摘要：當前單位人事檔案管理工作中存在收集不完整、管理不規范、整理不科學、信息資源開發不及時等問題，積極利用領導重視，提高人員素質、改進管理手段，使人事檔案信息資源得到充分利用。
　　主題詞：人事檔案;管理;思考
　　
　　人事檔案是指國家機構、社會組織在人事活動中開成的，是記述和反映人員經歷、德才水平和工作表現的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄。而單位人事檔案，則是我們黨選人用人和正確使用人的重要依據。它在加強領導班子和干部隊伍建設、培養造就大批德才兼備的社會主義現代化人才中起著重要作用。
　　一、當前單位人事檔案管理存在問題
　　（一）管理方式和方法落后。單位人事檔案管理工作一直沿用手工操作。著重點還仍放在抓收集、整理等基礎工作上，對檔案管理工作的現代化手段很少涉及。即使檔案室配備有計算機，也只是用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性差。
　　（二）人事檔案管理工作者專業素質不高。從業人員的文化素質不高和工作能力不強是檔案隊伍長期存在的弱項，人員調動頻繁，兼職人員過多，業務培訓工作跟不上。人事檔案管理工作者缺乏必要的專業業務知識，使檔案隊伍目前尚不能適應信息時代的需要。單位人事檔案管理應適應現代化、科學化、規范化的要求，應采用新方法、新技術、新設備，對人事檔案進行科學管理。同時還應注意人事檔案信息資源的開發。
　　（三）檔案資料缺失。檔案內容陳舊、單一。單位組織上在選人、用人、提拔人時，從干部人事檔案中只能得到一些基本信息，如年齡、主要經歷、入黨入團、學歷、工資調整等情況。在動態管理方面，缺少相關信息資料。如干部繼續教育、創造性工作取得的業績、干部個人收入申報、信用檔案、社會保障檔案、涉及領導干部個人重大經濟問題審計等重大事項報告的材料尚顯不足。
　　二、人事檔案管理問題存在的原因：
　　（一）單位領導重視不夠，忙中心工作多，不能很好地聽取匯報、研究解決人事檔案管理工作的問題和困難。
　　（二）財政緊張，供管理檔案的經費不足。由于各基層財政收入緊張，收集、整理、管理干部檔案要耗費的大量人力、物力和財力很難得到保障，先進的設施和檔案管理實用型人才跟不上發展需要。
　　（三）各項制度落實不到位。一些單位不能及時把檔案材料報送主管單位，不服從人事檔案管理工作的大局。
　　三、單位人事檔案管理必須服務人事管理
　　（一）領導重視并大力支持人事檔案管理工作
　　檔案部門是社會發展不可或缺的領域，但檔案部門僅靠自身力量是很難做好的。檔案管理人員要主動向主管領導和組織上匯報工作，說明上級部門對人事檔案管理的政策要求，擺出工作中的困難和差距，使此項工作在領導心目中有位置。只有加強領導，使檔案機構健全，才能加大人力、財力、物力的投入。各單位要定期召開會議和聽取匯報，研究對策，切實加強對檔案工作的領導，這是做好檔案工作的基本保障。
　　（二）人事檔案應完整、真實
　　人事檔案是反映一個人的全面情況的資料，也就是一個人物的全貌，這就要求單位人事檔案內容要保持完整。一份符合要求的人事檔案，應該具備真實性和完整性。它的內容構成可劃分為十類：分別為履歷類；自傳材料類；鑒定、考核、考察材料；學歷和評聘專業技術職務材料；政治歷史情況的審查材料；參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；獎勵材料；處分材料；錄用、任免、聘用、轉業、工資待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；其他可供組織參考的材料。這些材料都是在單位組織人事工作及平常工作中形成的，記載干部個人有關真實情況，并已處理完畢，手續齊全，符合歸檔要求，具有保存價值的正式文件材料[1]。
　　人事檔案是動態結構，不是一成不變的。如一些大學生在不同的崗位上從事著社會實踐，各方面的情況將隨時間推移發生變化。工作幾年后，將由見習、科員到科級干部或由見習、助理講師到講師，其職務、職稱在不斷變化。檔案也必應隨著情況的變化而增加新的內容。人事檔案的建立，并不意味著內容終止和完結，而是內容不斷增長的起點和開端。人事檔案隨著人生經歷增多而逐漸加厚，內容也隨著本人的閱歷增加而不斷豐富。
　　由于人事檔案管理中會同時存在不完善、不確定的現象，于是就產生了干部人事檔案信息內容更正的可行性。人事檔案信息內容的更正應以個人信息為對象，兼顧社會組織或團體對個人的相關評價信息。這些信息都有可能隨著時間推移而不斷發生變化，對其進行更正不僅符合人事檔案現實性、真實性和動態性的特點而且也要保持人事檔案作為歷史記錄的優化狀態。個人信息如家庭狀況、學歷、年齡、參加工作時間、健康狀況、婚姻狀況等，本人在請求人事或干部管理部門作出變更或補充時，應對更正與更新的信息內容的真實性進行認證。對有關個人的評價信息，有關主體（組織部、紀檢、監察部門）也負有對所提供的評價材料進行認證。只有經過主管部門的認定，才能保證個人檔案材料的真實可靠。
　　單位人事檔案信息內容的準確性、真實性、材料收集的齊備完整等需要本人積極配合，任何人均有義務為干部檔案的科學管理提供真實的依據。
　　（三）認真做好人事檔案材料的收集管理
　　為保證人事檔案部門能及時地源源不斷地從形成單位獲取人事檔案材料，必須從移交、聯系、索要、檢查核對、登記這幾個工作環節入手，把收集和管理工作做扎實。
　　移交工作：把反映個人主要經歷、政治思想、品德作風、業務能力與實績貢獻等結論性的材料，作為收集歸檔的范圍。各單位、部門形成的人事材料一般應在處理完畢后移交檔案部門歸檔，任何組織與個人不得以任何理由積壓，滯留應歸檔的材料。例如：通過組織、人事部門，收集到的人員的錄用、聘用、任免、鑒定、考察、考核、工資待遇等方面的材料，以及通過院、校教育培訓部門收集到的培訓材料，都應主動移交干部所在單位人事部門管理。
　　聯系和索要工作：檔案員要經常與組織、干部、人事部門保持工作聯系，確保信息反饋及時與準確。還要注意人員在跨時空、跨單位之間活動所形成的檔案材料的收集。對于未能及時遞交到檔案部門的檔案材料，要及時發函或登門索要。
　　檢查核對工作：檔案員對所管人事檔案材料做到心中有數，應確定半年或一年對所管人事檔案檢查核對一次，發現由于同名同姓或張冠李戴而錯裝錯收的材料要及時糾正，因人員工作調動，應轉出的檔案要派專人完整齊全的送往新單位。不屬于人事檔案的材料，要退回原單位。發現短缺的材料，要及時到有關部門收集。近年來，一些投機鉆營者，為轉干、調資、提拔、就業提供假文憑、假證明等虛假材料，檔案員要及時與有關部門和主管領導反映，對不準確的材料不接收，要嚴把檔案材料的真實關。
　　登記工作：為了掌握收集工作的情況，避免檔案材料遺失、散落，應做好登記工作。1、收文登記，將收集到的人事檔案材料逐份進行登記。2、送交單位填寫移交清單，作為轉出或接收的底帳，以便檢查核對。3、對借用人事檔案的人員，要進行借閱登記利用，以免丟失，做到人事檔案出入有登記。
　　（四）用制度規范干部檔案管理工作
　　人事檔案管理要按照中央組織部重新修訂的《干部檔案工作條例》和《干部管理工作細則》的要求，認真貫徹執行。在具體操作中還要制定有收集歸檔、材料鑒別和整理、保管和安全保密、利用、轉送、檢查核對等制度，并將之扎扎實實地落實到管理工作中。用制度來歸范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環節都要標準統一、行為規范、方法科學。
　　（五）加快人事檔案管理工作信息化建設
　　建立一個豐富強大的人事檔案信息通用數據庫。隨著人事制度改革的不斷深入和人事代理制的實行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉變，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事信息庫，為今后實現信息資源數字化、網絡化、信息載體多樣化、管理流程自動化、信息共享整體化打下堅實基礎[2]。
　　建立人事檔案數據庫是人事檔案信息管理的基礎工作。它的前提就是對人事檔案十大類中的內容進行整合，所以人事檔案管理人員，要對每個人形成的材料及時進行收集、鑒別、審核，利用計算機技術對一個單位人員進行系統統計和定量分析，為信息數據庫提供所需的人員基本情況。確保信息數據庫內的數據完整、全面、系統、準確、具有參考價值，保證干部檔案信息的真實性和完整性。
　　數據庫的建立要做到硬件配置統一，軟件兼容。同時在數據庫建設的基礎上，實施人事檔案的分級管理，逐級建立人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，努力做到全國人事檔案信息資源的共享，從而實現人事檔案的信息化和現代化管理。
　　四、提高干部人事檔案工作者素質
　　（一）優良的政治素質堅定的政治理想和信念是人事檔案工作者要堅持的正確的政治觀點和政治方向，堅定的原則性是人事檔案管理工作必須具備的品格，無論是干部調配、職稱評聘、考核、獎懲工作多涉及到每個人的切身利益。沒有較強的原則性，就無法做好這些工作，甚至給工作造成失誤，給國家和人民造成損失。
　　（二）優良的專業素質人事檔案管理是一門科學，對待它要有科學的態度。一要學習和掌握人才管理學、人際關系學及人事工作的政策和法規。隨著人才強國戰略的實施，公務員制度的推行，人事代理制度的發展，檔案管理工作者要把握人事檔案工作的特點和規律、實事求是地解決工作中不斷出現的新情況、新問題，不斷提高工作能力和政策理論水平。二要加強檔案專業理論學習。系統地學習檔案學概論、檔案管理學、文書學等檔案專業理論知識，學習統計學、信息科學的有關基本理論知識和技能，掌握計算機的操作、網絡的查詢技術；積極參加一些學術研究、技術交流、專家講座等活動，以豐富管理經驗，再加上崗位培訓、繼續教育的方式切實提高管理技能，最大限度地利用信息資源為人事管理工作服務。三要注重提高檔案管理者的文字能力。要具備較強的口頭語言和書面語言的表達能力，并能正確地解答有關政策和規定，還能及時準確規范一些動態的檔案信息資料收集歸檔。四要了解歷史，掌握歷史。人事檔案是人生經歷的載體，與社會歷史有一定的聯系。只有具備相關的歷史知識，才能了解人事檔案產生的條件和作用，便于正確理解檔案內容，鑒別真偽，準確判斷檔案的價值。
　　（三）高尚的職業道德廉潔自律，敬業奉獻精神，人事檔案管理工作是一項帶有“鋪路架橋”性的服務工作，在單位組織、人事工作中處于“輔助”和“服務”地位，是為黨的人事管理工作默默服務的。很難做出驚人的成績和轟動的效應，工作成績與清苦少為人知，有時得不到領導和同志們的理解。因此，檔案管理工者必須要有正確的世界觀、人生觀、價值觀，全心全意地為廣大干部服務。要守得住清貧，耐得住寂寞。
　　人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，人事檔案管理部門要充分認識和發揮人事檔案管理工作的重要作用，為客觀地評價人才、公正地使用人才、合理地挖掘人才提供第一手資料，使人事檔案資源得到充分的利用。
　　
　　參考文獻
　　[1]《關于干部人事檔案管理的思考》2007楊春
　　[2]2005.06中國檔案《人事檔案的管理及啟示》山東臨泝師范學院鄭美虹