近年來，隨著電子信息技術發展，辦公自動化、標準化、網絡化逐漸完善�，F代計算機技術和通信技術在辦公室日常工作中的廣泛應用, 從根本上改變了傳統的辦公方式, 實現了辦公自動化,但是同時對機構內部的檔案管理產生了巨大的沖擊，本文這篇檔案管理論文就電子檔案管理與傳統檔案管理進行比較。

　　摘要：電子檔案的管理是信息化社會的客觀需要和檔案專業融入現代社會的必然選擇。通過比較，發現，兩者在這些方面各有利弊，電子檔案并未完全具備傳統檔案的功能，也不能完全代替傳統檔案，二者具有共存性。

　　關鍵詞：電子檔案,檔案管理論文

　　針對電子檔案不同于紙質檔案的特點以及電子檔案管理中存在的問題, 檔案管理人員除不斷提高政治素質、專業素質之外,還應熟練掌握新技術和電子檔案管理軟件的使用技巧, 樹立全面質量管理意識,在檔案鑒定、分類整理、歸檔、保管和利用等方面提高管理水平。

　　1 電子檔案

　　電子檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

　　電子檔案有別于傳統的檔案檔案，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。與紙質檔案比較，電子檔案有以下幾個特點：

　　a.電子檔案不再是直觀的紙質檔案，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;

　　b.電子檔案可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;

　　c.電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;

　　d.電子檔案的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

　　2 電子檔案與紙質檔案共性

　　電子檔案與紙質檔案間存在共性。檔案信息的記錄載體變遷的影響,即第一,電子檔案依然是實體檔案;第二,電子檔案依然具有原生性;第三,電子檔案依然具有相同的價值形態及其變化規律;第四,電子檔案的信息與載體依然是不可分離的;第五,電子檔案已然完全由現行電子文件轉化而來;第六,電子檔案依然是真實的歷史記錄。紙質檔案與電子檔案在管理上有共性,也有差異。有共性是因為電子檔案也是檔案, 具有檔案的一般特性和性能, 有差異是因為電子檔案畢竟不是紙質檔案,他有自己的特點,電子檔案的特性是:數字化的信息形態、對設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復雜性,電子檔案長期保存的困難性,電子文件、電子檔案在管理和開發利用中的嚴重不安全性, 創建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術、標準的復雜性。

　　3 電子檔案與傳統檔案的區別

　　3.1 電子檔案的歸檔方式與傳統檔案不同。電子檔案由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別檔案原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子檔案的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子檔案的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子檔案在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證檔案在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子檔案的原始性、真實性和準確性，保證電子檔案的法律憑證地位。

　　3.2 電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

　　3.3 機讀檔案的管理與傳統檔案管理方法的不同。從計算機進入辦公室以來，機讀檔案隨之大量出現。機讀檔案與其它傳統檔案的形成，保管介質不同，帶來了管理方式的不同。機讀檔案按記錄的保管介質劃分，可分為磁盤，磁帶、光盤檔案等，按機讀檔案類型可分為計算機設備管理程序檔案;通用系統程序檔案;應用系統程序設計成果檔案;應用系統數據檔案;文本材料檔案等。機讀檔案的介質和種類決定了其管理的特殊性，機讀檔案的收集為磁盤拷貝，歸檔整理工作根據機讀檔案的特點進行。保管工作由于其介質的特殊性，對檔案要求條件更高，利用方式有別于傳統單一的利用方式�？傊�，辦公自動化給機讀檔案創造了生成環境和利用條件，但同時，新的載體介質對傳統檔案在收集、整理、保管、利用等環節的管理方式、傳統理論等方面造成了沖擊與變革，而這一變革的根源來自于電子信息時代載體介質的變化。

　　3.4 電子檔案在保管方式上和傳統檔案有差異。電子檔案載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子檔案的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子檔案后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和檔案形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子檔案后對檔案進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子檔案檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

　　目前辦公室使用復印機多為靜電復印機，是利用光敏性和帶靜電電荷墨粉來完成復印。復印機字跡的耐久性與許多因素有關，如墨粉的成份、性質，顯影方式、定影方式、樹脂性能，操作人員水平等。實踐證明，復印機顯影的方式、墨粉的種類、定影的方式、樹脂的成份、操作時的電壓、操作間的環境濕度都將影響復印機的復印效果及字跡的耐久性，只有對這部分環節進行最佳選擇，才能提高復印件字跡的耐久性。

　　3.5 電子檔案的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子檔案的特殊性，可以達到檔案一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到檔案同時，可以馬上給每份檔案編制一個唯一的檔案號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關檔案號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出檔案分類號或主題詞，即可以找出相應的檔案和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

　　3.6 電子檔案查詢利用方式和傳統檔案不同，只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子檔案中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子檔案中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

　　4 結論

　　在科學技術發展的今天，目前甚至以后今后相當一段時間內，不可以拋開傳統檔案而以電子檔案取而代之，傳統檔案在社會上仍將保持其重要地位。盡管電子檔案在服務手段、服務質量及提供信息的深度等方面比傳統檔案有著巨大優勢，但電子檔案并完全具備傳統檔案的功能，也不能代替傳統檔案，電子檔案與傳統檔案具有共生性。傳統檔案與電子檔案并存將成為檔案發展的方向。只有極盡全力地發揮、伸展二者的優勢，揚長避短，相互依存，相互補充，才能更好地發揮檔案的文化傳播功能，進一步拓展檔案的教育功能和服務功能，才能有利于現代技術設備的應用，有利于提高檔案工作的質量和效率，有利于節省人力、物力、財力的支出。而現階段我們的任務，應是致力于電子檔案與傳統檔案的共同發展。

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