會計，今天已成為一門應用廣泛的經濟管理科學，不管是企業總裁還是個體業主；不管是政府機關還是企事業單位，都會面對實際情況而做出經濟決策。伴隨著信息和網絡技術的不斷發展，計算機在社會生活中的地位越來越重要，電算化的應用已成為會計工作的發展方向。
　　一、會計電算化的主要職能
　　首先是會計核算電算化。是運用計算機和會計核算軟件，完成會計核算工作。它面向事后核算，采取一系列專門的會計核算方法，實現會計數據處理電子化，提供會計核算信息，完成會計電算化基礎工作。包括：設置會計科目、填制會計憑證、登記會計帳簿、進行成本計算和編制會計報表等。其內容包括：帳務處理、工資、固定資產、存貨、成本、銷售、往來帳款的核算和報表的處理。
　　其次是會計管理電算化。是在會計核算的基礎上，借助計算機和會計管理軟件，對會計信息進行深層加工，實現會計管理職能，廣泛采用會計學、統計學、運籌學和數量經濟學等方法，提供管理上所需要的各種財務信息。其作用是：（1）對資金運動進行管理，實現會計監督控制職能。（2）對貨幣資金及應收帳款的管理。（3）對股票投資、債券投資、設備投資的管理。（4）對銷售收入、銷售成本的管理以及價格、利潤分配的預測和財務狀況及贏利能力的分析。
　　二、會計電算化與傳統會計的區別及優勢
　　第一，改變原有的組織體系。原有的組織機構在考慮企業規模、業務的特點、管理要求和會計信息需要，一般設置以下幾個小組：（1）采購和應付款組。負責反映監督采購業務，檢查全部采購原始憑證是否已經過采購部門和主管會計人員批準。核算采購成本，反映在途商品，登記應付款明細帳，經審核的發票在本組填付款單，由財務部門負責人簽署后支付。（2）銷售和應收款組。負責反映和監督銷售業務，審核銷售發票及有關憑證并按編號順序登記，同時負責收貨款和發出商品，并經常或定期向有關部門反映應收帳款的明細情況和編制商品銷售分析報告。（3）工資核算組。負責監督工資資金，控制工資支出總額，審核和核算職工工資額，編制工資單。（4）倉庫核算組。負責審核各倉庫的收、發、領、退商品材料物資的憑證，檢查帳存與實存是否相等。（5）固定資產核算組。負責登記企業廠房設備及其他固定資產的分類帳和折舊帳以及在建工程有關帳戶。（6）成本核算組。負責計算登記基本生產、輔助生產、制造費用和管理費用等明細分類帳，按期編制生產成本報表并進行成本分析。（7）對外投資核算組。負責登記企業對外投資（長期或短期）的有關帳簿。（8）總帳報表組。負責匯總記帳憑證的登記，總帳的登記及報表的編制。以上各組少者一人，多者若干人。電算化簡化了繁瑣的組織程序，它以數據不同的形態為依據，將手工核算時數據分散收集、各自處理、重復記錄的方式，改變成集中收集、統一處理、數據共享的操作方式。會計人員不但要精通本專業，還要熟悉計算機。
　　第二，改變會計核算形式。傳統的會計核算形式是：經濟業務發生后，經辦人員需填制或取得原始憑證，經會計人員審核整理后按照設計的會計科目，運用復式記帳法，編制記帳憑證并據以登記帳簿。對于生產經營過程中發生的各項費用，需要成本計算，進行會計記錄時，要經過財產清查加以核實，在保證帳實相符的基礎上定期編制會計報表。在會計電算化信息中，完全可以從所要達到的目標出發，設計出更適合計算機處理、效率更高、數據流程更加合理的帳務處理形式。在會計核算時，會計人員不必在考慮運用何種計算程序和方法，只要會計軟件提供的記帳程序是正確的執行記帳功能，計算機就可以高速、快捷、及時、準確地完成記帳工作。這樣既減輕了財會人員的工作強度，又提高了會計的工作效益。
　　第三，改變原有的內部控制制度。傳統的會計系統一般由會計師根據會計法規準則，上級主管制定的會計制度，參照行業經驗，針對企業工作需要擬訂的內部控制，通過憑證傳遞，相互校驗、校對來實現，靠帳簿之間互相校對來實現的差錯糾錯控制。而會計電算化計算機處理部門，實行了嚴密的內部控制制度，會計軟件增加了權限控制，數據處理高度自動化，帳冊、報表根據要求來設計。各類會計人員有自己的操作密碼和操作權限，系統本身增加了各種自動平衡核驗措施。這樣使會計工作更加標準化、規范化。
　　第四，改變帳表信息的存儲方式、輸出方式和會計擋案的保管形式。傳統的會計帳簿和報表都是紙張介質，易破損不易保存。會計電算化的帳簿和報表光盤、電磁介質易保存、不易破損、存儲信息量大、查詢速度快等。傳統的會計信息系統中各類帳目都是嚴格區分的，而電算化信息系統中，帳簿所需的數據是以數據庫文件的形式保存，當需要輸出這些帳簿時，計算機自動從數據庫文件中依次按相應的會計科目進行挑選，然后按照格式將所需帳簿顯示在屏幕或從打印機中輸出。簡便而快捷，省時又省力大大提高了工作效率。
　　第五，促進了會計的職能轉變。傳統的會計職能是會計人員整天忙于記帳、算帳、報帳。而采用電算化會計后，會計人員有時間利用信息積極參與管理，參與經營決策，促進了會計的職能的轉變。
　　第六，進一步強化了會計的管理職能。傳統的會計管理，大部分預測、決策工作需要依賴管理者個人的主觀判斷。而電算化會計信息系統中，管理人員借助先進的管理軟件工具，可以將已有的會計管理模型在計算機中得以實現，并根據計算機所提供的信息開展分析，結合具體情況比較研究，評定單位經濟活動狀況以及經濟效益，從研究已發生的經濟活動入手，著重對未來經濟活動的指導和決策。繼而進行會計預測，編制財務計劃，并進行會計控制。同時又可以不斷研制和建立新的計算機管理模型，使管理人員利用計算機管理模型迅速地存儲、傳遞以及取出大量的會計核算信息和資料，從而進行各種復雜的數量分析，及時、準確、全面地進行會計管理分析和決策工作。
　　綜上所述，會計的改革和發展需要電算化，會計工作改革和發展的主要目標是提供更準確、及時、全面、具體的會計信息。會計方法和會計工作組織的發展變化，對會計數據處理水平提出了新的挑戰。在市場經濟體制下，企業以市場為導向組織生產和經營，競爭十分激烈，必須掌握經濟信息，才能對付瞬息萬變的市場形勢，取得競爭優勢才能得到生存和發展。財務管理信息的及時、準確、完整的收集、傳輸和綜合利用，能有助于促進市場經濟健康發展，有助于能源材料等資源的合理配置，充分開發和利用財務信息資源，方能根據企業內部條件外部環境，確定正確的發展戰略和經營方針。利用信息、抓住機遇、開拓市場，才能大幅度提高物質資源的利用率，提高生產附加值和經濟集約化程度。一個企業的經營狀況如何，各種經濟活動的比重結構經濟前景，都需要會計及時提供信息才能掌握。所以財務信息是企業的生命，企業只有全面及時地掌握財務信息，才能充分掌握時機，獲取勝利。社會進入了信息時代，會計電算化是時展的必然；是管理現代化的需要；是會計自身改革和發展的必由之路。為適應這種改革和發展的要求，會計工作必須實現電算化。