摘要:隨著信息技術的發展，以及電力系統信息化進程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰，同時更賦予檔案管理巨大的發展機遇。面對全新的網絡化、數字化環境，電子文件的接收、存儲、保管、利用以及電子文件的完整性、真實性等都帶給傳統“實體檔案”管理模式以巨大的沖擊，如何充分利用信息化技術，加快檔案數字化建設，更快、更好的提供服務是擺在我們面前的緊迫任務，電子檔案管理也逐漸納入到信息化建設日程上來。
　　
　　關鍵詞:電力系統；信息化；數字化；檔案管理
　　
　　1檔案信息化采用的技術
　　檔案管理現代化是現代科學技術特別是數字化技術和網絡技術發展的必然要求,利用這一現代科學技術,將檔案管理工作從傳統的紙質載體向“無紙”的數字載體轉變,從而實現工程檔案資料的數字存儲與查閱,其工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。現在普遍使用的方法就是將紙質載體檔案信息通過手工著錄、掃描等形式,以數字記錄方式存儲到服務器、光盤等計算機的各類存儲器中。
　　1.1數字化技術
　　數字化技術是以數字電子計算機硬軟件、周邊設備、協議為基礎的信息離散化表述、定量、感知、傳遞、存貯、處理、控制的集成技術。在檔案數字化技術中,關鍵的環節之一就是將檔案紙質載體轉變成“數字”載體,而利用現代掃描技術將紙質檔案轉化成計算機可閱讀使用的數字信息的過程,是實現紙質載體轉化成“數字”載體的過程。這種依靠掃描設備、計算機等硬件設備進行數字化掃描技術,符合國家電網公司紙質檔案數字化技術規范的要求。
　　（一）設備選型
　　掃描設備是實現檔案紙質載體轉化成“數字”載體的手段,我們通過對紙質載體檔案的分類分析,數字化文件的技術要求,以及對檔案進行掃描的要求與掃描設備的對比,遵循“經濟合理、技術先進”的原則,來選擇功能適當的掃描設備。
　　(1)檔案類型分析
　　按照檔案數字化發展的方向,目前,公司以下檔案需要從紙質載體轉化成“數字”載體:
　　文書檔案:反映公司黨務、行政管理等活動的檔案；
　　科技檔案:反映公司生產、基本建設等活動的檔案；
　　照片檔案:反映工程施工的照片、領導視察工程項目的照片、各種活動的照片等。
　　這些紙質載體的檔案,其功能、用途、保管期限等不同,因而紙張大小不統一、紙張厚薄不一致、裝訂形式不一樣等。客觀上要求掃描設備的不一樣,增加了設備選型的復雜性。
　　(2)技術要求
　　􀀂《國家電網公司紙質檔案數字化技術規范》中,對數字化文件的質量提出了明確的技術要求,具體有:a.圖像頁面清晰可辨；b.數字圖像中不能有雜點、黑邊等；c.數字圖像的偏斜角度要小于1度；d.圖像偏斜不超過頁面內半個文字。
　　(3)檔案掃描的要求和掃描設備參數對照表
　　
　　綜合上述分析,在充分論證的基礎上,通過對掃描設備的市場調查、經濟技術比較分析,按照“滿足功能要求、優質高效適用”,選用松下kv-s7065ccn彩色平板式高速掃描儀,該掃描設備能夠實現高速和平板掃描的一體化。分辨率在100～600dpi之間,滿足不同清晰度的要求。圖像輸出有黑白和24位真彩色,能夠最大限度保持圖像的原貌。圖像處理軟件R.T.I.V.能夠對數字文件進行糾偏、去污等技術處理。
　　（二）檔案“數字”載體的形成
　　將一份紙質載體的檔案,轉化成“數字”載體,一般要經過以下8道工序:
　　(1)檔案出庫,整理檔案,去除裝訂物。
　　(2)檢查檔案紙張大小、厚薄,選擇手動平板掃描或自動高速掃描。
　　(3)根據檔案原件的清晰度,調整分辨率。
　　(4)彩色圖像應采用真彩色掃描,其它采用黑白二值。
　　(5)對掃描的圖像進行糾偏、去污等技術處理。
　　(6)將數字文件保存到服務器上,文書檔案和科技檔案的文件采用TIFF文檔保存,照片檔案采用JPG文檔保存。文件用實體檔案的檔號命名,一一對應。
　　(7)檔案恢復原裝訂,還回庫房。
　　(8)將數字文件刻錄光盤備份。
　　1.2􀀁網絡技術
　　將紙質檔案信息轉化為數字化信息,就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源,要實現這一點,必須依靠網絡。利用公司現有的局域網構建檔案數字化網絡,是檔案信息化建設得以進行的最經濟有效的必要基礎。另外,有了網絡,沒有相應的檔案管理軟件,硬件就會像一盤散沙,無法運作。
　　按照國家標準規范,結合電力行業的實際情況,按照經濟適用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則,經過廣泛的調研和比較,決定選用清華紫光企業檔案管理系統軟件和紫光檔案檢索系統實現檔案的網絡化。
　　（一）利用清華紫光企業檔案管理系統軟件實現實體檔案和數字檔案的對接功能
　　清華紫光企業檔案管理系統軟件功能齊全,有11個子系統,分別能完成權限設置、數據錄入、檔案查詢、檔案借閱等功能。其中的數據錄入子系統,將文件信息錄入,能夠形成電子條目和檔案數據。數字檔案通過該子系統的掛接功能,將數字文件直接掛接到該實體檔案的電子條目下,點擊瀏覽,就能在計算機上查看到與實體檔案一致的數字文件,操作方便快捷。
　　（二）利用紫光檔案網絡檢索系統實現網絡檢索功能
　　利用公司現有的局域網,各終端客戶機通過公司主頁上的紫光檔案網絡檢索系統,運用檔號或關鍵字查詢,可直接查找到所需檔案信息,并能原文瀏覽和下載保存,方便而快捷。
　　實踐表明,利用清華紫光企業檔案管理系統軟件和紫光檔案網絡檢索系統,將實體檔案和數字檔案的準確對接與網絡快速檢索,實現了紙質載體檔案轉化成“數字”載體后的網絡傳遞,是檔案信息化的基石。現代數字化技術和網絡技術在檔案管理中的成功運用,將傳統的檔案管理“脫胎換骨”,檔案信息化帶來的文件形成電子化、檔案信息傳遞網絡化、檔案信息存儲數字化、檔案文件管理動態化,使檔案人員利用計算機管理檔案、儲存和保管檔案,通過網絡查找檔案、利用檔案,標志著檔案管理由傳統走向現代化。既是檔案管理的轉折點,也必將引導企業管理的創新,為進一步提高企業的競爭能力和經濟效益,發揮應有的推動作用。
　　2􀀁公司檔案信息化建設的優點
　　2.1􀀁先進的掃描技術 
　　經過科學比選而采用的松下kv-s7065ccn彩色平板式高速掃描儀,體現了“經濟合理、先進適用、操作友好、質量可靠”宗旨,能實現彩色、黑白掃描自動識別功能,自動糾偏功能,顏色濾除功能,去黑邊、黑跡、斑點等功能,達到最完美的圖像效果。
　　2.2􀀁強大的文件壓縮功能
　　掃描圖像處理軟件能對數字文件進行壓縮處理。一般200張紙質檔案形成的電子文件容量大約900兆,經過軟件壓縮后1000張紙質檔案形成的電子文件容量大約為200兆,大大減少文件的容量,減少占用的空間,提高文件的瀏覽速度。
　　2.3􀀁高效
　　自動高速掃描技術能達到每分鐘60頁的掃描速度,大大減少了時間,節約了人力,物力,財力。
　　2.4􀀁技術的創新引領管理的創新
　　隨著計算機網絡的進一步發展,檔案信息化建設的不斷完善,信息高速公路逐步拓展,數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域。公司員工和部門只要通過計算機網絡,均可擁有和使用檔案信息。顯然,以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用了,必須改變工作方式,建設工作規范。這樣,檔案信息化的建設向傳統的檔案管理模式、制度提出了嚴峻的挑戰,將引領決策者、檔案工作者需要不斷摸索,研究新方法,解決新問題。
　　2.5􀀁工作效率的提高和利用方式的便捷
　　傳統紙質載體檔案的利用流程,是利用者確認身份后,提交利用目的,然后由檔案工作者查閱檔案目錄,再進入庫房提取檔案原件,交于利用者閱覽。檔案信息化建設改變了這一過程。檔案信息化建設的成果使得利用者不必到館,在網上就可以直接查閱檔案目錄信息和部分檔案全文信息,或者經授權后,自己在計算機上查閱相關檔案信息,以往繁瑣的工作步驟消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。
　　2.6􀀁更好地保護檔案
　　公司檔案見證了公司整個發展歷程,是寶貴的財富。紙質檔案由于受到溫度、環境、時間等因素,不利于保管,檔案數字化可以有效地,更好地保護檔案。
　　2.7􀀁充分有效的利用檔案,提升企業競爭力
　　檔案信息化的建設,可以在遠程終端實現檔案原文的全文檢索和文件的下載保存功能,為檔案的充分有效利用提供了非常有效、方便快捷的服務。充分有效、方便快捷的利用檔案信息,使公司員工認識到檔案信息的參考借鑒作用和啟迪助推作用,能夠開闊眼界,激活思路,觸發創新靈感,實現創新,將給公司帶來潛在的經濟效益,進而幫助企業提升競爭力。
　　3結語
　　實現數字化檔案滿足了建設方檔案信息化建設、管理、生產運行的需要,獲得建設方的一致好評與贊譽,在同行業內有很好的推廣前景,為公司贏得了聲譽,樹立了公司良好的企業形象,提升了公司在同行業中的競爭力。