高校辦公室肩負著高校的日常管理工作，肩負著將學校高層的精神和指示傳達到基層的使命，高校辦公室工作需要科學的管理，本文就如何提高高校辦公室工作效率以及辦公室工作人員的素質提出建議。

　　《高校社科動態》高校管理雜志，以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹黨的教育方針和“雙百方針”，理論聯系實際，開展教育科學研究和學科基礎理論研究，交流科技成果，促進學院教學、科研工作的發展，為教育改革和社會主義現代化建設做出貢獻。

　　高校二級院系的辦公室是綜合管理部門，肩負學院所有上傳下達的各項事務，起著承上啟下的作用。如果二級院系辦公室工作做不好，將直接影響本二級單位的工作開展，給廣大師生帶來不必要的麻煩。本文聯系工作實際，詳細闡述了辦公室所處的地位和作用、辦公室工作的特點以及辦公室人員應具備的素質，為更好地開展二級院系辦公室工作提供了良好的基礎。

　　隨著市場經濟的迅速發展和高等教育改革的不斷深化，二級學院辦公室的管理工作呈現出復雜性和多樣化的特點，工作任務越來越繁重，為使辦公室的管理工作適應形勢的需要，滿足高校的發展變化，大家開始仔細研究如何更加高效有序得做好此工作。結合工作實際，談以下三點：

　　一、 明確辦公室的地位和作用

　　二級學院辦公室是在主管院長直接領導下的綜合管理部門，它起著溝通上下，協調左右的樞紐作用，辦公室兼有多種功能，對上要當好領導的參謀助手，對下要檢查監督和組織協調，對外要搞好橫向聯系，是領導機關實現職能的重要機構。

　　1、 參謀助手的作用。辦公室不是純粹的業務部門，處于二級院系的中樞地位，直接影響領導決策的正確程度，所以要求辦公室充分發揮其參謀作用。同時工作實踐表明：辦公室在許多方面都要為領導當好參謀助手，例如：領導需要的一些文書處理工作;相關情況的收集綜合;相關決策參考資料;重要會議的準備工作;有關事務的聯系與商洽等。

　　2、綜合協調的作用。辦公室是各種意見輸出和意見反饋的匯合點，是一個溝通上下，聯系各方的綜合管理機構，如果把一個單位比作一個人的話，那么領導層是大腦;業務部門是四肢;辦公室則是中樞神經系統。從某種角度來說，辦公室就是一個協調部門，需要協調本單位與其他二級單位之間、本單位各部門之間的相關事務等，同時還要配合領導協調做好學院的各項日常工作。

　　3、耳目的作用。辦公室的“耳目”作用，是信息時代賦予辦公室的新職責，為學院的相關決策提供有利信息來源。作為高等學校的二級學院本身就是創造知識，傳播知識的陣地，如果不懂得利用信息來指導決策，就會變得無的放矢，學院的各項決策也就沒有足夠的科學依據。因此，辦公室要成為“眼觀六路，耳聽八方”的領導耳目，努力成為院領導決策的“信息庫”，全面準確地將下情如實上報。

　　二、明確二級院系辦公室工作的特點

　　高校二級院系辦公室的工作看起來“忙、亂、雜”，其實它也有其自身鮮明的特點：

　　1、綜合性的特點。二級院系辦公室作為院系的一個綜合辦事機構，在領導的指揮下面向各部門開展工作，其工作的范圍和內容非常廣泛，十分繁雜，大至領導決策，檢查督辦，小至上傳下達，迎來送往，時時刻刻它都代表一個單位的精神面貌，服務對象既有老師又有學生，每天面對不同的人群不同的事務，使得辦公室人員不得不身兼數職。

　　2、服務意識強。二級院系辦公室是一個以服務為宗旨的辦事機構，是一個為領導、為各教研室、科室、學生工作隊服務的辦事機構。這是搞好辦公室工作的出發點和落腳點，辦公室工作人員都非常清楚這一點，也必須不斷的強化這種服務意識，潛移默化到具體的工作中去。在新形勢下，除要做好傳統的，一般服務外，還要強化辦公室出謀劃策的服務意識。

　　3、全局意識強。服從服務于全局是做好院系辦公室工作的基本要求。辦公室人員必須時刻胸懷全局、關心全局、了解全局、把握全局，政務服務要考慮全局，事務服務也要考慮全局，這樣辦事情提建議做工作才能避免局限性。在研究工作和處理問題時，做到凡是不符合全局利益的事，即使院系很需要也堅決不干;凡是全局需要辦的事，即使院系困難再多，也無條件服從;正確處理好這些關系，保證學院工作順利展開。

　　4、政策性特點。辦公室工作不僅面廣、量大、復雜而且工作的政策性強。辦公室工作人員作為領導的參謀助手，要學習研究上級的政策，要協助領導收集、匯總、處理來自各方面的信息，供領導決策時參考。向上報告、對下行文、處理公務、傳遞信息、答復問題都要按政策辦事，不能隨心所欲地解釋，工作不能感情用事，要牢固樹立政策觀念和組織觀念，按政策去處理事情。

　　三、辦公室人員應具備的素質

　　高校二級院系辦公室是綜合部門，是樞紐科室，要處理的事情涉及面廣、政治強、頭緒多、責任大、有的還很敏感，因此高等學院院系辦公室工作人員的素質如何，直接決定著辦公室的聲譽，只有院系辦公室工作人員整體素質的提高，才能實現辦公室管理的科學化。

　　第一、增強服務意識和工作責任感。要有崇高的共產主義理想和堅定的社會主義信念，有堅定正確的政治方向，牢記全心全意為人民服務的宗旨，有強烈的事業心和責任感，在本職工作上勤勤懇懇，任勞任怨，多講奉獻;逐步樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀;自覺抵制三大主義，積極主動地做好參謀助手工作。努力提高服務工作質量和水平，每辦一件事都力求準確、迅速、高質量地完成。

　　第二、發揚團結協作精神。辦公室的工作既有其規律性但同時又有很多臨時性的瑣碎工作，按照工作崗位的職責可能又屬于邊緣性的工作。因此在強調職責分明、合理分工的同時又要強調團結協作，使每個工作人員都樹立全局觀念，工作上互相支持，團結協作，努力高效高質地完成工作。

　　第三、定期培訓，學習現代管理知識。在知識經濟時代，知識的重要性越來越明顯，終身學習已是生存與生活的必然要求。作為高校行政管理者尤其是辦公室人員，必須具有自覺終身學習，不斷提高的意識，必須清醒地認識到高等教育尤其是高校內部的改革將進一步加大。因此，辦公室工作人員必須認真地學習上級文件精神，了解當前高校改革的發展動向，在做好本職工作的同時，利用業余時間學習一些管理學用來指導工作。辦公現代化的實現大大地提高了工作效率，這也要求辦公室工作人員不斷學習網絡管理知識，為工作提供便利，全力促進辦公室管理工作邁上新臺階。