[摘要]通過對高等學校學報檔案收集立卷的原則、內容做了歸納，對電子檔案與紙質檔案進行比較,認為二者各具優劣,互為補充。認為高校學報現階段文件檔案的歸檔管理仍應以紙質文件為主，兩種載體長期實行“雙套制”管理是必需的。
　　[關鍵詞]電子檔案;紙質檔案;優劣比較;雙套制管理
　　　
　　高校學報是高等學校主辦的、以反映本校科研和教學成果為主的學術刊物。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定，出版物類是高等學校文件材料的歸檔范圍之一，它“主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等”。可見，高等院校學報具有重要的檔案價值，是高等學校的一項重要的檔案資料，應該很好地加以歸檔和管理。
　　學報編輯部日常事務十分繁雜，每天需要處理大量稿件，從來稿的分類整理、登記到稿件的審查、修改、編輯、校對、出版、發行等一整套流程工作后，所產生的文檔都需要整理后歸檔，工作量大，很煩瑣。每位編輯都要負責幾個專業學科、交叉學科和邊緣學科的稿件處理，本職工作就在高負荷運轉，還要兼職承擔檔案管理工作（收集，立卷、歸檔、建檔等等），在出刊時間規定之下，編輯們只好注意手頭稿件質量的高低，經常無暇顧及對各次文檔的收集整理，只是到完成該期刊物后再去整理、回收文檔，造成部分資料難以及時完整歸檔。因此如何做好學報檔案管理工作，是編輯部今后值得認真探索的問題。
　　
　　一、 學報檔案管理內容
　　（一） 傳統紙質檔案管理
　　學報編輯部在每期刊物出版后，或是一年結束后，將各期的學報印刷本、原稿、定稿、審稿意見書等等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統，符合規范要求。歸檔時認真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。
　　1、上交學院檔案部門檔案
　　主要有學報每期的印刷本、原稿、定稿、審稿意見書等資料作為永久保存內容要上交學院檔案室。他們的立卷工作是檔案工作的一個重要環節，印刷本要裝訂成冊，以社會科學版和自然科學版分類，以刊物的自然卷號為基礎立卷，依據年、卷、期號裝訂，保持歷史的連續性。原稿、審稿意見書等要遵循立卷原則，對應印刷本上的序列排序，內容力求保持原始狀態。審稿意見書一般跟在論文的原稿后，再附上定稿后裝訂。同時，每一卷檔案都要填好備考表，特別是卷內的備注和缺少的內容應一一注明。
　　2、編輯部留用檔案
　　編輯部留用的檔案是在編輯部各項工作過程中形成的具有保存價值的文件材料。主要有主管部門的文件、會議記錄、總結、報表、稿件登記冊、修改稿，校對稿、期刊登記項目年檢復印件，期刊年度數據統計等上報信息等以及讀者反饋意見等，另外，作為交換的期刊，編輯部可短期保存在資料室供人查閱，保存期限一般為五年左右，以后裝訂成冊，交圖書館過刊室長期保存。
　　（二）電子檔案管理
　　具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環境條件一并轉存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。
　　1、 電子文件收集
　　根據《歸檔文件整理原則》，《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標和依據。電子文件形成后，要保證收集積累過程中的電子文件齊全、準確、完整、有效。注意修改過程中及時更換最新版本。
　　（1）電子文件收集范圍。電子文件的收集范圍為應該作為檔案保存的文件，除按國家關于文件歸檔的有關規定執行外，還應包括相關的支持軟件和數據等
　　（2）電子文件格式。單位形成的同一類型的電子文件格式應統一要求。文本文件采用XML,WORD,PDF,RTF,TXT格式，圖象文件采用TIFF,JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG,AVI格式;聲音文件采用MP3,WAV格式等等。
　　2、 電子文件整理歸檔
　　齊全性、準確性、完整性、一致性、收集范圍、保管期限、秘級，每項都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時間、類別區分，以件為單位分項目進行整理脫機存儲在光盤、硬盤、U盤等載體上。
　　
　　二、 電子檔案與紙質檔案的比較
　　紙質檔案的管理程序大家都比較熟悉，而電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸等特點，所以它對保護場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統載體檔案的保管方式要復雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的。因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規范》中明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔”，這說明現階段文件的歸檔仍應以紙質文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。
　　1、相對于傳統的紙質檔案,電子檔案優勢:
　　（1）增強了檔案信息資源的積聚效應,提高其信息資源的有效利用率。
　　（2）信息存貯量大,占用空間小,能有效地解決日益增長的檔案信息和有限保管條件之間的矛盾,增強了檔案信息服務社會的能力。
　　（3）電子檔案擴大檔案信息資源的共享范圍,滿足社會不同階層對檔案信息資源日益增長的利用需求。
　　2、電子檔案劣勢
　　（1）電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證。實踐證明紙質檔案的壽命可以達到上百年甚至上千年的歷史。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料的全壽命期只有3—5年。光盤作為新型載體高品質材料,其壽命被現代科學技術證明可以達到70年,但這只是一個實驗結論。
　　（2）電子檔案對環境的依賴程度較高。自然環境中的各種因素對電子檔案與紙質檔案載體均有影響,但影響程度是不相同的。溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素對電子檔案帶來的危害要比紙質檔案大得多。
　　（3）電子檔案安全保護措施比較復雜,難度很大。電子檔案的安全不僅與其載體的壽命、環境因素有關,更重要地是要受其對系統依賴性和系統本身的脆弱性影響，比如載體的使用和保存、設備問題、操作失誤、軟件漏洞、病毒以及黑客攻擊等等。無論哪個方面出現問題都可能造成電子檔案無法使用,內容失真或者丟失。
　　（4）電子檔案的原始性、真實性難以保證。電子檔案因可以通過操作系統改變其在硬盤上的存址,可以通過復制、拷貝和網絡來實現由一個載體向另一個載體的傳輸轉換,還可以使存貯的信息隨時面臨被修改、盜竊甚至銷毀的危險,被修改、刪除后會不留任何痕跡,這就決定了電子檔案的原始性不易被認可。
　　
　　三、實行雙套制管理
　　紙質檔案作為一種古老的信息保存和傳輸工具,其優勢決定了在當前和今后相當長一段時期仍將是信息存貯和傳播的主導介質;紙質檔案有電子檔案無法比擬的優勢。幾千年的歷史長河中,人們已經對紙質檔案的保存和維護積累了大量經驗,只要沒有天災人禍,紙質檔案就可以為人類提供服務,因此即使電子檔案已經成為當今社會的主流,我們仍然需要保護好紙質檔案。
　　電子檔案作為信息技術革命的產物,代表了未來信息存貯和傳播的發展趨勢,但在我國辦公自動化尚未普及,電子檔案的原始性、真實性等缺陷還不能有效解決的情況下,其與紙質檔案將長期處于并存狀態。電子檔案與紙質檔案長期并存事實表明,必須實行雙套制管理才能避免兩種載體不足,揚其所長,避其所短,充分發揮各自在檔案管理上的優勢。
　　世界發達國家在強化管理方面行之有效的做法也是采用雙套制管理。所謂雙套制管理就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和維護歸檔的電子文件,及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存,以解決電子檔案信息易變動、易增刪問題。也就是要堅持紙質檔案與電子檔案并重的原則,在保持電子文件的同時,對重要檔案信息進行紙質備份,不能因為有了電子文件而不形成紙質文件,更不能將紙質文件輸入計算機后銷毀紙質文件。因此，在我國實行雙套制管理是電子檔案與紙質檔案長期并存、優劣互補的必然要求。
　　
　　四、 結語
　　隨著期刊出版事業的快速發展,信息交流迅速而頻繁,使得檔案信息的來源渠道變得豐富而寬廣,學報檔案信息資源的載體方式也在發生著巨大變化,檔案管理工作發生了深刻的變化，因此，轉變檔案管理工作觀念，全面提高檔案人員的整體素質，研究如果科學的管理檔案是擺在我們面前的迫切任務，也是我們今后努力的方向。
　　
　　參考文獻：
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