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　　摘要：建設工程監理文件的齊全、完整、準確是反映建設工程質量、進度、投資控制的重要憑據。

　　關鍵詞：建設工程,監理,文件,歸檔

　　建設工程監理是指具監理單位受項目法人的委托，依據國家有關工程項目建設文件、有關工程建設的法律法規和工程建設監理合同及其它工程建設合同，對工程建設實施的專業化監督管理。建設工程監理可以使建設工程活動的全過程監理，也可以是建設工程項目某一實施階段的監理，如設計階段監理、施工階段監理等。針對我國目前監理管理現狀，目前應用最多的是施工階段監理。而工程監理文件則是工程監理工作從準備、實施到完成的全過程所形成的產生的進度，質量檢測、評估、投資控制及合同管理信息等各種原始記錄，它是工程質量監督和管理的原始性依據，具有極其重要的查考憑證作用。

　　一、建設工程監理文件的作用

　　建設工程監理文件的管理，是指監理工程師受建設單位委托，在進行建設工程監理工作期間，對建設工程實施過程中形成的與監理相關的文件進行收集、整理、分類、組卷、歸檔和提供利用等一系列工作。建設工程監理文件管理的對象是監理文件，它們是工程建設監理信息的主要載體之一；工程監理在造價、質量和進度控制過程中，產生大量監理通知單、來往函件，工程月付款報審表、工程計量單、開工報審表、監理工作聯系單、例會紀要、竣工結算審核意見書等常規文件，也產生工程事故處理意見書、專題會議紀要、工程暫停、復工令等因解決施工過程發現的非預見性的問題而形成重要文件；這些監理文件與工程資料一起構成了工程管理的全貌，缺一不可；監理文件的齊全、完整、準確，反映了工程管理的全貌和真實的過程。。

　　（2）齊全完整的監理文件具有重要的憑證作用。

　　建設工程監理文件全面、真實的記錄了工程監理工作的全過程、并客觀地反映了工程管理的現狀，因而工程監理資料在日后的調查取證中有著不可取代的作用。

　　2012年8月24日5時30分，哈爾濱陽明灘大橋（引橋處）發生坍塌，有4輛大貨車墜入橋下，造成3人死亡、5人受傷。國家安監總局組織7名國家級專家成立事故鑒定組，對建設工期僅為18個月的我國長江以北地區最長的超大型跨江橋進行現場查勘、取證，對竣工檔案、監理文件進行封存，對關鍵數據核算，初步判斷，超載是橋塌的主要原因和最直接原因。由此可見建設工程監理文件在調查取證中有著何等重要的作用

　　（2）監理文件與工程施工過程形成的施工技術文件具有交叉印證的作用。

　　在工程實施過程中，工程監理監督工程施工是否符合相關規定，是否按圖紙技術要求施工，是否滿足用戶需求實現設計目的，它們彼此作用、互相監督，共同記錄工程建設的全過程，所形成的施工技術文件和監理文件交叉印證工程的全過程。工程項目開工前，施工單位需要進行施工方案報審，施工進度報審，監理單位在審查合格并確認后施工單位方可進行下一步工作；施工單位形成開工報告和竣工報告均應由施工單位、建設單位、監理單位三方確認，監理工作月報和月付款報審材料中所反映的開、竣工時間應與開竣工報告一致。

　　二、工程監理資料收集歸檔工作中存在的一些問題

　　作為一名長期工作在企業檔案管理部門的工作者，在竣工文件驗收和監理文件的接收過程中，在工作期間發現近年來監理資料工作雖有較大進步，但依然存在許多亟待解決的問題：

　　1、一些常見的資料收集不齊全

　　體現日常管理的工程監理例會、監理工程師通知單與回復單、月付款報表和月工程量報表等文件，河北省建設廳頒發的《河北省建筑工程技術資料管理規程》中除工程監理例會外都有標準表格，根據監理過程形成的各種記錄表格，若不齊全則是監理單位沒有做好平時的積累。尤其是監理通知單與回復，反映了監理單位和施工單位在處理問題的態度與方法，沒有通知單則看不出事件起因和監理單的處理意見，沒有回復則看不出施工單位的做法和事件最終處理結果。存在監理單位往往只注意收集自己形成的監理工程師通知單，而不注意積累施工單位反饋的回復單，導致過程文件缺失。

　　2、簽字不全或不規范

　　為保證檔案長期有效的保存，真正起到憑證作用，項目施工過程，項目總監理工程師和專業監理工程師要在大量的文件和記錄中簽字確認，要求用碳素墨水或黑色碳素筆簽字。

　　在竣工的監理文件驗收過程中，發現很多簽字為代簽或簽認不規范。造成代簽現象的原因是：一是專業監理工程師代替總監理工程師簽字，二是總監理工程師代替專業監理師工程師簽字，更有甚者是未有監理執業資格的人來代替監理前期。第一種情況中，項目總監理工程師是由監理法定代表人書面授權全面負責委托監理合同的履行，主持項目監理機構的工作，這些職責是專業監理工程師所無法替代的，國家及河北省相關部門對監理表格中的簽字有具體規定，哪些必須總監簽字，哪些只需專業監理工程師簽認既可。哪些是需總監和專業監理工程師共同簽認的。都做了詳細規定；第二種情況中，雖然總監理工程師比專業監理工程師具有更高的權限，但是專業監理工程師是負責某一專業或方面的監理工作，比如旁站監理工程師，所以總監理工程師雖然是監理項目負責人，但其不是能精通所有專業的特殊的監理的；第三種情況的出現，嚴格說是瀆職，一旦出現責任事故，根據情節嚴重程度，不但追究被代簽人的責任，還要追究代簽人的責任。

　　3、監理工作不規范導致監理文件收集困難

　　在實際監理工作中，一個總監及其項目部經常同時負責多項委托監理合同的監理工作。在簽發各種監理文件時將所有監理合同的文件統一編大流水號，比如監理工作月報、工程例會、月付款報審表等。工程竣工后移交資料時又將這些資料分別按合同組卷歸檔，這樣就形成了同一類資料在各自合同中的編號不連續。以監理工程師通知單為例，可能造成1、3期出現在監理合同1資料中，而2、4期出現在監理合同2的資料中，給監理單位資料人員的收集整理工作帶來不便，給檔案驗收帶來不必要的誤解。

　　三、如何做好監理文件的積累、分類、整理工作

　　1、強化檔案意識，做好監理資料積累，有效保證竣工監理文件的齊全、完整、準確

　　監理單位要在實際工作中加強檔案意識，克服監理人員因“重監理輕記錄，重現場輕案頭”的思想，克服監理工作事務繁忙時漏記錄的現象，克服留在手邊、用時方便不向資料員移交的現象，明確專人負責，對日常工作的各種記錄做好收集、分類、整理、整編工作，項目總監要不定期檢查、督促資料員的工作，在布置各專業監理工程師工作任務的同時，明確其工作范圍的文件收集和向資料員移交的責任；監理公司應把監理文件的收集、歸檔工作納入監理管理制度中去，對項目監理過程中形成的監理文件進行的不定期抽查、檢查、考核。這樣就形成了從上而下，總監負責、責任到人，立體全面的監理文件管理制度和考核體系，從而提高監理資料的工作質量，避免了項目結束后才開始收集，才開始對缺失文件后補的情況，保護了檔案是真實性、原始性，為竣工后監理資料的順利移交工作奠定基礎。

　　2、強化監理人員培訓，增強其檔案意識，明確監理人員歸檔責任

　　檔案管理人員要及時跟蹤、指導監理文件的形成過程，對監理人員進行檔案收集、整理專門培訓，明確監理文件歸檔范圍和要求，對監理文件驗收、歸檔過程中常見問題進行剖析，并與監理人員共同探討解決和應對辦法，從而真正達到提高監理人員歸檔意識和責任的作用。由于計算機的普及，監理過程形成的各種記錄、報告、通知書等一般均用70-80g的復印紙打印，而不再向定額站購買現成的可復寫多份的專用表格，但是監理工程師和總監在監理過程所形成的文件往往要求一式三份以上，所以在墊復寫紙簽字時會發現，第三份以后的復寫效果會越來越差，到第五份幾乎是看不出有簽字的痕跡，這也就個監理人員提出了更高的要求，要求更細心、更細致地檢查一下簽字效果，為下一步收集、分類、整編和檔案驗收提供便利。

　　3、堅持監理文件的形成、收集、整理、歸檔與工程建設同步

　　堅持監理文件的收集、整理、歸檔與工程建設同步，堅持監理文件與竣工文件驗收同步，發揮監理文件與工程竣工文件的互相印證作用。

　　工程施工與工程監理是工程建設不可分割的兩個部分，監理工作是對施工工作監督管理，施工是在監理的指導監管下的工程實體建設，兩者既矛盾有統一。監理資料中有變更要求和記錄，工程竣工文件中就應有相應的設計變更材料或工程聯系單，并對圖紙進行相應的標注修改，因此，如果工程竣工資料與監理資料同時移交歸檔，技術人員進行實體驗收和竣工文件審核能相對應，檔案部門驗收會互為補證、互為印證、查漏補缺，可以有效地解決一些重要零散文件難以審查出來的問題，大大提高監理資料歸檔的齊全完整度。

　　建設工程文件的形成是與工程建設同步的，由于項目建設周期長短不一，所以要求廣大檔案工作人員要更細心、更耐心的進行項目跟蹤指導；要求監理人員要牢固樹立檔案意識，從細微入手，做好監理文件的形成、積累；要求監理單位完善檔案管理制度，并有效執行，切實提高監理人員的檔案歸檔意識和水平，從根本上避免監理文件中常見問題，保證監理文件的齊全、完整、準確；由于監理行業在我國起步較晚，還有許多工作有待我們去完善，還有許多新問題有待我們去研究，還有許多工作有待我們去解決。

　　作者簡介：徐志紅，女，1968年11月出生，本科，河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館，副研究館員，曾發表過《淺談電子文件歸檔與電子檔案管理》、《強化企業重點項目檔案管理工作》、《開拓創新做好工程總承包項目檔案管理工作》、《維護企業建設項目施工技術文件質量之實踐》等多篇論文。