摘要：本文簡單地敘述了成人教育教學秘書與教學檔案管理的關系，并指出成人教育教學秘書應關注教學檔案的收集整理工作、安全保存、合理利用等方面的工作，以更好地為教學實踐服務。
　　關鍵詞：成人教育；教學秘書；教學檔案；管理效果
　　
　　目前，由于社會進步，學歷教育已經成為我國大學教育的重頭戲，特別是其中以“學以致用、滿足社會”為宗旨的成人教育近年來發展速度喜人，招生人數不斷增加。成人教育學院的各個系部中，一般都會設置一至兩名教學秘書。教學秘書是教學工作的輔助性崗位，一般處理與教學日常管理工作有關的事務，屬于辦公室文秘人員，他們的主要職責是安排教學計劃、準備教學總結、學生成績登記、傳達上級會議精神、對外接待等與教學任務密切相關的事務，很少有系部專配那些專司教學檔案或者教學文檔管理工作的教學秘書。教學檔案的管理對她們來說，是一種額外的業務。很多教學秘書只是知道收發文件，傳達會議精神，缺少應有的檔案管理意識，經常出現工作上的被動局面。因此，運用專業的科學知識培訓教學秘書，提升教學秘書的檔案管理意識和技巧，提高教學秘書的檔案管理效果，是當務之急。
　　1，成人教育教學檔案的特點與內容
　　根據成人教育教學檔案的特點，其管理工作主要包括對本單位一個管理周期內全部教學活動和管理工作真實情況的采集和整理。教學檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學檔案管理的基礎工作，沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學檔案的科學性和指導性。由于教學活動的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個動態過程，教學活動原始資料的采集、收集工作是十分復雜和難做的，只有參與教學活動和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好成人教育教學檔案管理工作首先要處理和解決好的一個關鍵問題。以期末考試為例，每個學期期末考試結束后，應建立相應檔案，內容應包括試題、試卷、學生成績、考場記錄、試卷與成績分析等信息資料。這不但可以及時做好學期結束工作，總結該課程教學成績、經驗和存在的不足，還可以為下一學期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實際工作中，有的未能及時做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。可見，成人教育教學檔案管理工作的特點是載體形式多樣化，雜而面廣，要求嚴格，必須注意收集和管理，才能實現科學高效的管理和利用。
　　2，檔案管理人員必備的知識素質
　　成人教育教學檔案的重要性和多樣性要求教學秘書必須提高檔案意識，提升檔案管理素質和水平。所以，教學秘書必須要盡可能地把自己的精力放在教學檔案的收集與整理，并通過建立規章制度，養成習慣，加強對教學檔案的管理工作。教學秘書必須不斷加強學習，掌握先進的科學技術，通過先進的手段來實現對教學檔案的管理，并且在管理過程中密切注意利用水平的提高。教學秘書在檔案管理中，其基本的素質要求是應該能掌握一定的計算機打字輸入技能，在此基礎上，還應強化其檔案專業性知識的學習。比如，要充分了解教學檔案的性質及其分類和特點，教學檔案的來源及整理，并且規范化利用教學檔案去促進教學改革工作。很多檔案專業性知識，可能很多教學秘書都沒有意識到，或者是沒有接觸過，極有必要加強學習，熟練掌握，從而促進本單位的教學進步。
　　3， 教學秘書應提高檔案管理水平
　　3.1教學秘書應把握檔案學發展的未來趨勢
　　教學秘書應及時把握檔案學發展的未來趨勢，從而順利地做好教學檔案管理工作。特別是現在面臨著檔案信息化、數字化發展的趨勢，教學秘書更應積極學習，扎實工作，在平凡的崗位上做出更大的貢獻。檔案信息化是以信息技術廣泛應用為主導，以檔案信息資料建設為核心，以信息網絡為平臺，以信息人才為依托，以檔案信息法規、政策、標準為保障而實現的一種綜合體系。這對非專業的教學秘書提出了更高的要求和標準，只有不斷學習新識，才能勝任工作要求。目前，教學秘書要認識到教學檔案是隨著教學情況的復雜化而逐漸復雜的，隨著一些高科技手段在成人教育中的應用，數量多，載體多，需要認真研究，并取得領導的支持，才能做好檔案的收集整理工作。
　　3.2教學秘書應及時做好檔案收集整理工作
　　收集整理是形成教學檔案的第一步工作，只有做到全面系統，科學把握資料的檔案價值，才能做到重要檔案不缺不漏，歸檔及時，不斷豐富檔案的數量。由于教學檔案的來源復雜多樣，有時要求教學秘書一定要跟進責任人，了解本系部新出臺的管理規章制度，并及時把成文的規章制度做成檔案，專門歸檔管理，方便使用。教學檔案的存放應該嚴格按照標準分門別類，標注明確，借用登記明了，手續正規，并要求借閱人能同時遵守一些規章制度，和教學秘書一起做好教學檔案的管理工作。
　　3.3教學秘書應詳細了解本單位的教學情況
　　教學秘書應從整體中把握本單位的教學情況，包括教學改革方案的執行情況，以更敏銳的檔案意識決定什么樣的資料是檔案資料，必須通知當事人及時上交資料，回歸檔案管理正常流程，這是教學秘書處理自己工作的重要內容。但實際情況是，教學秘書手里只有教學進度大綱，而很多教學秘書由于年齡大，知識結構老化，對自己所在的系部教學情況不明了，不能及時掌握本系部的教學特點和教改進展情況，在工作中處于極大的被動狀態。所以，與時俱進，刻苦鉆研，與具體任課老師不斷溝通，了解當前教學的實際情況，是教學秘書勝任工作的基本前提。為此，要求教學秘書必須要認真對待教學檔案的收集整理工作，努力克服存在于任課教師身上的不注重教學檔案的各種表現，從而努力提高自身業務素質，不斷提高對檔案工作的理解和認識，從而真正的做好教學檔案管理工作。
　　3.4教學秘書應加強對教學檔案的安全責任
　　對于紙質檔案來說，安全是第一要務。檔案存放地點要安全，確保無丟失，歸檔完整，還應注意六防，即防蟲、防水、防潮、防盜、防鼠、防火。平時應把自己的案頭整理清理干凈，保持辦公桌的整潔。教學秘書一定要擔當起教學檔案的保管工作，廣泛收集與教學有關的各種情報，在準確了解教學情況的基礎上，確定教學檔案的收藏范圍，及時跟進具體負責人，從而保證教學檔案完整歸檔，合理利用，并形成收集整理、安全保存、充分利用等一條龍的服務。
　　4， 結語
　　本文通過對成人教育學院教學秘書所肩負的教學檔案的收集整理等工作的詳細介紹，說明了教學檔案管理工作是成人教育教學秘書的一項工作要求，是職業份內的事。只有結合教學實際，充分了解當前的教學情況以及教改進展，不斷提高自身的檔案管理意識，準確判斷教學資料的檔案價值，對教學檔案實行專業化的管理，才能做好這項基本工作，為教學一線服務。