摘要：隨著社會的變革和市場經濟發展，行政辦公室工作的地位和作用日顯重要，其要求也越來越高，決不是僅僅限于文件的轉轉發發，來人接待等此類瑣碎工作了。本文就如何充分發揮行政辦公室職能作用，不斷提高服務內涵和提高服務質量等談談自己的認識。
　　關鍵詞：辦公室；行政工作；服務質量
　　辦公室作為一個綜合的、全面的辦事機構，既擔負著執行、調研、智囊等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協調、業務接待、通訊收發等微觀服務任務，是一個單位承上啟下、協調左右、聯系內外的“樞紐”。新的形勢對辦公室強化政務、搞好事務、規范服務等方面提出了更高的要求。結合工作實際，筆者就做好新時期的辦公室行政管理工作進行了一些思考。
　　1做好辦公室工作，必須要有強烈的服務意識
　　行政機關辦公室的工作性質決定了其各項工作的開展，都應把為本單位、本部門工作全局服務作為自身工作的出發點和落腳點。因此，辦公室工作人員只有樹立強烈的服務理念，才能履行好自身職責。
　　一是為企業服務的意識。樹立為企業服務的意識，就是要站在促進先進生產力發展的高度，來調整思想狀態，把企業需求作為辦公室政策研究和檔案管理工作的著眼點和著力點，“多出主意少搖頭”，為支持企業改革和發展盡心盡力。當前，特別是要會同各職能科室深入企業調查研究，了解企業需求，本著“多架立交橋，不設障礙欄”的原則，在不違背國家有關規定的前提下，積極探索新方法，支持企業發展的有效途徑，提出有價值的建設性意見，為制定政策提供依據，從而為企業發展創造一個良好的外部環境。
　　二是為群眾服務的意識。樹立為群眾服務的意識，就是要把群眾“滿意不滿意，高興不高興，贊成不贊成，擁護不擁護”作為工作的標準，把黨的宗旨落實到辦公室的具體工作之中。
　　三是為基層服務的意識。樹立為基層服務的意識，就是要心系基層，著眼基層，把基層的困難當作自己的困難，真心實意地為基層辦實事。
　　四是為科室服務的意識。機關各科室是一個系統或單位的關鍵部位，是各項業務工作的推動者和組織者。樹立為科室服務的意識，就是要擺正自身位置，把辦公室工作融入機關整體工作之中，既要講明確分工，更要講通力合作，形成機關工作的整本合力，促進系統工作的全面開展。
　　五是為領導服務的意識。樹立為領導服務的意識，就是要確立對領導負責也是對工作負責的思想觀念，充分發揮辦公室的參謀助手作用，為領導決策服好務。不僅要通過妥善處理大量的事務性工作，使領導擺脫事務圈子，集中精力抓大事，而且還要自覺地站在全局的高度想大事、議大事，主動深入企業和基層調查研究，努力從大量的信息資源、調研材料中發現、捕捉有價值的形成具有前瞻性、指導性的綜合報告、調研文章、經驗材料提供領導參考，當好領導決策的參謀和助手。
　　2充分認識辦公室工作的重要地位
　　辦公室是一個單位的“窗口”，地位和作用非常重要。作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的地位和作用，適應新的形勢和任務的需要，努力提高自身的綜合素質。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經常性地聯系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位擔負著日常的辦公室事務工作，盡管多是瑣碎的事務、重復的服務，然而人們往往從這個方面來看待和評價單位的工作。比如，習以為常的電話接轉，看似很簡單，但它卻是代表著聯系內外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態度、藝術，才能使來電者滿意、信服。因此它不僅代表和影響辦公室的工作，而且直接影響到單位的形象和威信。
　　另一方面，從提高辦公室整體效率看，機關各業務部門只負責本業務系統的工作，而每一項工作的各個環節的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協調、處理、解決。只有找準、認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務觀念，積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務．以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進辦公室的各項工作有序開展。
　　
　　3正確把握辦公室的行政管理職能
　　從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領導和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有四個方面。
　　(1)助手作用。辦公室對上級機關的部署結合本單位領導的意見貫徹執行并組織實施和檢查落實執行結果，對加強機關管理、維護正常工作秩序、保證工作質量起到組織、執行的重要作用。
　　(2)參謀作用。辦公室人員要經常深入工作一綴，了解基層情況并聽取意見、總結經驗、提出改革建議，及時向領導匯報并提出建設性參考意見，作好領導參謀。
　　(3)協調作用。辦公室在管理工作中的確需要負責協調工作，以維持正常的工作秩序，及時轉達傳送上級主管部門以及本單位領導的各項指示精神，主動協調好各部門的關系。起著承上啟下、聯系內外的樞紐作用。
　　(4)保障作用。既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考及處理工作中的重大問題，又要同單位內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協辦完成各項任務。
　　4提高辦公室工作行政效率
　　效率原則是辦公室工作的一項重要原則，要高效率、高速度地進行工作，主要有以下途徑。
　　（1）目標準確。準確是辦公室為領導決策服務的生命，要提高行政效率，正確的決策是成功的一半，而正確的決策來自于準確的數據和信息，這些數據和信息，必須做到準確無誤，“差之毫厘、謬之千里”將會給領導決策造成重大損失。在日常工作中辦公室要收集到準確的數據和信息，首先要建立一套完整、科學的信息系統。平時要經常深入科室，了解情況，動員職工為實現單位工作目標主動地創造性地工作，并認真聽取職工的建設性意見，加上領導集體的智慧匯集而成的各種政令，這種既有集體智慧又有群眾基礎的政令執行起來，就可達到事半功倍的效率。
　　（2）快速及時。快速的行動，及時的反映，就是效率行為積極的表現。辦公室工作涉及單位工作的方方面面，要處理好繁雜的行政事務，首先要樹立快速服務觀念，掌握反映及時的本領，采用處事果敢的手段。只有這樣才能做到按照領導的要求，迅速辦理應該辦理的事，不拖拉，不怠慢，今日事今日畢。同時對發生的一些新情況，新問題，要注意跟蹤分析和預測性論證，及時為領導提供政策性調整建議和解決制約全局關鍵性問題的措施。這種“快速及時”的服務，就可以防止領導在決策中的偏差，避免走回頭路，大大提高工作的行政效率。
　　（3）科學分工、明確職責。建立合理的組織機構，根據任務來定崗、定員、定性、定責，做到明確分工，職責明確，同時賦予相應的權限，輔以獎罰嚴明的經濟手段和思想教育，激發辦公室工作人員的主人翁意識和敬業精神，從組織上、思想上、經濟效益上來保證提高工作效率。
　　（4）依法行政，以德服人。依法行政，以德服人是相輔相成的。法制與道德作為上層建筑的重要組成部分，都是維護單位秩序，規范職工思想行為的重要手段，它們相互聯系，相互補充。檢查各項規章制度的貫徹執行情況是辦公室工作的一項重要職責，規章制度執行的好壞，很大程度上決定于辦公室的執法力度和示范作用。這種執法力度與示范作用又與辦公室工作人員的法制意識和品德操行有直接聯系，辦公室工作人員做到身體力行，帶頭遵法，嚴格執法，以德服人，也將有利于提高行政效率。如果辦公室人員都能做到處事七要，相信辦公室工作的內外環境，將會有一個全新的改觀，高質、高效的行政效率也就會在動態的行政管理活動中自然形成。