于按城建檔案的類別進行檢索，即可以在同一地方找到和取出不同項目但屬同一類別的城建檔案，缺點是要預留空位，而事先預留空位很難做到準確，當每個類別(或某個類別)預留的空位放滿之后往往需要大規模地倒架，這不但費時費力，而且會增加對城建檔案的磨損和引起檢索工具的更改等;大流水排架法雖無倒架之優，但也有缺點，就是在同一位置不能找到屬于同一類別但不同項目的城建檔案。二種方法相比而言，應該說是大流水排架法優越于分類排架法。因為大流水排架的缺點是可能通過編制和使用相應的檢索工具來克服的。通過大流水排架的實踐，也說明分類排架法的優點正是大流水排架法的缺點，就是不能在同一位置找到同一類別但屬不同項目的城建檔案，即使是最熟悉庫房的工作人員也很難直接從檔案架上取出利用者所需的城建檔案材料。對于這一點，我們從一開始就考慮到了，不但在檔案架和檔案的內外封面上標有大流水號，而且在分類目錄等檢索工具上標有存故地址，城建檔案實體雖然沒有分類排列，但其目錄還是分類編制的，所以借助于檢索工具還是可以對大流水排架的城建檔案按類別進行檢索的。
　　因此，根據城建檔案二種基本排架方法的優缺點，不同的城建檔案部門可以分別采用。一般來講:分類排架法比較適用于那些數量和門類都比較少或者庫房與檔案柜架都比較充裕的城建檔案部門，因為這些部門可以通過盡量多地給各類別預留空位從而達到減少倒架的次數或在一定時期內避免倒架的目的。而類似于本館采用二個分類大綱的城建檔案部門對于執行原分類大綱的那部分城建檔案是完全可以采用分類排架法給每個類別以固定的位置的。大流水排架法可以說適用于各級各類的城建檔案部門，當然要編制和使用相應的檢索工具來克服其缺點。
　　
　　三、城建檔案的檢索方法
　　關于城建檔案檢索工具，本文將僅從它是供利用者查找城建檔案的工具這一基本功能，通過介紹本館各種檢索工具的發展過程，來說明編制和使用城建檔案檢索工具要符合其科學性和應用性的要求。本館現有簿式(包括書本式)和卡片式二種形式的檢索工具。簿式的有城建檔案總目錄、分類目錄、移交書、目錄介紹、檔案館指南、工程項目介紹等，卡片式的有執照目錄卡和城建檔案案卷著錄卡二種:城建檔案總目錄是按照城建檔案移交歸檔時間先后順序排列的，以保管單位為著錄對象的總登記帳。它的主要作用是便于統計、掌握館藏城建檔案的總數，同時也能起到輔助檢索的作用，在建館初期，由于城建檔案較少，利用還不頻繁的情況下，總目錄可以應付檢索的需要。城建檔案分類目錄是以保管單位為著錄對象，嚴格按照城建檔案實體分類整理的順利進行排列的一種目錄它的作用在于固定城建檔案分類、排列的次序，揭示城建檔案的內容與成分，即便于按類別進行城建檔案的檢索。城建檔案移交書是由移交單位編寫的包括檔案名稱、卷(面)數和移交單位、移交人、移交時間等內容的城建檔案移交目錄，一式二份地保存于城建檔案館和移交單位，我們館把每年的城建檔案移交朽裝訂成冊并分別編上檔號、大流水號與存放地址，當利用者拿著移交單位保存的那份移交書來本館查找城建檔案時，可以對照本館保存的那份移交書上的編號與存放地址等信息很快地調出利用者所需的城建檔案材料。目錄介紹、檔案館指南與工程項目介紹實際上是通過以館藏城建檔案信息為基礎，按照一定的專題，把需要的內容進行摘錄并加工成介紹館藏城建檔案目錄和某些工程項目內容的一種檢索工具。目錄介紹可以使利用者了解本館究竟藏有哪些城建檔案;檔案館指南不但可以讓人們對本館的基本概況有所了解，而且可以從館藏檔案、資料的介紹中了解到本館所保存的城建檔案與資料;工程項目介紹可以讓利用者更加具體、迅速地了解該工程項目的具體內容，執照目錄卡是針對本館保存的城建檔案管理類檔案而編制的，有執照編號、辦照時間、工程地點等內容，我們把這部分卡片依單位系統和姓氏筆劃的形式進行分類排列，在實際使用中不但加快了查閱速度，而且提高了查全率和查準率。城建檔案案卷著錄卡是把案卷信息輸人計算機以后編制的一種卡片式檢索工具，我們根據使用執照目錄卡的成功經驗，把屬于不同系統和單位(或個人)的卡片裝人不同的卡片柜內，讓利用者猶如進人圖書館一樣可以在自己單位(或個人)所在的卡片柜里找到所需城建檔案材料的編號(檔號或大流大號)，交給庫房管理人員，從而提高查全率與查準率。
　　
　　三、 結論
　　隨著城市建設的不斷發展，城建檔案館藏量的不斷增加和利用者對城建檔案的不同利用需求，陸續編制了城建檔案移交書、案卷卡片、執照目錄卡、目錄介紹、工程項目介紹、檔案館指南、案卷著錄卡等檢索工具。編制檢索工具固然重要，但使用檢索工具也要講究科學性和應用性，假如使用不當反而會造成事倍功半的效果，例如案卷級卡片和執照目錄卡，由于排列順序同于分類目錄，檢索速度遠遠不如薄式的分類目錄;后來根據卡片式檢索工具具有排放靈活性的優點，對案卷級的卡片和執照目錄卡片分別按單位(或姓氏筆劃)進行了重新排列，使用起來不但速度快，而且查得全因此，編制檢索工具要從實際出發，講究科學性和應用性，而不要盲目追求形式與種類我們作為城建檔案工作人員應該在往后的實際工作中編制出更多、更實用和更加標準化的檢索工具。
　　
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