檔案管理論文發(fā)表期刊推薦北大核心期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學(xué)會主辦,1979年創(chuàng)刊,國內(nèi)外公開發(fā)行,為全國中文(檔案學(xué))核心期刊、甘肅省一級期刊�！稒n案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經(jīng)驗(yàn)、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。本刊銳意創(chuàng)新，傳遞檔案信息，扶持學(xué)術(shù)新秀，廣納百家直言，博采眾說之長，開展學(xué)術(shù)探討，反映 工作動態(tài)，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。

　　摘要：電子檔案的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的城建檔案管理模式受到了挑戰(zhàn)，城建檔案紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙套制”管理的現(xiàn)狀、存在的必然性以及實(shí)現(xiàn)城建檔案“雙套制”管理成為目前迫在眉睫的問題。

　　關(guān)鍵詞：城建檔案,雙套制,管理

　　正文：隨著時(shí)代的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，電子文件在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中大量涌現(xiàn)，城建檔案工作中心不再僅僅是過去圍繞紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案管理，也包括對電子文件檔案資料的管理，鑒于目前這種狀況，2007年9月5日建設(shè)部發(fā)布了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》(CJJ/T117-2007)，并于2008年1月1日起開始實(shí)施。其中3.0.2條規(guī)定“建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集、整理和歸檔,并定期向當(dāng)?shù)爻墙�檔案館(室)移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案”。第7.2.2條規(guī)定“列入城建檔案館(室)接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這意味著建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門和工程建設(shè)單位應(yīng)該向城建檔案(室)移交紙質(zhì)的和電子的兩套不同載體的檔案。這就是采用紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套制管理，即在收集、保管電子檔案的同時(shí)，還要管理好紙質(zhì)檔案。

　　一、城建檔案“雙套制”管理存在的必然性

　　城建檔案涉及行業(yè)眾多，其信息技術(shù)手段應(yīng)用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。目前各地城建檔案館都先后使用了城建檔案信息管理系統(tǒng)，認(rèn)識到了計(jì)算機(jī)管理檔案的好處，但在實(shí)際工作中，以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大。并且電子檔案因其不同的信息載體及信息記錄方式而難以確定信息的原始記錄性，難以確定其真實(shí)性、合法性、相關(guān)性，使得電子檔案法律憑據(jù)的確認(rèn)工作難以進(jìn)行。這樣人們對紙質(zhì)文件的依賴性自然不會減弱。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者將長期共存，這將成為未來檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點(diǎn)。

　　現(xiàn)實(shí)與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應(yīng)新的需求，面對實(shí)體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對重大挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。因此實(shí)行檔案“雙套制”的管理模式，正好融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)。它既是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的并行，又是檔案實(shí)體與信息的并行，也是傳統(tǒng)檔案載體與電子載體的并行。新的管理模式應(yīng)是一種以檔案實(shí)體、及其相關(guān)信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)、利用，對檔案實(shí)體達(dá)到有效保護(hù)的一種管理方式。

　　二、城建檔案“雙套制”管理所存在的問題

　　1、雙套制下，受到?jīng)_擊的首先是我們的思想觀念。“市場經(jīng)濟(jì)社會下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負(fù)的社會使命出發(fā)，通過有效的履行自身的社會職責(zé)換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境，與此同時(shí)從社會獲取自身發(fā)展所需的外部動力。”因此只有從思想上正確認(rèn)識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理模式。城建檔案工作要從經(jīng)濟(jì)行政手段向依法管理轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)型轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。思想觀念的轉(zhuǎn)變，不斷推進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的開展。

　　2、由于目前我國對電子檔案的價(jià)值還沒有十分明確的規(guī)定，缺乏保證電子檔案原始性的比較完善的法律規(guī)定。因此要加緊電子檔案管理的立法，在國家法律、法規(guī)及相關(guān)檔案法規(guī)中明確電子檔案的法律地位，同時(shí)采取有效措施，保證電子文件的穩(wěn)定、安全和長久保存。從理論上看，諸如加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防火墻、身份認(rèn)證、元數(shù)據(jù)管理等各類數(shù)字信息技術(shù)可以在一定程度上彌補(bǔ)電子文件易更改等缺點(diǎn)，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。因此在目前甚至未來相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，電子文件的雙套制管理還是蘊(yùn)含著完整性與真實(shí)性的巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、從時(shí)間上講，數(shù)字信息不會隨時(shí)間而衰減，但應(yīng)意識到無論是磁記錄介質(zhì)還是光記錄載體都會隨時(shí)間發(fā)生變化。除載體本身性能外，其所依賴的寫入和讀取技術(shù)的不斷發(fā)展、記錄工具和存儲格式及應(yīng)用軟件的不斷發(fā)展也使信息載體與更新后的設(shè)備不兼容。因此信息的復(fù)制將會比載體保存壽命更顯得重要。保證電子載體物理上安全、電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，從根本上把好城建電子文件接收的入口關(guān)，確認(rèn)其操作正常才接收，并定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢測。

　　4、城建檔案館必須樹立“以人為本”的觀念。新模式下大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。建立一支掌握現(xiàn)代管理技術(shù)的工作隊(duì)伍。運(yùn)用一些現(xiàn)代化、高科技管理技術(shù)于城建檔案管理工作中。對綜合型人才的匱乏是目前城建檔案館所面臨的一個(gè)重要問題。

　　雙套制是文件載體轉(zhuǎn)換時(shí)期，必經(jīng)的一個(gè)階段，但它本身也有一些不足，現(xiàn)行電子文件雙套制是當(dāng)前技術(shù)條件下的一種無奈選擇，其間存在的危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)引起檔案工作者的高度重視，如將大量原生的城建電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有的系統(tǒng)還無法實(shí)現(xiàn)這種轉(zhuǎn)換；它比實(shí)施單一管理模式投入更多的人力、物力、財(cái)力，如果處理不好，考慮不到位的話，不僅導(dǎo)致系統(tǒng)、設(shè)備的擱置和浪費(fèi)，而且工作效率和勞動強(qiáng)度也得不到相應(yīng)的提高和減輕。因此我們必須認(rèn)清形勢，適應(yīng)這個(gè)發(fā)展趨勢，主動迎接挑戰(zhàn)，加大對相關(guān)科研的投入力度，盡快研制出電子文件可靠的保管技術(shù)和方法，以適應(yīng)當(dāng)前電子文件廣泛使用的現(xiàn)實(shí)情況。不斷完善檔案“雙套制”這一管理模式，保證城建檔案管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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