檔案事業單位的固定資產一般是指使用年限為一年以上，一般設備單位價值在500元以上，專用設備單位價值在800元以上，并且在使用過程中基本保持物質形態的資產。它是檔案事業單位開展業務活動，保證各項事業順利發展的物質基礎，是檔案事業單位財務管理的重要組成部分。
　　近年來，隨著檔案事業的不斷發展狀大，固定資產的數量，價值量以及來源渠道不斷增多，由此帶來的管理上的弊端也日益明顯。除了在資產管理體制上不夠完善，缺乏有效的約束機制外，另一個重要原因就是缺乏統一的資產管理體系，導致單位新增資產時入帳不準，不全；資產變動無記錄，減少資產不刪除帳面記錄，造成固定資產有帳無物，有物無帳，帳物不符的普遍現象。為此，筆者在檔案工作中經不斷地總結和改進，結合本館具體實際情況，運用成熟的計算機技術建立了一套檔案事業單位的固定資產管理系統（以下簡稱系統），通過計算機進行資產的快速記帳，檢索分類，報表生成，通過一段時間試用，效果良好，極大地提高了本館對固定資產的管理效率，現介紹如下。
　　一、資產分類和編碼
　　首先要按照資產性質對固定資產進行科學的分類。結合本館固定資產的特點，并參照國家固定資產分類代碼和國際代碼，可以將固定資產大致分為以下六大類29小類（表一）。
　　

　　固定資產的編碼由資產分類代碼和流水號組成。資產分類代碼分為三級，大類，小類和小小類，每類代碼由一個大寫英文字母構成，依次類推。流水編號由四為位數阿拉伯數字構成。如編碼為“AAC0001”的固定資產，分類代碼為‘AAC’，流水號為“0001”，屬于計算機設備的小小類“筆記本”。
　　二、系統介紹
　　1．流程設計
　　本系統的設計是以實物管理為基礎，以實物的使用年限作為其生命周期，在此周期內為實物分配一個唯一的編碼，并根據此編碼在計算機中建立固定資產信息庫，對固定資產實物從購置，領用，轉移，清理到報廢等方面進行全方位的跟蹤，使管理人員可以隨時掌握固定資產的現狀及館內人員領用固定資產情況，減少固定資產丟失現象，解決查找、盤點困難等問題，從而提高了管理人員的工作效率（圖1）。
　　
　　
　　
　
　　2．系統功能
　　本系統的開發過程嚴格遵循軟件工程的要求，做到模塊化分析、模塊化設計和代碼編寫的模塊化。并預留與外部程序接口，具有較高的擴展性和可維護性，以便在以后需要的時候進行軟件升級。系統的功能結構如圖2所示：
　　
　　圖二系統功能結構圖
　　其中，資產登記是一項重要的基礎工作，通過資產登記，給資產分配了一個唯一的分類編號，同時還詳細記錄資產的數量、規格型號、金額等基礎信息，實現了資產基礎數據信息化管理，為資產統計分析提供了原始、準確的信息依據。
　　資產借還主要記錄資產在使用過程中一些主要使用屬性的變化，如資產的位置，資產的當前使用者等多種變動管理。準確、靈活的提供詳細的全程追蹤管理，便于管理者隨時掌控資產使用軌跡。
　　資產報廢功能提供了智能化業務過濾和智能報警的功能，能夠及時通知資產報廢日期，提示管理者及時處理報廢資產。
　　3．系統特點
　　1．本系統的最大特色是以實物管理為基礎，應用了成熟的條碼技術。在每個實物資產生命周期的初始階段，在原有固定資產編碼的基礎上，用條碼符號把固定資產編號表現出來。并使用專用的條碼打印機打印出固定資產標簽，標簽紙選用可以防水、防油污、防撕裂的PET標簽紙，可以保證固定資產標簽長期保存和清晰。在進行資產盤點時，工作人員可以利用手持數據終端掃描實物的條碼標識，即時對條碼進行解讀,準確識別每一個實物，準確的完成對該實物的盤點工作，從根本上杜絕了以往人工盤點時的錯、漏、重現象，從而確保實物統計時第一手數據資料的完全真實和可靠。
　　2．實現了物理位置分散的資產在邏輯上的集中管理，使得管理者可以及時、充分了解不同樓層、不同部門的資產存量、分布及資產運行情況，對于日常的系統維護只需在專門的數據服務器上進行。
　　3．采用靈活的數據管理方式，充分考慮到管理者的實際使用需求，支持資產數據以Excel的格式文件進行導入導出，并提供方便的接口和條碼機軟件進行集成。
　　4．采用B/S和C/S架構相結合的形式，對一般的管理者只需要通過IE瀏覽器就查看資產的行蹤，在客戶端不需要進行任何特殊的配置。
　　5．本系統具有靈活的查詢功能，可根據任何字段，任何條件進行組合查詢。同時具有健全強大的報表生成和報表分析功能，即時生成固定資產明細表，盤點清單等常用的數據報表，方便管理者進行決策分析，極大地提升了檔案館資產管理工作的工作效率與管理水平。
　　三、結語
　　本系統在廣州市城市建設檔案館中得到了較為成功的運用，具有一定的借鑒推廣價值。同時，檔案事業單位的資產管理的規范化，還需要健全各項管理制度，加強檢查監督，管理人員和財務人員的密切配合等。只有這樣，才能使檔案事業單位的固定資產獲得保值增值，從而發揮出其應有的作用。