摘要：更加符合國際慣例的工程量清單計價規范在我國頒布、實施后，本文圍繞著以電子文檔為核心的檔案信息管理，提出了完整的建設項目信息管理系統的建立與應用，并借助互聯網使其得以進一步發展。從而，為全面提升我國項目管理水平奠定堅實的基礎。
　　關鍵詞：建設項目；工程量清單；檔案；信息管理系統。
　　一、問題的提出
　　我國新近頒布、實施的《建設工程工程量清單計價規范》（GB50500-2003），將通過規范工程招標投標、合同價款的確定與調整（工程變更、索賠）、工程結算等環節，構建起符合國際慣例并更趨客觀、公正、公平、公開的競爭環境。而且，2004年1月1日起施行的《建筑安裝工程費用項目組成》（建標[2003]206號）又將對承包單位優化施工組織設計、強化自主報價能力等提出更高的要求。
　　盡管與國外工程量清單的格式略有區別，但是有關分部分項工程量清單中的項目編碼、工程數量計算，相應計價表中依據投標人資源消耗數量、價格等填制的單價，以及合同履行過程中工程變更價款的確定、索賠的計算等，更加依賴建設項目的檔案信息資料。一般來講，建設項目信息應當采用書面形式。根據合同法第十一條的規定，書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。
　　應對工程量清單計價規范的需要，我國的建設項目信息管理已經并將繼續表現出諸多的不適應。因此，隨著項目信息的大型化、形式的復雜化、管理的規范化，尤其是以綜合單價為主的工程量清單的應用，迫切需要我國加速建立與完善包括項目個體信息（建設單位信息、施工單位信息）、公共信息在內的建設項目信息管理系統。
　　二、建設單位信息子系統的建立
　　建設單位的信息一般源自建設項目本身，并包括各個階段、各種目標、各有關單位發生的信息的總體。就其階段而言，包括項目的決策、設計、招標、施工等環節；就其目標而言，包括投資控制、質量控制、進度控制、合同管理等信息；就其單位而言，包括建設單位、設計單位、監理單位等方面。
　　鑒于設計單位、監理單位均屬于為建設單位服務的工程咨詢業，故該子系統的信息收集應從建設單位的角度出發，在建設全過程展開。例如，項目決策階段的項目市場環境，資源情況，自然環境等；項目設計階段的同類項目情況，工程地質條件，周邊建筑及拆遷情況等；招標階段的設計文件，有關的規范、標準、規程，招標文件、工程量清單及合同的示范文本等；施工階段的施工準備、施工及保修等資料，尤其是工程變更與索賠的相關信息等。
　　當然，在信息收集以后，該系統還必須加強信息的加工、整理、分發、檢索和存儲等工作，努力實現建設全過程的項目信息動態管理。
　　三、施工單位信息子系統的建立
　　作為項目信息的最重要源泉之一，施工單位及項目經理部應根據項目進展，及時、準確地收集、整理、管理以下施工信息：工程概況信息；材料、設備進場記錄等施工記錄信息；隱蔽工程驗收記錄、設計變更洽商記錄等施工技術信息；材料消耗等工程協調信息；施工進度計劃等工程進度及資源計劃信息；資源的價格、實際成本等成本信息；資源的定額消耗數量等資源需要量計劃信息；工程款結算、索賠等商務信息；安全檢查、會議通知；竣工驗收信息等安全文明施工及行政管理信息。
　　一般來講，施工單位信息子系統應當作到目錄完整、層次清晰、結構嚴密、表格自動生成，進而滿足以下要求：便于信息輸入、整理、存儲與提取；能夠及時調整數據、表格與文檔；信息的種類、數量等能夠滿足項目管理的各種需要；各類信息具有良好的接口等。
　　四、項目公共信息子系統的建立
　　項目公共信息是應由政府或社會中介組織出面建立，并能夠為參建各方提供服務的社會公共資源。與我國建設單位、施工單位信息管理的有關規定已經初具規模比較，它確實顯得相對薄弱。
　　本文認為，當前迫切需要從以下幾個方面完善項目公共信息子系統，并為有關方面科學、高效、規范地進行項目管理提供較好的信息平臺：①加強信息的收集，例如，本地區的自然條件、社會條件、政策規章，有關科學技術發展及相應的鼓勵或限制措施，本地的供應商、承包商等的資信情況，有關資源的價格及價格指數等；②定期更新有關的信息數據庫，確保其準確、詳實；③及時、公開地披露有關公共信息。
　　五、建設項目信息管理系統的應用
　　建設項目信息管理系統（PMIS或PIMS）是通過收集、存儲及分析項目相關信息，輔助管理人員通過人、材、物、資金等資源管理，實現項目目標規劃與控制的人-機系統。其作用在于：集中存儲、管理與項目有關的信息，并隨時進行查詢、更新；準確、及時地完成多階段網絡分析、工期成本優化等信息的處理；便捷地生成有關表格、文檔，提供高質量的決策信息支持。
　　開發、應用建設項目信息管理系統時，可以結合項目實際、企業的綜合能力及其人員構成、資金、有關經驗等，從以下模式中加以選擇：第一，購買比較成熟的商業軟件，并進行二次開發；第二，根據項目實際，自行開發專有軟件系統；第三，購買商業軟件與自行開發相結合，例如，通過開發集成化的通信環境，將多個通用的商品化軟件加以集成。
　　當然，無論具體采用何種模式，先進適用的管理軟件、性能可靠的計算機硬件平臺、科學合理的系統組織體系是建設項目信息管理系統得以成功實施的基礎和保障。就我國現狀而言，首先應加強與信息系統運行相適應的組織機構、工作流程以及項目信息管理制度的建設。例如，建立統一的項目信息編碼體系，規范信息的輸入/輸出格式，注重集成數據的收集、傳遞，完善數據保護制度等。同時，強化項目領導者、系統開發以及使用人員的培訓環節，提高有關人員加強信息管理工作的主動性和創造性。
　　六、發展基于互聯網的建設項目信息管理系統
　　建設項目管理始終處于一個不斷變化的動態過程，面臨著諸多不確定因素，并產生大量的信息。以計算機網絡為代表的現代信息和通訊技術（IT技術）所具有的強大功能，可以為其實現各種信息的傳遞、管理提供巨大的潛力。國外的一項研究表明（參見圖1），未來10年借助電子文檔交換信息，增加參建各方的溝通，將越發受到人們的重視。
　　隨著工程量清單計價規范的應用和IT技術的普及，未來項目建設過程中產生的大量基于紙張的信息文檔將被電子文檔所替代，有關方面的信息交換將逐步向基于現代信息網絡的電子郵件及其他合適的網絡通信技術轉移。利用IT技術不僅可以自動捕獲、保存、檢索數據，而且可以借助有效的信息處理方法將數據轉化成信息，并通過功能強大的網絡通信技術加以傳播。例如，利用數字照相機、數字錄像機等數字化設備，將施工現場的影像資料數據化；利用信息管理、信息處理技術可以輔助項目的計劃與控制；利用信息溝通技術實現項目的組織與協調等。
　　本文認為，發展基于互聯網的建設項目信息管理系統，未來應具備通知與桌面管理、日歷和任務管理、文檔管理、項目通信與協同工作、工作流管理、網站管理與報告等基本功能。而且，在適當的時候，還應逐步附加多媒體的信息交互、在線項目管理、集成若干電子商務等拓展功能。進而為我國的建設項目管理實現規范、高效、可持續發展奠定堅實的基礎。
　　
　　主要參考文獻
　　[1]建設工程項目管理規范（GB/T50326-2001），中國建筑工業出版社，2002；
　　[2]中國建設監理協會，建設工程信息管理，中國建筑工業出版社，2002；
　　[3]中國建設監理協會，建設工程監理相關法規文件匯編，中國建筑工業出版社，2003。