摘要：筆者主要闡述如何利用計算機軟件技術(shù)，使原有數(shù)轉(zhuǎn)模前整理工作半自動化，以提高前整理工作的效率與準(zhǔn)確性。

　　關(guān)鍵詞：數(shù)轉(zhuǎn)模前整理;Office軟件

　　1數(shù)轉(zhuǎn)模技術(shù)簡介

　　隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，近幾年很多圖書館、檔案館都開展了眾多文獻(xiàn)數(shù)字化工作，面對大量數(shù)字資源，如何長期有效地保存這些珍貴的數(shù)字資源，成為業(yè)界日益關(guān)注的重點，而數(shù)轉(zhuǎn)模技術(shù)的出現(xiàn)恰好使這一問題得到很好的解決。數(shù)轉(zhuǎn)模技術(shù)COM(ComputerOutputMicrofilm)即計算機輸出縮微膠片技術(shù)，是利用光學(xué)原理將電子計算機輸出的數(shù)字信息，轉(zhuǎn)換成可供閱讀的文字或圖形，再轉(zhuǎn)移到縮微膠片上，實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存的技術(shù)。數(shù)轉(zhuǎn)模工作流程如下：制定計劃、整理電子文獻(xiàn)、轉(zhuǎn)換前整理、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、膠片沖洗、膠片拷貝、質(zhì)量檢查、技術(shù)管理與設(shè)備維修等工作。

　　2數(shù)模轉(zhuǎn)換前整理概述

　　數(shù)模轉(zhuǎn)換前整理工作，是將采集整理好的圖像數(shù)字信息與文獻(xiàn)書目信息相結(jié)合，為后續(xù)數(shù)轉(zhuǎn)模過程制作必要的表單、標(biāo)板等文件的過程，在整個數(shù)轉(zhuǎn)模工作中起著不可替代的作用。前整理工作的最終成果是為每一種文獻(xiàn)，打印出一份專屬數(shù)轉(zhuǎn)模攝制清單，并建立一套PDF格式攝制標(biāo)板。因此清單與標(biāo)板的制作，是前整理工作中最為重要的工序。清單與標(biāo)板的準(zhǔn)確性、完整性，直接影響到后續(xù)轉(zhuǎn)換工作的進(jìn)行，關(guān)系到數(shù)轉(zhuǎn)模工作最終成品的質(zhì)量。隨著數(shù)轉(zhuǎn)模技術(shù)的日益成熟，各圖書館、檔案館對數(shù)轉(zhuǎn)模的產(chǎn)量與質(zhì)量的要求也逐漸提高，鑒于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、膠片沖洗拷貝等設(shè)備工作效率和技術(shù)的提升，需要人工干預(yù)的轉(zhuǎn)換前整理工作的效率需要進(jìn)一步提升。依托各類辦公軟件的附帶功能來簡化工作流程，降低人工干預(yù)，提高工作效率，在前整理工作中體現(xiàn)得尤為重要。

　　3數(shù)轉(zhuǎn)模攝制清單與標(biāo)板

　　3.1數(shù)轉(zhuǎn)模攝制清單

　　數(shù)轉(zhuǎn)模攝制清單貫穿整個數(shù)轉(zhuǎn)模全流程，表單記錄了從文獻(xiàn)采集到成品縮微膠片入庫的全過程。在前整理環(huán)節(jié)中，將經(jīng)過文獻(xiàn)采集、整理與計算的文獻(xiàn)書目信息與整理數(shù)據(jù)，填寫在清單中，便于后續(xù)轉(zhuǎn)換工序操作人員使用，亦供后期檢查人員核對信息。在前整理環(huán)節(jié)中，需在清單上填寫的字段信息有：計劃號、記錄標(biāo)識號、中心編號、片卷代號、文獻(xiàn)名稱、收藏單位、版本項、編著者、原件索書號、攝制單位、圖像格式、圖像來源、片卷編輯者、片卷規(guī)格、總冊數(shù)、總拍數(shù)、總米數(shù)、各片卷攝制細(xì)目(卷編號、米數(shù)、拍數(shù)、包含內(nèi)容)等[1]，如圖1所示。

　　3.2標(biāo)板

　　標(biāo)板是用以表示縮微攝影系統(tǒng)、被攝原件或縮微品特征和內(nèi)容的，由印刷在平板上或紙上的一個或多個符號、表格等構(gòu)成的被攝對象[2]。一般由說明文字、圖形符號、測試圖等組成，最終攝制在膠片上作為書目管理和提供驗證該卷片是否符合拍攝標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)[1]。數(shù)轉(zhuǎn)模工作的標(biāo)板參考傳統(tǒng)拍攝的相關(guān)規(guī)定，除正文中使用的各類標(biāo)識文獻(xiàn)原貌問題的圖形符號標(biāo)板外，片頭片尾共9塊標(biāo)板，分別為正文前6塊標(biāo)板：卷片開始標(biāo)板、攝制單位標(biāo)板、技術(shù)標(biāo)板、(前)著錄說明事項標(biāo)板、片頭接續(xù)標(biāo)板;正文后3塊標(biāo)板：(后)著錄說明事項標(biāo)板、片尾接續(xù)標(biāo)板、卷片結(jié)束標(biāo)板。除2塊固定的技術(shù)標(biāo)板外，其余片頭片尾標(biāo)板如圖2所示。卷片開始標(biāo)板：由“卷片開始”符號和該盤卷片的盤號組成[3]。攝制單位標(biāo)板：由攝制單位名稱、攝制年代、攝制地點等組成[3]。技術(shù)標(biāo)板：由用于評價成像系統(tǒng)輸出質(zhì)量的測試標(biāo)板組成[3]。一般包括兩塊標(biāo)板，即解像力測試標(biāo)板和光學(xué)密度測試標(biāo)板。著錄、說明事項標(biāo)板：由本部書的著錄以及本部書的說明組成，其中著錄主要包括題名項、著者項、版本項、稽核項及附注項;說明應(yīng)包括原件收藏單位、原件索書號(或排架號)、原件狀況、攝制盤數(shù)、攝制目錄等[3]。片頭接續(xù)標(biāo)板：由“本部書開始”或“接前片卷”圖形符號和本盤膠片所拍攝的原文獻(xiàn)卷次組成。一部書在開始拍攝時用“本部書開始”圖形符號;一部書由兩盤以上卷片連續(xù)拍攝時，第一盤膠片之后的各盤卷片用“接前片卷”圖形符號[3]。片尾接續(xù)標(biāo)板：由“續(xù)后片卷、本部書未完”或“本部書完”圖形符號和本盤膠片所拍攝的原文獻(xiàn)卷次組成。一部書由兩盤以上卷片連續(xù)拍攝時，最后一盤卷片之前的各卷片使用“續(xù)后片卷、本部書未完”圖形符號[3]。卷片結(jié)束標(biāo)板：由“卷片結(jié)束”符號和該盤卷片的盤號組成[3]。

　　4利用office辦公軟件進(jìn)行數(shù)轉(zhuǎn)模前整理

　　4.1導(dǎo)出書目數(shù)據(jù)

　　利用丹誠數(shù)據(jù)庫軟件中的按檢索式文件提取書目數(shù)據(jù)功能，提取所需書目數(shù)據(jù)。首先，建立空白的“.ser”索引文件，再將數(shù)轉(zhuǎn)模工作所需數(shù)據(jù)的目錄粘貼進(jìn)索引文件，最后利用丹誠系統(tǒng)的庫入文件模塊導(dǎo)出所需的書目數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)以ISO格式保存。

　　4.2提取書目數(shù)據(jù)信息

　　利用marcpro.exe軟件從書目數(shù)據(jù)中提取所需相應(yīng)字段，導(dǎo)入到Excel表格中。首先，明確制作攝制清單和標(biāo)板時，需要從書目數(shù)據(jù)中提取的字段有：計劃號001;記錄標(biāo)識號035$a;中心編號097a;片卷代號097b;題名項：200a、200c、200e;著者項：200f、200g;版本項：210a、210c、210d、210h、210g、205a、205b;稽核項：215a;附注項：304a、327a;原件索書號：905d、905e;收藏單位：905a;各片卷攝制細(xì)目：每一卷的906b、906c、906d、906e;拍攝：907b、907d、907e[4]。然后，建立空白Excel文件，將需要提取的字段，順序錄入第一行標(biāo)題行，一個字段或子字段為一列，如需多個子字段，則每個子字段為單獨一列，每列標(biāo)題可以用字段名或字段號命名。最后，利用DToolkit軟件中的marcpro.exe程序?qū)�ISO文件中相應(yīng)字段信息導(dǎo)入建立好的Excel表格中，導(dǎo)入時應(yīng)注意字段序號及子字段序號的修改。

　　4.3整理書目數(shù)據(jù)

　　參考GB/T518-2005“縮微攝影技術(shù)在35mm卷片上拍攝古籍的規(guī)定”與GB/T3792.7-2008“古籍著錄規(guī)則”，對上一步導(dǎo)出的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，使其格式符合標(biāo)板與攝制清單填寫要求。整理時，可以綜合運用Excel合并公式CONCATENATE;條件公式IF;查找公式FIND;截取公式LEFT、RIGHT、MIN等函數(shù)進(jìn)行批量操作。整理后如圖3所示，現(xiàn)舉例如下。題名項：=IF(200e2<>"",CONCATENATE("[",200e,"]",200a,200e2),CONCATENATE(200a,200e)),如果“其他題名信息”中既有卷數(shù)信息又有年代信息，則按照格式依次合并“年代”“正題名”與“卷數(shù)”，否則合并“正題名”與“卷數(shù)”。著者項：=IF(200g<>"",CONCATENATE(200f,";",200g),200f),如果存在“其他責(zé)任說明”，則依次合并“第一責(zé)任說明”及“其他責(zé)任說明”，中間用“;”隔開。標(biāo)板格式的210d：=LEFT(210d,FIND("[",210d)-1),如果出版發(fā)行時間既有朝代紀(jì)年法又有公元紀(jì)年法，則截取朝代紀(jì)年法，字節(jié)從左至右截取到“[”的前一位。標(biāo)板格式的出版發(fā)行項：=CONCATENATE(標(biāo)板的210d,210c,210a,205b，205a)，依次合并標(biāo)板格式的出版發(fā)行時間、出版發(fā)行者、出版發(fā)行地、附加版本說明、版本說明。攝制清單的出版發(fā)行項：=CONCATENATE(210d,210c,210a,205b，205a)，依次合并出版發(fā)行時間、出版發(fā)行者、出版發(fā)行地、附加版本說明、版本說明。

　　4.4建立標(biāo)板與攝制清單模板

　　參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立好攝制清單與標(biāo)板的空白模板，填寫好固定信息如圖像格式等內(nèi)容，利用Word軟件的郵件合并批量打印信函功能，鏈接上整理好的書目數(shù)據(jù)，作為每種文獻(xiàn)的動態(tài)變量信息填入模板，最后調(diào)整好位置，設(shè)置好字體顏色字號等。如圖1、圖2、圖4、圖5所示。Word郵件合并功能是用于創(chuàng)建一個要多次打印或通過電子郵件發(fā)送，并且每份要發(fā)送給不同收件人的套用信函的工具。通過在模板中插入域(如“姓名”等)，Word可以使用數(shù)據(jù)庫或聯(lián)系人列表中的信息，自動替換每份套用信函的相關(guān)域。可以利用這一自動填裝功能自動生成每種文獻(xiàn)的標(biāo)板與攝制清單。具體操作方法如下：(1)參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立好攝制清單與標(biāo)板的空白模板，并填寫好固定信息如圖像格式、攝制單位等內(nèi)容。(2)在模板文檔中，單擊“開始郵件合并”選項卡中的“選擇收件人”，選擇“使用現(xiàn)有列表”，將模板鏈接到之前整理好的Excel書目數(shù)據(jù)源上。(3)參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在需要填寫書目信息的地方，單擊“插入合并域”，選擇相應(yīng)書目信息填寫到正確位置，每一個合并域映射到書目數(shù)據(jù)源中的某一列，設(shè)置好字體樣式。(4)通過單擊“預(yù)覽結(jié)果”，Word會將插入的合并域，由域名自動替換為Excel書目數(shù)據(jù)源中相應(yīng)字段的實際信息，以此來查看該種文獻(xiàn)標(biāo)板或攝制清單的最終呈現(xiàn)樣貌，并隨時調(diào)整插入域位置。調(diào)整合適后，單擊“完成并合并”下“編輯單個文檔”，為當(dāng)前該種文獻(xiàn)單獨創(chuàng)建并保存最終標(biāo)板及攝制清單。通過點擊預(yù)覽收件人列表的上下記錄條數(shù)翻取前后不同種文獻(xiàn)。(5)利用Word宏功能，錄制“打印宏”動作，錄制全部動作后創(chuàng)建打印標(biāo)板按鈕，放置于Word快速訪問工具欄中，點擊該按鈕即可快速打印出一套七張pdf格式標(biāo)板。

　　5結(jié)語

　　與傳統(tǒng)前整理工序手動復(fù)制書目數(shù)據(jù)制作表單相比，新的前整理工序，先從書目數(shù)據(jù)半自動轉(zhuǎn)成Excel表格，再利用Excel公式下拉復(fù)制功能批量填寫整理信息，最后利用Word工具批量填寫并打印標(biāo)板與攝制清單，運用軟件工具有著較為明顯的優(yōu)勢，既減少人工干預(yù)，降低出錯幾率，又節(jié)約大量時間人力成本，大幅度提高工作效率。但同時，這種前整理工序依舊存在著不足之處，如在遇到多個題名及多個責(zé)任說明等復(fù)雜情況時，該方法依舊不夠智能，不能自動分辨出責(zé)任者與題名的對應(yīng)歸屬關(guān)系;遇到文獻(xiàn)包含多個縮微膠卷時，提取每一卷的攝制細(xì)目的操作也會較為麻煩。針對該情況，目前，國家圖書館縮微文獻(xiàn)部已經(jīng)研發(fā)出了一套更為智能的數(shù)轉(zhuǎn)模系統(tǒng)，并已應(yīng)用到日常古籍?dāng)?shù)轉(zhuǎn)模工作中，使得前整理工序操作更加簡潔方便，準(zhǔn)確度、工作效率也有了進(jìn)一步提升。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]全國圖書館文獻(xiàn)縮微復(fù)制中心.縮微品制作標(biāo)準(zhǔn)匯編[M],1992

　　[2]《縮微攝影技術(shù)等級標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)教材》編委會著.縮微攝影技術(shù)等級標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)教材[M].北京圖書館出版社,1997

　　[3]全國文獻(xiàn)影像技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社編.文獻(xiàn)影像技術(shù)國家標(biāo)準(zhǔn)匯編[M].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社,2007

　　[4]國家圖書館編.新版中國機讀目錄格式使用手冊[M].國家圖書館出版社,2004.

　　《計算機軟件技術(shù)在古籍文獻(xiàn)數(shù)轉(zhuǎn)模前整理工作中的應(yīng)用》來源：《數(shù)字與縮微影像》，作者：吳小溪