建設工程檔案（簡稱工程檔案）是城建檔案的重要組成部分，是城市建設檔案館重要的館藏。根據國家有關法規要求，所有新建、擴建、改造、維修工程均應編制工程檔案，并向有關存檔單位移交。建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。技術的綜合性、形成領域的廣泛性、成果的成套性、內容的專業性、記錄形式的多樣性、利用的時效性、管理的動態性、建設周期長、文件材料數量多、竣工圖編繪量大等10個方面是工程檔案的特點。工程檔案是工程建設的重要科技成果，它與建設工程實體具有同等的重要性和實用價值。工程檔案的重要性是指它的原始性和真實性；工程檔案的實用價值表現在工程檔案來源于工程建設實際，又直接服務于工程建設實際。在實際應用中，工程檔案的作用主要表現在以下三個方面：一，為建設工程的管理、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據；二，為規劃審批、工程設計、建設施工、產權糾紛等提供可靠的憑證性材料；三，作為城市建設歷史考察、總結經驗、技術交流、科學研究的信息資源。
　　工程檔案在城市建設中能否充分發揮上述三方面作用，其實隱含著一個大的前提就是工程檔案是真實而可靠的。工程檔案的真實性應當包含兩個層面的意思：一是工程檔案形制過程的真實，即工程檔案形制過程的原生態（形制的真實）；二是工程檔案所載的信息真實地反映了客觀歷史事實（內容的真實）。事實上，我們并不能保證每份工程檔案的真實性，因為在檔案形制過程中存在著作假現象，尤其在施工階段，由于工地現場參建三方檔案意識薄弱，只重建設，看輕管理，為應付檢查，為了交工，提前做資料的，事后補資料的現象屢屢出現。、工程檔案所載內容的作偽現象也不少見。記錄文字及數據并非所見所得，而是套用規范條款現編。資料員專業水平高一點的，所做每項資料所載信息數據都在施工驗收規范要求內，表面上看沒什么問題，但事實上這種非記錄的工程檔案不是真實可靠的。更有甚著，一些不具備資料員上崗資格的工地人員也作起了資料，由他們形成的資料真是千差萬別、漏洞百出，更可氣的是這些工地的監理員看都不看提筆就簽名。這些工程檔案形制過程中普遍存在的問題如果不解決，勢必會影響工程檔案的質量，質量不高的工程檔案能夠發揮的作用是可想而知的。針對目前這種現狀，建設行政主管部門、各大施工企業技術管理部門、參建各方一定要引起高度的重視并應出臺相應制約的制度、措施來確保工程檔案的質量。整體提高工程檔案形制水平是一個從上至下的從嚴治理的系統工程，本人建議可從以下幾個方面著手：
　　一加強檔案意識地培養，提高工程檔案形制人員的素質
　　“與其它文獻相比較，檔案具有或者曾經具有法律效力，在一事有不同記載的情況下，一般以檔案的記載為準，它的憑證作用較其他文獻更為可靠。”這是人們能夠達成共識的檔案的基本價值。而檔案基本價值得以實現的前提就是檔案是真實而可靠的，這也是檔案最為珍貴的品格。正是基于這一點，檔案才比其它文獻更具有歷史的權威性，檔案工作的基石也才隨之更加牢固。檔案工作者將形制過程失真的檔案稱之“贗檔”，把內容失實的檔案稱之為“偽檔”，為了捍衛檔案的雙重真實性（形制和內容），為了穩固檔案的歷史權威性，在我們工程檔案的整個形制過程中，每一個參與者都有責任和義務杜絕“贗檔”和“偽檔”的產生。這是每一個參與檔案形制的工作者必須牢記的原則性概念，我們身上背負著譜寫歷史記錄歷史的重責。我們每一位專業工程技術人員、專門業務人員都是締造城市建設歷史的參與者，是不能游離在檔案形制原則之外的，而應本著實事求是的態度嚴肅認真地對待我們的工作。
　　工程檔案是科技檔案中專業性非常強的一類檔案，技術的綜合性是工程檔案突出的特點，一套完整的工程檔案是伴隨著工程項目的建設過程遵照基本建設程序形成的，從立項到竣工驗收投入使用的整個建設過程，進行的每一項工作都是技術性很強的工作，如工程勘察設計、工程施工、工程監理是技術性很強的工作，工程立項、工程審批、竣工驗收也是技術性很強的工作；工程建設中涉及到的專業多，除與工程建設有關的專業外，還涉及到很多專門業務，每一專業的內容都很豐富；同時工程文件認定工作也很復雜。因此工程檔案的收集、整理和編制工作也是一項技術性很強的綜合性工作，因此也就要求做這項工作的人，應該是熟悉了解各個專業的技術人員。
　　二工程檔案形成人員定人定崗
　　工程檔案具有形成領域的廣泛性，這種廣泛性主要指專業的廣泛性、建設單位的廣泛性和形成文件部門的廣泛性。正所謂術業有專攻，工程檔案形制的每一個過程專業性都很強，每一項材料所載文字，數據，圖樣都有其特定歷史時期特定的含義。這些特性就決定了工程檔案形成者必須是基本建設程序中各個部門，各個專業的經辦人或技術負責人。工程檔案有建設周期長的特點，建設周期的長短是與建設項目規模的大小、工程性質、建設技術復雜程度、資金到位和具備的建設條件直接有關，因此周期長是建設工程項目普遍存在的現象，這給工程文件收集工作帶來了很大的困難。尤其在施工驗收階段，工程實體建設的工程文件要在此階段產生。此階段涉及的專業很廣泛，如監理、土建施工、水暖施工、電氣施工、通風與空調施工、智能建筑施工、電梯安裝等專業領域，在各自專業領域內又細化許多專業，而且存在著專業施工單位入場時間不同，施工期間人員有變動的實際情況，具體到某個工程某個階段某個專業某個過程只有親歷的技術人員才具備施工過程實時記錄的條件及資格，也只有實時記錄才能稱之為工程檔案。因此，工程檔案中施工技術資料及竣工圖必須由在崗的專業施工技術負責人形成，竣工驗收評定資料可以由資料員填寫各專業技術負責人審核后形成，質保材料由工地現場資料員及時收集，整理而成。
　　三工程檔案的質量受限于工程檔案形制人員的工作態度及綜合能力
　　一套工程檔案質量的高低直接影響著工程檔案的實用價值。建（構）筑物是供人們生產、生活使用的實體，工程檔案是保證建（構）筑物正常運轉的技術保障。從城市建設來說，工程檔案是城市建設活動的記載，同樣服務于城市規劃、建設、管理。工程檔案從它形成之日起就服務于城市建設、城市發展和工程管理，這是其實用價值的重要體現。而其實用價值得以實現的基礎就是工程檔案所載信息是及時、全面、精準的記錄。及時取決于工程檔案形制人員的工作態度，全面、精準取決于工程檔案形制人員的綜合能力。例如，工作態度嚴謹的監理會把要簽認工程文件從頭到尾仔細看一遍，直到確認內容準確與工程實際相符才會簽認，而不負責任的監理是看也不看拿來就簽，這資料員素質高一點的還好，這要是碰到素質不高的，這工程檔案的質量如何保證。在本人的審核接收工作中就遇到過幾起監理簽認過的排水管強度嚴密性試驗記錄。工程檔案形制人員的綜合能力也是影響工程檔案質量的關鍵因素，綜合能力包括對專門業務的熟知、對專業技術知識的掌握、對新標準新規范的應用、對工程材料、構(配件)材質證明真實有效性的識別、對各個歸檔部門編制要求的熟悉等等，尤其是對資料員的綜合能力要求非常高，資料員的工作是貫穿工程檔案形成始終的，對于不同階段形成的工程文件都要有一定深度的認知，才可能做到對工程文件的認定，當工程文件形成稍有誤差時，才能夠及時地做出修正。由此可見，工程檔案形制人員嚴謹的工作態度和全面精準表現工程建設過程的綜合能力是決定工程檔案質量的關鍵。
　　四工程檔案形制人員定期安排《規范》宣貫培訓
　　隨著建筑市場的日益規范，加強工程建設標準化工作，強化建筑工程管理和技術人員的標準化意識，不光要貫徹在工程建設實體上，還要反映在技術成果（工程檔案）上，因此對工程檔案形制人員做定期脫產繼續教育是非常必要的。建設部每年都有新出臺的規范以及相關行業法律法規和政策。為了確保工程檔案形制人員對這些規范、法律法規和政策的準確理解、掌握并貫徹實施，地方建設行政主管部門應針對所有工程檔案形制上崗人員做《規范》及相關行業法律法規和政策的宣貫培訓，并將熟悉掌握程度作為下一個年度上崗的必要條件。
　　在單位工程質量驗收合格應符合的五項規定中，除第五項觀感質量驗收是工地現場通過觀察、觸摸或簡單量測的方式進行外，其它四項都要通過工程資料反映過程及工程質量。工程檔案是否齊全、準確、完整是決定工程能否通過驗收的重要因素。于是乎工程資料形制人員的重要性就凸顯出來了，但是為了交工如在驗收階段去補做施工階段的資料，這是違背工程檔案形成原則的，形成的工程檔案價值也是大打折扣的，所以提高工程檔案形制人員的技術素質，凡事做到事前控制，是確保工程檔案質量的唯一途徑。例如，建設部在2007-01-16發布2007-10-01實施的《建筑節能工程施工質量驗收規范》，許多工程資料形制人員就不知道該如何執行，對此建設部專門下發了一個通知（關于加強《建筑節能工程施工質量驗收規范》宣貫、實施及監督工作的通知），通知規定：《規范》實施后開工建設的民用建筑工程，以及已開工建設但建筑節能分部工程尚未開始施工的，應當嚴格按照《規范》的要求或相應的地方標準進行施工質量驗收，不符合強制性條文規定或驗收不合格的民用建筑工程，不得予以備案或交付使用。對《規范》實施前已開工建設且節能分部工程已開始施工的民用建筑工程，具備條件的，可以按照《規范》進行施工質量驗收。此通知明確了交工驗收時節能分部工程需要提供資料。可有的工地就會因為對《規范》理解不準確，未及時接到通知等原因在交工時缺東少西，致使工程無法及時驗收及備案。
　　近年來，隨著我國城市建設的速度加快、規模加大和全社會檔案意識的加強，工程檔案的利用率越來越高，工程檔案工作也得到了重視和加強。工程檔案的管理，以及工程文件的形成、整理、歸檔、工程檔案的編制和報送等工作都有國家和地方法規予以規范，構成了工程檔案管理法規體系。這為工程檔案的按時歸檔提供了強有力的保障。工程檔案是參建各方智慧的結晶，是科技成果實踐應用的信息資源。城建檔案事業的發展前景也逐步由被動提供利用向主動提供利用轉化，重視和提高工程檔案的質量已是一個迫在眉睫的問題。因此立足根本抓一線，工程檔案形制者踏實認真、一絲不茍的工作態度和不斷進取的業務能力是工程檔案作用得以充分體現的保障，是工程檔案得以開發利用的保證，是城建檔案工作得以發展之根本。