檔案信息化建設是一項投資巨大的系統工程，需要有相當的財力、物力、人力作支撐。如何樹立效益觀念，控制成本支出，采取種種措施提高檔案信息化建設的實際效益，對于中小型企業的檔案信息化建設，顯得尤為重要。本人從制定檔案信息化建設總體規劃、有重點地進行檔案信息化資源建設、遵循標準化和規范化的原則、重視管理軟件的選擇和開發等四個方面，談談本人對中小型企業檔案信息化建設的一些看法。

　　《檔案管理》期刊是檔案專業的雙月刊。其創刊宗旨是在傳播檔案學知識，交流工作經驗，推動理論研究，提高檔案工作者業務素質。

　　企業檔案信息化是企業在檔案管理活動中，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息的獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率，為企業和社會提供檔案信息服務。在當今迅猛發展的信息社會，越來越多企業已經認識到檔案信息化建設的重要性。由于檔案信息化建設是一項投資巨大的系統工程，需要有相當的財力、物力、人力作支撐，對于中小型企業來說，更是一筆不小的負擔。如何樹立效益觀念，控制成本支出，采取種種措施提高檔案信息化建設的實際效益，對于中小型企業的檔案信息化建設，顯得尤為重要。本人從成本和效益的角度，對中小型企業的檔案信息化建設，談談個人的一些看法。

　　一、制定檔案信息化建設總體規劃

　　檔案信息化建設是一項周期很長的系統工程，企業必須預先制定一個科學、合理、可行的總體規劃，才能從根本上克服急功近利和"走一步，算一步"的盲目性，避免走彎路。如果企業不從全局的角度開展總體規劃，各部門只從局部需求和利益出發，必然將管理信息系統拆分成一個個獨立的部門"孤島"系統，致使信息不集成、資源不共享、系統重復建設、數據重復錄入，投入資金勢必增多，而實施的過程也很難控制，其應用效果也大打折扣。總體規劃的制定，應從企業的需求出發，結合企業的人、財、物等基礎條件和自身的運行特點進行規劃，并考慮分步實施的方案和措施(如近期目標、中長期目標、遠期目標)。既要立足長遠，又要切合實際;既要符合管理需求，又要順應技術趨勢。其設計者和決策者不僅要把握企業信息化發展的戰略目標和政策方向，也要深入了解檔案信息化建設的現實基礎和發展需求;既要熟悉檔案業務，也要熟知信息技術。因此，檔案信息化總體規劃的設計和論證工作不是某一個人或某方面人員就能勝任的，它是管理智慧和技術智慧的有機融合，需要集中各方面人員通過長時間的反復論證才能趨于成熟，不可能一蹴而就。擬行的總體規劃還必須獲得各有關部門和相關人員的認可。在沒有形成系統、嚴謹的總體規劃之前，決不貿然行事。而總體規劃一經確定，則不宜隨意變動，否則將造成巨大的資源浪費。

　　二、有重點地進行檔案信息化資源建設

　　由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。檔案數字化加工一般采用數據導入和原文掃描兩種方法，建庫時應遵循"能導則導，不能導則掃，先導后掃"的原則。要根據企業自身的能力，選擇數字化的內容要"經典"，主題要與利用"熱點"相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化。如對于水利設計企業來說，可以優先考慮把計算書、圖紙、報告和測繪資料等檔案進行數字化加工，而那些利用率不高的檔案則無需數字化，以節省成本。此外，企業可根據自身的特點和規模的大小選擇建立各自的檔案內容數據庫，例如，對經營型的企業而言，可以不考慮建立圖紙數據庫;對小企業而言，可以不考慮單獨建立檔案內容數據庫，而考慮采用掛接的方法，把相關的檔案內容直接掛接到檔案目錄數據庫里相應的條目中去，而設計型企業，則著重檔案成果的快速、便捷利用，檔案數據庫的真實性、全面性、準確性顯得尤為重要，企業可根據自身財力或分階段投入建設。

　　三、遵循標準化、規范化的原則

　　檔案信息化建設是一項專業性、技術性很強的工作，建設過程中會遇到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級檔案部門下發的文件或標準中找到相應的解決辦法。實踐證明，這些辦法都是非常科學的、規范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的檔案信息化建設經驗，能夠幫助企業建立科學的、規范的、實用的檔案信息資源庫。如果企業各行其是，自搞一套，一定是事倍功半，既浪費人力、物力、財力和時間，也不利于企業檔案信息資源的管理、交流和共享。企業在檔案信息化建設時，一定要嚴格遵守國家有關檔案信息化建設的各種規定。例如，《電子文件歸檔與管理規范(GB/T18894—2002)》規定，文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式，音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式以及有關電子文件稿本代碼的規定，電子文件類別代碼的規定等等。隨著CAD設計在工程建設領域的普及應用，CAD圖電子文件的接收已成為檔案信息化的重要組成部分，由于CAD圖紙在信息再利用方面有著固有的優勢，因此CAD圖紙電子檔案的規范化標注尤其重要。此外，隨著電子文件大量涌現，電子檔案管理日益成為人們日常工作中突出和頭疼的問題。快速發展的檔案信息化迫切需要正確的標準和規范來引導。人們在日常工作中由于缺乏統一的標準模板，往往同一類型的檔案文件其格式和模板五花八門，經過歸檔后使檔案人員無法區分其類別，這給檔案整理、分類工作以及檔案信息化工作帶來一定的困難和工作量。我們可以針對不同類型的檔案文件分別制定切實可行的標準規范，讓檔案形成部門在檔案形成的初期就按照此標準來創建，這樣就使以后的檔案工作省時省力,使檔案工作的效率大為提高，也為檔案信息化建設打下堅實的基礎，從而也節省了檔案信息化建設的成本。

　　四、重視管理軟件的選擇和開發

　　在不少企業的檔案信息化建設中，高性能的信息技術設備占用了大部分的資金。其實，硬件是為軟件服務的，從技術上說硬件環境只是軟件運行的技術平臺而已，軟件才是系統的靈魂。只有選對選好軟件，才能為檔案信息化建設提供有利的技術支撐。現在的檔案管理軟件開發公司往往都以自己的軟件產品為中心，對自己的產品一味地追求宣傳和夸大。有的企業在對使用的檔案管理軟件做升級時，才發現原來的開發單位倒閉了，需要重新尋找開發單位，但往往由于原來的計算機開發語言不一致，需要重新開發一套新的軟件產品，于是原先的數據庫與新的軟件無法銜接而望而興嘆。還有的企業上級總公司與下級子公司之間存在著因軟件接口問題而導致數據不能互通的現象。因此，企業在選擇軟件的時候，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

　　五、結語

　　隨著信息技術的迅猛發展和在企業的廣泛應用，對檔案工作提出了新的挑戰和發展機遇。加強企業檔案信息化建設，是企業檔案管理適應時代和社會發展的必然選擇，是企業檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。企業檔案信息建設應順應新形勢下的企業發展規律，結合自身企業的特點與情況，運用適當的檔案信息管理模式與方法，做出適當調整、轉變，以節約成本、提高效益為原則，不斷提高企業檔案信息管理水平，更好地為企業生產經營服務。