檔案是一種信息資源，檔案管理是行政管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，本文講解了檔案利用工作的具體要求，分析如何努力做好檔案利用工作。

　　《檔案與建設(shè)》(月刊)創(chuàng)刊于1984年，由江蘇省檔案局和江蘇省檔案學(xué)會(huì)主辦，學(xué)術(shù)性、指導(dǎo)性、史料性兼容，國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行;本刊立足檔案專(zhuān)業(yè)，面向社會(huì)各界，熱誠(chéng)歡迎賜稿、賜教。榮獲華東地區(qū)優(yōu)秀期刊;學(xué)術(shù)園地獲明珠獎(jiǎng)欄目。

　　近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建立并逐步完善，這使檔案利用工作面臨著很多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下，積極探索檔案利用工作的問(wèn)題就顯得至關(guān)重要了。下文筆者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)如何做好檔案利用工作進(jìn)行闡述。

　　一、檔案利用工作的具體要求

　　(一)明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度

　　檔案工作是一項(xiàng)具有服務(wù)性和條件性的工作，那么檔案工作人員就應(yīng)明確自身的服務(wù)方向，并端正服務(wù)態(tài)度。想要做好檔案利用工作，切實(shí)發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，首先取決于正確的服務(wù)方向，也就是檔案工作應(yīng)與黨和國(guó)家的大政方針、工作重點(diǎn)以及奮斗目標(biāo)具有一致性，與此同時(shí)，也務(wù)必要具備良好的服務(wù)意識(shí)以及熱情的服務(wù)態(tài)度。

　　(二)熟悉檔案利用工作

　　檔案工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提升專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，以此適應(yīng)檔案工作的發(fā)展需要。與此同時(shí)，檔案工作人員還應(yīng)熟悉館藏檔案的全宗情況、檔案分類(lèi)以及內(nèi)容組成等，熟悉檔案提供利用的檢索工具，并通過(guò)了解社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，切實(shí)把握利用者的實(shí)際需求。

　　二、努力做好檔案利用工作

　　(一)大力豐富館藏，并改善館藏結(jié)構(gòu)

　　檔案館想要向社會(huì)提供良好的檔案服務(wù)，應(yīng)采取多種渠道，豐富檔案館的實(shí)際館藏量、擴(kuò)大檔案館門(mén)類(lèi)，并改善內(nèi)容結(jié)構(gòu)，承擔(dān)起為社會(huì)各界服務(wù)的工作，否則檔案館便失去了存在的根本意義。從基層檔案館以及各單位的檔案室來(lái)看，多數(shù)藏量并不豐富，并且檔案內(nèi)容單一。對(duì)于上述突出問(wèn)題，首先，應(yīng)做好檔案接收工作。通過(guò)制定詳細(xì)的計(jì)劃，并以穩(wěn)中求進(jìn)的方式，分期分批做好接收所屬轄區(qū)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)、典型村檔案的工作。其次，結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況，努力做好區(qū)域內(nèi)具有特色的檔案資料征集工作。主要將流失在民間社會(huì)以及個(gè)人手中且具有珍貴價(jià)值的檔案資料，進(jìn)一步完善和補(bǔ)充到館藏內(nèi)容當(dāng)中。

　　(二)加大力度進(jìn)行檔案信息化建設(shè)

　　首先，改進(jìn)檔案館的檔案管理體系，通過(guò)制定完備的檔案信息提供利用規(guī)章制度，保證檔案的安全性。其次，根據(jù)國(guó)家的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，并結(jié)合檔案館實(shí)際情況，確定出檔案目錄、資料信息，規(guī)劃建設(shè)現(xiàn)行公開(kāi)文件數(shù)據(jù)信息庫(kù)，并開(kāi)始逐步實(shí)施。第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息化應(yīng)和推廣電子政務(wù)的高度結(jié)合，相互促進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“無(wú)縫銜接”。第四，要推行檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

　　(三)拓展檔案利用渠道

　　當(dāng)前，檔案工作人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的使命感與時(shí)代感，面向社會(huì)，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)，更好的適應(yīng)不同時(shí)期社會(huì)提出的利用要求，通過(guò)認(rèn)真總結(jié)，積極尋找拓展檔案利用的新渠道。首先，建立健全各門(mén)類(lèi)檔案的檢索體系，全面熟悉，并了解、掌握檢索體系的具體功能，從而確保及時(shí)、準(zhǔn)確地將其運(yùn)用到實(shí)踐工作中;其次，充分利用檔案館、檔案室的信息資源，以各行業(yè)、各系統(tǒng)工作活動(dòng)的需求為根本出發(fā)點(diǎn)，尤其要圍繞著以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，編寫(xiě)出有價(jià)值且具有實(shí)效性的檔案信息參考資料。

　　(四)熟悉檔案館館藏

　　首先，熟悉不斷強(qiáng)化思想意識(shí)，從戰(zhàn)略視角認(rèn)識(shí)并熟悉檔案館對(duì)于提高業(yè)務(wù)水平，發(fā)展檔案事業(yè)的積極作用。其次，明確任務(wù)。熟悉檔案館館藏是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，應(yīng)將其納入到工作計(jì)劃當(dāng)中，并長(zhǎng)期堅(jiān)持下去。再次，把握正確的工作方式。在檔案工作中，應(yīng)堅(jiān)持先緩后慢、由粗到細(xì)、先難后易由表及里的工作思想，從各種角度熟悉檔案館館藏，還應(yīng)結(jié)合檔案利用工作，全面考慮不同需要及其內(nèi)部之間的各種聯(lián)系，并堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，從容運(yùn)用;然后，樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。熟悉檔案館館藏是一項(xiàng)枯燥乏味的工作，只有耐得住寂寞，才能樹(shù)立起嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。最后，形成文字。熟悉檔案館館藏應(yīng)見(jiàn)諸文字，而不能存于心中，養(yǎng)成學(xué)習(xí)記錄、分析總結(jié)的習(xí)慣，以便強(qiáng)化認(rèn)識(shí)。

　　(五)改善服務(wù)態(tài)度

　　第一，提高服務(wù)質(zhì)量，改善服務(wù)態(tài)度。在接待查檔人員時(shí)，應(yīng)做到笑臉相迎、親切問(wèn)候、真心查閱、禮貌相送，這樣可以使查檔人如臨家門(mén)，感受到工作人員的熱情與禮貌。第二，在查閱檔案時(shí)應(yīng)保證耐心細(xì)致，在檢查過(guò)程中不遺漏任何線索，在調(diào)卷時(shí)也不放過(guò)一絲希望，保證深入細(xì)致。不厭其煩。例如，檔案利用者記不清所利用檔案的具體年份及內(nèi)容，我們便應(yīng)耐心地向他們介紹檔案館的具體分布、結(jié)構(gòu)以及所屬關(guān)系、發(fā)展?fàn)顩r等一系列情況，進(jìn)而幫助館藏利用者更好的達(dá)到查全率以及查準(zhǔn)率。第三，結(jié)合多種服務(wù)方式。對(duì)于殘疾人、文盲等特殊群體，應(yīng)采取一定的便民措施，例如，函電代查、摘抄復(fù)制、接受委托等，從而提供給廣大利用者更全面的服務(wù)。

　　(六)努力把握檔案利用者的心理特點(diǎn)

　　分析并把握檔案利用者的心理變化特點(diǎn)，這是檔案工作人員做好工作需要具備的重要條件。唯有準(zhǔn)確把握檔案利用者的心理需求，才能使他們產(chǎn)生最大化的滿(mǎn)足感。然而，檔案利用者的心理內(nèi)容具有復(fù)雜多變的特點(diǎn)，不同的職業(yè)、年齡、性別以及性格，檔案利用者便會(huì)表現(xiàn)出不同的狀態(tài)，具有鮮明的個(gè)性。但我們將會(huì)從一般性和個(gè)別性中總結(jié)出共性規(guī)律。

　　第一，擁有求尊求佳的心態(tài)。每一位檔案利用者均希望在查閱檔案過(guò)程中得到檔案管理人員的充分尊重、信賴(lài)以及熱情服務(wù)。第二，擁有求快求準(zhǔn)心態(tài)。檔案利用者都非常希望在快的時(shí)間里獲取自己所需的檔案資料。第三，擁有求簡(jiǎn)避繁的心理。絕大多數(shù)的檔案利用者都希望最大程度簡(jiǎn)化檔案查檔流程，以此不受繁瑣的手續(xù)限制。第四，擁有求全求實(shí)的心態(tài)。檔案利用者希望檔案館所提供的資料豐富、全面，以便更好的解決實(shí)際問(wèn)題。第五，擁有習(xí)慣性特點(diǎn)。檔案利用者都希望按照自身的習(xí)慣去利用檔案資料。第六，擁有求靜的環(huán)境要求。每一位檔案利用者都希望自己在查閱檔案時(shí)擁有一個(gè)安靜、舒適、衛(wèi)生的外部環(huán)境。第七，擁有不愉快以及失望的心理特點(diǎn)。若是檔案利用者在查閱檔案資料過(guò)程中由于手續(xù)不符遭到拒絕，或者查閱不到自己所需的檔案資料時(shí)，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生這種情緒。對(duì)于檔案利用者的這些心理規(guī)律、特點(diǎn)，檔案管理者一定要使自身了解并掌握其中的普遍性規(guī)律，唯有如此才會(huì)在實(shí)際工作中做到有的放矢，從而為廣大檔案利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　總而言之，檔案利用作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，檔案館應(yīng)努力做好豐富館藏、改善服務(wù)方式、提升工作人員素質(zhì)、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)以及強(qiáng)化檔案宣傳等工作，從而為提供利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，唯有如此才能夠充分發(fā)揮檔案價(jià)值，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，也為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù)。