摘要：檔案管理工作是企業管理工作的基礎，是企業信息系統的重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。目前，電力企業現代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應一流現代化公司的管理要求。

　　關鍵詞：檔案管理,電力企業

　　電力作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著科技的進步和智能電網的發展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大,電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發現。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源,更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務,已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。以下結合本企業檔案管理，談談對電力企業檔案現代化管理的認識。

　　隨著科技的進步和計算機網絡的深化應用，公司十分重視檔案信息化管理的應用。1998年，公司率先應用省電力公司計算機文檔一體化管理軟件，公文運轉采用Notes系統、檔案管理采用Oracle系統，系統從OA提取應歸檔的數據，按檔案管理的標準進行數據處理，實現電子文件到電子檔案信息的一體化管理。2005年，檔案管理系統升級為“湖南省電力數字檔案信息資源管理系統”，系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。

　　通過檔案信息化管理系統的應用，公司建立了計算機檔案數據庫，利用計算機編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現了檔案計算機網絡檢索。同時有效地實現與其他業務系統(如辦公自動化系統、設計院工程竣工圖紙管理系統、合同管理系統、財務管理系統等)的無縫連接，及其電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業發展規劃、運行分析、設備檢查、勘測設計、工程施工、編史修志、維護企業合法權益等各項生產經營活動發揮了積極、重要的作用。

　　二、企業檔案管理的存在問題剖析

　　電力行業是資金、技術密集型的行業，雖然隨著時代的發展電力企業在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與現代企業檔案管理及今后電力發展的需要還存在著一些差距和不足。

　　(一)電力企業對檔案管理的重要性認識不足

　　“電”是工業革命的產物，中國電力的大發展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業只注重加快電力工程的建設，而忽視了企業的檔案建設。再加上部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，電力企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持，使企業對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。

　　(二)企業檔案管理與電力技術發展還不能有機融合

　　電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為實現管理需要，電力企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到企業信息集成系統中去,則很難掌握到企業信息的核心部分或基本接收不到檔案。

　　(三)企業檔案管理現代化體制機制還不健全

　　電力企業內部分工較細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致電力企業的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

　　(四)檔案隊伍的素質與電力的發展還不相適應

　　由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才,不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。

　　三、如何加強電力企業檔案管理的認識

　　(一)提高對檔案工作重要性的認識

　　領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

　　(二)管理機制健全是做好檔案管理的保證

　　要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程,嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。

　　(三)融入企業主體，為企業生產、經營提供優質服務

　　在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應積極參與到企業生產經營的各個方面，在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。在各個系統的設計和運行過程中就應主動介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

　　(四)加強業務培訓，提高檔案管理人員綜合素質

　　在檔案管理現代化建設中,人是最關鍵的因素,電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業的基本知識外,還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識,在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員提高業務能力和知識水平。

　　(五)加強有效防控，確保網絡檔案信息安全

　　電力企業已建立了統一的企業信息系統平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全;第二，登陸企業信息系統平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開;第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質;第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新;第五，電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。

　　結束語

　　檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。