協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式[1]。協(xié)同辦公系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域[2]。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制[3]。在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力[4]，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的[5]。

　　1水利水電行業(yè)數(shù)字化生產(chǎn)的背景與現(xiàn)狀

　　20世紀后期，隨著計算機技術發(fā)展，AutoCad等工業(yè)制圖工具慢慢走入工程師們的視野，從用筆尺手工做圖的設計年代，進入到使用電腦制圖的計算機時代，完成了一次產(chǎn)業(yè)的升級革命。工程師們通過電腦制圖，打印出透明圖成果，校審核對手工簽名并將圖紙歸檔。21世紀初期，隨著數(shù)據(jù)庫技術的發(fā)展，紙質圖紙的歸檔實現(xiàn)了電子化，工程師們將完成審核簽名出圖交付后的紙質圖紙掃描形成電子化掃描副件，再由檔案人員通過錄入對應相應的項目信息，將電子件依次歸檔到電子檔案系統(tǒng)中，大大節(jié)省了檔案物理保存的空間并確保文件更安全完整的保留。而在今天，數(shù)字化可以介入到生產(chǎn)的全過程，實現(xiàn)設計成果從生產(chǎn)到歸檔的全面無紙化:數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化簽名、數(shù)字化項目信息和數(shù)字化歸檔。

　　2協(xié)同系統(tǒng)的特點與優(yōu)勢

　　協(xié)同系統(tǒng)顧名思義，是協(xié)同生產(chǎn)工作系統(tǒng)。以廣東省水利電力勘測設計公司的生產(chǎn)過程為例，之前的工作方式是每個人獨自在自己的電腦上操作一個設計文件，并且保存在各自的電腦中，完成后通過通信工具或者郵件發(fā)送給下一個任務人。最后整理項目成果文檔時，需要項目經(jīng)理從各個工程師的手里收集這些成果資料整理，并交由檔案人員歸檔，檔案人員需要為這些文檔手動錄入圖號檔號設計校審人員等信息，保存于檔案系統(tǒng)對應的位置。這種流程在反復修改和發(fā)送的過程中，互相操作的版本容易混亂，數(shù)字簽名信息容易丟失，項目負責人忙于整理成果文檔，檔案人員需要手工導入檔案系統(tǒng)，容易產(chǎn)生錯誤點。協(xié)同系統(tǒng)可以完美解決這些問題，協(xié)同系統(tǒng)的本質是參與項目的所有工程師協(xié)同操作存于服務器上的一個文檔、文檔附加屬性和文檔流轉記錄的過程，這樣就從根本上解決了互相傳輸各自操作導致的文檔不一致問題。同時協(xié)同系統(tǒng)通過組建協(xié)同項目成果，實現(xiàn)在生產(chǎn)過程中自然而然生成成果目錄，不需要項目負責人額外再去整理，同時形成一套固定的成果標準，統(tǒng)一項目成果的格式。協(xié)同系統(tǒng)可以記錄每個文檔的遷入遷出修改導出記錄，也可以對版本進行控制，可以實現(xiàn)流程操作，進行三級校審，并且實現(xiàn)在系統(tǒng)內進行含有ca認證的數(shù)字簽名。文檔的流程過程、傳遞過程與修改過程均以日志形式記錄，并可追溯所有的過程記錄。同時，協(xié)同系統(tǒng)通過對文檔附加屬性，實現(xiàn)文檔屬性信息綁定文檔，通過與檔案系統(tǒng)接口對接的開發(fā)，可以實現(xiàn)根據(jù)文檔的附件屬性自動歸檔，節(jié)省了檔案人員的歸檔工作并完全避免了人工操作產(chǎn)生的錯誤點。協(xié)同系統(tǒng)擁有強大的安全管理機制，通過權限與安全機制，協(xié)同系統(tǒng)可以將項目從部門、專業(yè)等角度多維度的分解項目，項目負責人、專業(yè)負責人與設計人員擁有各自的工作空間，實現(xiàn)權限管理，提高文件管理的安全性。

　　3協(xié)同系統(tǒng)的實現(xiàn)與應用

　　協(xié)同系統(tǒng)的實現(xiàn)需要滿足標準性、完整性、一致性與安全性4個特性。

　　3.1標準性

　　協(xié)同系統(tǒng)可以使生產(chǎn)過程與成果輸出實現(xiàn)標準化管理。標準性可以分為2個層次:項目層次和文檔層次。項目層次的標準性體現(xiàn)在項目文檔管理需要按固定的設計結構展開，包含項目過程的生產(chǎn)資料、會議紀要、設計變更、管理制度和歸檔成果的階段分級、成果類型、專業(yè)分級等內容。文檔層次的標準性體現(xiàn)在每個設計文檔需附加固定標準的屬性值，包含以固定規(guī)則命名的圖號、所屬工程項目及項目號、階段、專業(yè)、設計校審審查人員、生成日期等核心信息。其中，題目和圖號為設計人員賦予，其他屬性值由電子簽名、文件結構位置等信息自動填充。為實現(xiàn)上述2個標準性，協(xié)同系統(tǒng)需要定義項目模板與成果文檔模板，如圖1—2所示。2個模板在創(chuàng)建項目過程中使用，將管理標準固化為生產(chǎn)工具。項目在協(xié)同系統(tǒng)創(chuàng)建時套用項目模板，并根據(jù)該項目的生產(chǎn)策劃配置成果目錄結構。在對應的成果目錄結構內創(chuàng)建或者導入的文檔，自動套用成果文檔模板添加文檔屬性，并自動捕獲文檔的相關屬性值。

　　3.2完整性

　　協(xié)同系統(tǒng)可以保證成果的完整性，包括成果的結構完整性與文檔完整性。成果結構的完整性體現(xiàn)于通過標準結構的建立，在項目建立階段對涉及的各個項目階段、報告類型、專業(yè)層級進行策劃，最終形成的成果文檔需要滿足策劃的每個成果目錄所包含的內容完整，如圖3所示。文檔完整性體現(xiàn)在每一個歸檔的成果文件必須滿足三級校審的數(shù)字簽名等內容完整。具體的實施行為為在協(xié)同系統(tǒng)內上傳檔案系統(tǒng)的過程中對成果進行數(shù)字簽名、必要文檔屬性的完整性檢測，對不符合完整性要求的文檔進行提示，阻止上傳入預歸檔庫。

　　3.3一致性

　　協(xié)同系統(tǒng)通過實現(xiàn)異地數(shù)據(jù)同步，通過遷入遷出的概念，保證同一時間、同一文件只有一個用戶操作文檔，并實時顯示出文檔的設計狀態(tài)。這樣在提供遠程異地協(xié)作處理設計功能的前提下，確保了數(shù)據(jù)的一致性。通過協(xié)同操作同一套文檔的方式，可以有效地解決工程師們在獨立環(huán)境中設計生產(chǎn)所產(chǎn)生的信息孤島問題，將分散的設計生產(chǎn)工作，改變?yōu)樵谕�一個數(shù)據(jù)中臺協(xié)同辦公的模式。協(xié)同系統(tǒng)提供每份文檔從創(chuàng)建到歸檔全過程的處理日志、流程日志，文檔的唯一性與有效性可追溯。

　　3.4安全性

　　協(xié)同系統(tǒng)具有完善的安全機制，不僅能對單個文檔、用戶的訪問進行授權，還可以對相關文件夾的各類權限進行管理，對流程管控、數(shù)字簽名權限與歸檔入庫的權限均可進行配置。項目目錄建成后，項目負責人通過協(xié)同系統(tǒng)的權限配置功能，對項目組人員進行權限配置，如圖4所示。項目層級包括公司領導、總工的總覽權限，檔案人員的介入權限，成果層級包括具體配置每個階段、圖紙類型的專業(yè)文件夾的專業(yè)負責人，專業(yè)負責人再為三級專業(yè)的每個成果文件夾配置設計人員，具體到每一位設計人員的新建、查看、修改、刪除、導入導出等具體權限。通過權限的配置，從職能維度和專業(yè)維度將項目隔離，項目負責人和公司領導可以對項目進行整體控制，檔案人員可以提前介入項目歸檔過程，而各個專業(yè)的專業(yè)負責人和設計人員只能對本專業(yè)的文件夾進行權限內的操作，確保了文件管理的安全性。

　　3.5協(xié)同系統(tǒng)的其它特性

　　協(xié)同系統(tǒng)整合了生產(chǎn)過程的流程與工具，將審批流程、三級校審流程、會議紀要與收發(fā)落實等流程，及公司認證的數(shù)字簽名系統(tǒng)整合進協(xié)同系統(tǒng)中，同時系統(tǒng)還具有消息系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)生產(chǎn)全流程在協(xié)同系統(tǒng)中的閉環(huán)。系統(tǒng)提供個人的自定義工作臺，每個用戶可根據(jù)個人的工作習慣與重點處理項目，將常用的項目、項目目錄整合進個人工作臺中，提高生產(chǎn)效率。系統(tǒng)具備全文檢索功能。該功能不僅僅是搜索項目和文件題名，而是將項目與文檔附加屬性甚至doc、pdf、dwg與dng等指定格式的文件內容加以識別實現(xiàn)全文檢索，提高了文檔的可查性、可用性。系統(tǒng)提供知識管理模塊，將項目經(jīng)驗總結成為組織過程資產(chǎn)。協(xié)同系統(tǒng)整合歸檔插件，項目負責人和專業(yè)負責人可直接在協(xié)同系統(tǒng)上進行歸檔，插件提供檢查與核驗功能，確保歸檔文件的完整性。

　　4結語

　　協(xié)同系統(tǒng)是一個工程設計項目全階段的生產(chǎn)工具，整合了立項、生產(chǎn)、記錄、簽名、整合、歸檔的全部生產(chǎn)步驟，可以確保分散的工作資料集中管理，設計人員協(xié)同生產(chǎn)，保證了標準性、完整性、一致性與安全性，可以大幅提高生產(chǎn)效率，減少錯誤點的發(fā)生，控制成果質量，完善管理模式。目前我公司全面推行協(xié)同系統(tǒng)在工程中的應用，提高了企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)帶來更大的效益。

　　參考文獻

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　　《協(xié)同系統(tǒng)在水利水電工程設計中的應用》來源：《水利規(guī)劃與設計》，作者:薛瑋翔