招標工作是固定資產投資項目實施過程中重要的組成部分，招標過程中產生的文件材料必須準確、完整、真實。本文結合工作實際，對招標工作中應該形成的文件材料和文件材料收集中應注意的問題進行了探討。

　　《經濟管理》是中國社會科學院的一份以管理學為主要研究對象的學術月刊。內容涵蓋經濟學、管理學兩大學科門類，致力在工商管理一級學科及其緊密相關的應用經濟學若干專業體現中國水平。

　　招標工作是固定資產投資項目實施過程中重要的組成部分，也是固定資產投資項目財務審計、檔案驗收、竣工驗收重點檢查的內容之一。招標工作是一項技術性很強的經濟活動。在招標過程中產生的大量文件材料是全面反映整個招標活動的第一手資料，具有考證和查詢的作用，是解決因產品質量、技術參數、逾期交貨以及中止合同等問題引起的經濟糾紛、法律訴訟的原始佐證，是項目建設的永久性技術文件，必須準確、完整、真實。因此，做好項目招標文件材料的管理工作，不僅是項目管理的一項重要內容，也是項目檔案管理中一項非常重要的工作。做為檔案管理人員，在保證招標文件材料及時歸檔保存的前提下，應該對招標的概念、招標文件材料形成等招標管理過程有所了解，以保證招標文件材料的準確、完整、系統，更好地為項目管理服務。

　　一、招投標的概念、形式和范圍

　　《中華人民共和國招標投標法》、《國防科技工業固定資產投資項目招標投標管理暫行辦法》等文件規定，招標的方式有公開招標和邀請招標兩種。在通過評審的項目可行性研究報告或者初步設計中都會有明確規定，哪些項目(或設備)是公開招標，哪些項目是邀請招標。招標的組織形式有自行招標和委托招標兩種。因此，在項目檔案文件材料收集過程中，檔案人員應該及時掌握可行性研究報告、初步設計或調整報告中涉及招投標的項目，才能在整理立卷時不會遺漏。

　　二、招標過程中形成的文件材料

　　招標過程中，招標代理、發標、投標、開標、評標、定標等具體活動，都要按照國家相關法律、法規執行，一般來說，招標代理機構都會按照要求把相關文件裝訂成冊移交給委托人，但由于有些招標代理機構良莠不齊，或者工作一時大意，會出現文件材料不齊的現象，因此檔案人員在接收招標文件材料時應注意檢查文件材料的完整性，為后面的單項、專項驗收奠定基礎。招標過程中形成的文件材料主要見下表：由上表可以看出，公開招標與邀請招標是兩種不同的招標方式，形成的文件材料不盡相同，在收集整理過程中應注意甄別。

　　三、招投標文件材料收集中應注意的問題

　　招投標文件材料是圍繞著招標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業務活動形成的各種有保存價值的文件材料構成的有機體系，它是每個招標項目活動完整、系統的歷史記錄，是整個招標活動的真實寫照。在招投標過程中，一個招標項目在不同階段形成的各種文件材料盡管有所區別，但它們是具有內在聯系，前后一致和相互配套的，任何時候都不可分割，是個密不可分的有機整體，有著完整的系統性。正因為招投標工作的重要性，無論是財務審計、檔案驗收還是最后的竣工驗收，對招投標文件材料的查驗都是重中之重，不僅要查驗文件材料的齊套性，更要對其系統性、完整性、準確性進行檢查。因此，在招投標文件材料收集整理過程中，要對招標、投標文件材料進行認真核對，一定要收集到位，不得缺失，更要注意其完整性、準確性，比如委托代理合同(協議)、評標報告、中標通知書、合同等。

　　1.委托代理合同(協議)

　　《中華人民共和國招標投標法實施條例》第十四條規定，招標人應當與被委托的招標代理機構簽訂書面委托合同。國家住建部、工商總局制定有專門的招標代理合同示范文本，各招標代理機構也有自己相應的代理合同文本。檔案人員在跟蹤收集的同時，要注意查看招標代理機構是否有代理資質(如項目涉密還應有相應的保密資質)，項目名稱是否與招標文件名稱一致，工程概況、代理范圍是否與實施內容相符，合同簽訂時間與招標文件的時間是否有矛盾，雙方簽字蓋章的手續是否完備等等。

　　2.評標報告

　　評標報告是開標、評標過程中形成的文件，由評標方法、開標記錄、評標過程表格、評分匯總等文件材料組成。檔案人員在檢查評標報告所屬附件是否齊全的同時，應注意投標單位不足三家開標的，是否有上級批準文件，評委簽到表不能用會議簽到表代替，評委意見及打分表是否齊全等。

　　3.中標通知書和合同

　　《中華人民共和國招標投標法實施條例》第四十五條、第四十六條規定，中標人確定后，招標人應當向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。檔案人員在接收此類文件時，一定要注意檢查中標單位與簽訂合同單位是否一致，中標價與合同價是否有差異，合同內容與招標文件是否一致，同一事項是否重復簽訂，合同簽訂時間是否在規定的時間內進行，簽署人是否有法人代表授權等。

　　4.二次招標文件和未中標投標文件

　　因種種原因，有些項目第一次招標失敗，會啟動第二次招投標，對于重新組織招標或評標的項目，還應注意收集重新組織招標或評標的文件材料，以及情況說明、相關管理機關做出重新組織招標或評標的決定書及采取的相應措施等。未中標的投標文件材料也要注意收集歸檔，保存期在5年以上。招標文件材料詳細準確地記錄了建設項目招投標活動的每一個環節和程序，這就要求項目管理人員要做好原始文件材料的形成、積累工作，檔案管理人員應該學習招投標管理的相關知識，提高自身業務素質和實際操作技能，變被動為主動，使項目檔案更加完整、準確、系統，使項目檔案管理更好地服務于項目建設，服務于單位的能力建設。