水利科技檔案的收集工作是水利檔案工作的基礎和起點，檔案收集只有完整、準確、系統，才能全面反映本單位水利工作的歷史原貌，為今后水利管理、決策和參考利用提供歷史積累資料和現實積累數據。本文從增強歸檔意識、依托制度、拓寬檔案收集渠道、嚴把歸檔材料接收關、做好檔案信息化建設、提高檔案人員綜合素質等六個方面，談談如何做好水利科技檔案的收集工作。

　　《水利信息化》水利工程師論文發表期刊，經主管單位中華人民共和國水利部和新聞出版總署的批準，自2010年4月起《水利水文自動化》更名為《水利信息化》，指導單位為水利部信息化工作領導小組辦公室，主辦單位為水利部南京水利水文自動化研究所。

　　水利科技檔案是指在水利科技活動過程中形成的，具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，它全面、真實地反映了水利科學技術研究、勘測與規劃設計、基礎數據觀測與分析、項目建設與運行維護、設備儀器制造等水利科技活動的過程與結果，是一項重要的信息資源和知識寶庫。要做好水利科技檔案工作，收集工作是起點和基礎，只有收集完整、準確、系統，才能全面反映本單位水利工作的歷史原貌，為今后水利管理、決策和參考利用提供歷史積累資料和現實積累數據。本人結合多年的檔案工作經驗，談談如何做好水利科技檔案的收集工作。

　　一、加強宣傳，深化認識，增強檔案歸檔意識

　　水利科技材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要生產設計人員的理解、支持和配合。長期以來，由于有些生產設計人員對歸檔工作不夠重視，導致檔案收集不完整。有的認為技術成果是自己辛勤勞動的果實，形成的技術文件材料屬于自己，留在手中理所當然;有的認為將技術材料交到檔案部門后，今后查找麻煩，利用很不方便;有的對檔案部門的功能和職責不了解，擔心將技術材料交給檔案部門后，有些關鍵性的計算數據、技術訣竅、技術秘密一旦泄露出去，將造成很大的經濟損失，因而將關鍵性技術材料留在手中，只交一般性的材料;還有的設計人員在平時的設計工作中，不重視基礎材料的積累和保存，使得一些原始的、有價值的材料散失，特別是在工程周期長、涉及專業和人員多、范圍廣的情況下，這種現象更加嚴重。為此，檔案部門有責任有義務進行檔案法規的宣傳和對檔案知識的培訓，增強全體員工的檔案意識。按照《中華人民共和國檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”應該讓生產設計人員深刻認識到：歸檔是每個設計人員應盡的責任和義務，不得將應歸檔的材料據為己有。同時，檔案部門還應把檔案宣傳工作納入目標管理，更新觀念，強化意識，用現代水利思想、現代管理思想武裝水利科技檔案工作，大力宣傳水利科技檔案工作的重要性，形成領導重視、大家關心、人人參與的良好氛圍，從而增強全體員工的歸檔意識。

　　二、依托制度，使檔案收集工作日常化，制度化

　　再好的措施如果沒有配套的制度做保證，也很難取得最佳效果，檔案的收集工作也是這樣，如果沒有一定的行政和經濟手段做保證，也難以付諸實踐。首先，檔案工作要實行與科研、設計、勘察等工作的“四同步”管理，即在下達項目計劃或簽訂項目合同、協議時，應同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進度時，應同時檢查項目相關文件材料的收集、整理情況;在進行項目鑒定(驗收)時，應先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關項目時，應有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料。其次，要把項目文件材料管理納入項目管理工作程序，列入有關部門及人員的職責范圍，要明確從公司分管領導到各職能處室，從項目經理到設計人員，從總監到監理工程師，從專職檔案員到兼職檔案員等有關人員應負的責任，確保水利科技檔案收集工作落到實處。第三，要根據單位實際，制定切實可行的科技檔案管理制度及歸檔范圍，確保科技檔案收集完整、準確、系統。第四，要完善收集工作的日常積累、檢查考核，制訂出相應的考核細則，對各部門、各崗位的檔案收集情況進行定期檢查，并使檢查結果直接與經濟責任或獎金掛鉤。我公司在水利部《水利科學技術檔案管理規定》出臺后，結合公司實際，重新修訂了科技檔案管理制度，進一步明確了各部門及各崗位的職責;并在廣泛征求顧問總工和設計人員的基礎上，重新修訂了科技檔案歸檔范圍，對工程項目各個設計階段、各個專業必須歸檔的文件材料，特別是計算書等重要材料，都做詳細羅列。檔案人員通過對照這份文件，可以比較準確地判斷歸檔材料的完整情況。此外，我公司還實行歸檔保證金制度，對不按規定要求歸檔的部門和個人用經濟手段給予懲罰，確保檔案收集工作有了制度依托，從而使檔案收集工作日常化、制度化。

　　三、改變觀念，拓寬檔案收集渠道

　　傳統意義上的檔案收集，具有臨時性和相對滯后的特點，生產部門和檔案部門各自為政，檔案部門被動等待，生產部門敷衍交差，造成檔案資料積累殘缺不全，這樣既給檔案的整理歸檔帶來困難，也使形成的檔案利用價值不高。水利工程周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣，內容繁雜，涉及專業和人員多，稍有疏忽，就可能遺漏。而有些小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。這就要求檔案部門要改變觀念，變被動收集為主動收集，并根據水利工程和檔案材料的特點，拓寬檔案收集渠道。1、對于工程周期短或一些零星項目，可采取集中收集，檔案部門平時要加強指導和督促這些技術部門有針對性地收集檔案資料，待工程完工后，一并歸檔到檔案部門;2、對于周期長的工程，可采取分階段收集，檔案部門要加強與項目管理部門和設總的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失;3、對于一些臨時機構，如公司派出的設代處和監理處等，可采取追蹤收集，檔案部門定期派出檔案人員到建設工地，指導設計代表或監理代表積累、整理在現場形成的文件材料，將有保存價值的文件材料及時收集歸檔;4、對于上級機關對水利水電建設有關的決議、決定、規定、批示、指示和頒發的條例、法規、規程、規范文件，工程技術文件的審查意見和重大技術問題的請示、批復等來往文件，檔案部門要定期督促文書部門和項目經理歸檔。

　　四、嚴把歸檔材料的接收關，確保科技檔案的質量

　　水利科技檔案收集工作的要求是：歸檔材料要真實、完整、準確、系統、及時，載體質地優良，字跡圖像清晰。但是，當前科技檔案收集工作離上述要求還相差較遠，主要表現在以下幾個方面：1、一般性材料多，關鍵性材料少。有的設計人員出于保守，不愿將諸如計算數據、技術訣竅、技術秘密等關鍵性材料歸檔，只交一般性的材料，致使檔案“含金量”不高。2、重成果性材料，輕過程性材料，原始性材料歸檔較少。在科技檔案材料歸檔過程中，成果性、總結性、鑒定性材料較多，而在生產過程中形成的各種載體的原始記錄、計算數據、設計文件等重要的原始性材料較少。3、紙質材料多，其它載體的材料少。4、歸檔材料不規范，出現簽發不齊全、漏頁及裝訂不合格等質量問題。為此，檔案人員要加強對歸檔材料的把關，針對上述收集工作中出現的幾個問題，重點審核，發現問題及時與設計人員溝通，要求補齊或整改。同時，檔案人員要掌握工程每一階段會形成哪些檔案資料，做到心中有數。對于水利工程設計單位來說，計算書的完整歸檔很重要，因為它翔實地記錄了工程的全部生產經營情況,不僅是檢查、評價、分析工程質量的“第一手”資料，也是落實工程質責任終身制的重要依據。檔案人員要加強這些關鍵性材料的收集。在收集計算書時,除了收集紙質及光盤等其他不同載體,還要針對通用軟件產生的電子文件,同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。確保歸檔材料的完整、準確、系統，從而提高科技檔案的質量。

　　五、做好檔案信息化建設，促進生產設計人員的歸檔熱情

　　水利工程檔案的形成是生產技術人員的勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。檔案部門如果能將檔案資料信息及時提供給生產設計人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更加積極主動地配合檔案部門做好歸檔工作。我公司自2007年引進檔案管理軟件，在檔案人員的努力下，如今檔案數據庫建設已初具規模。所有庫存檔案的目錄均已錄入數據庫;新歸檔報告文稿在出版后整理掛接上系統，設置閱覽權限;對設有條形碼的歸檔圖紙，通過圖檔管理軟件掛接上系統;對于原來沒有電子檔案的資料，遴選一些重點項目，經評估后，認為有必要的，進行了電子化轉化工作;檔案部門收集的《期刊資料》、《技術標準全文》和《常用工具書》等電子資料也掛接上系統，實現了全文瀏覽和下載。如今，公司員工只要登陸OA，即可以通過查詢系統，對公司各類檔案、報告、圖紙、參考資料等信息的條目數據進行查詢，需要瀏覽全文的，填寫《檔案電子版本使用申請表》，經公司領導批準后，開放瀏覽權限。信息化的建設，讓公司員工實現了資源共享，讓他們體驗到檔案信息的方便快捷，從而也促進了檔案的收集工作。

　　六、提高檔案人員綜合素質，進一步做好檔案收集工作

　　水利科技檔案具有“一次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關的一些專業類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。檔案人員要加強水利相關專業的學習，對工程項目各個設計階段、各個專業必須歸檔的文件材料，要做到心中有數。同時，檔案人員還需加強計算機方面的學習，運用現代化的管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源。從而進一步做好水利科技檔案的收集工作。

　　七、結語

　　水利科技檔案的收集是一個系統工程，無論哪個環節出現了疏忽，都會給今后檔案保管、鑒定、統計、利用和編研等各項工作造成困難。檔案部門和生產設計人員要充分發揮主觀能動性，用科學的發展觀和創新精神，及時靈活地收集水利設計過程中所產生的文件材料，方能獲得水利科技檔案收集的最佳途徑，使水利科技檔案得到完整、準確、系統地歸檔，更好地為企業經營生產服務。