秘書是很多企事業單位都會有的一項職位，隨著時代的發展，各個行業對秘書的要求也越來越高了。很多大學生也都報考了文秘專業，但是秘書工作現在面臨的挑戰也越來越多了。本文是一篇職稱評定論文范文，主要論述了秘書專業的綜合性。

 　　摘 要:在現今社會，秘書工作日益走向職業化、復雜化，因而秘書專業也逐漸朝著復雜、比書工作的特性以及秘書角色的多樣性這三個方面來研究和探討秘書專業的綜合性，從中尋求新形勢下秘書工作的規律和方法，以適應時代的需求和社會發展的需求，從而更好地為完善我國的社會主義市場經濟體制服務，具有很強的理論意義和現實意義。

　　關鍵詞：秘書,秘書工作,綜合性

　　改革開放以來，隨著政治、經濟、社會以及科技的迅猛發展，秘書工作逐步走向職業化，秘書人員所面臨的挑戰越來越多，為此對秘書專業的要求也越來越全面，日漸呈現出綜合性的特點。為適應國內外企、事業單位對實用型職業秘書的需求，秘書人員應準確把握秘書專業的綜合性，努力提高自身各方面素質，領悟秘書工作的綜合性并正確發揮秘書的各種角色職能，為秘書人員切實提高辦公效率和工作質量以及達到事半功倍的效果打下堅實的基礎。

　　一、從秘書素質上論秘書專業的合性綜

　　在認識秘書素質之前，我們先從國內外的觀點上了解下秘書的概念。

　　國際職業秘書協會認為：“秘書是具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權范圍內作正確決定的經理助手。”而在國內，我們通常認為秘書是在領導者身邊或中樞機構工作，具有熟練的辦公室工作能力和較全面的知識，具有良好的人際關系和較強的親和力，具有處理繁瑣復雜事務的能力，能主動負責、積極進取、敏銳判斷，樂于為自己的單位和所從事的工作不斷努力，能在授權范圍內作出正確決定的專門人員。

　　從以上對于秘書的兩種定義我們不難看出：無論是在國內還是國外都對秘書人員的素質提出了很高的綜合性要求。下面，我們就從秘書素質方面來論證秘書專業的綜合性：

　　(一) 綜合的知識素養

　　隨著社會主義市場經濟體制的逐漸完善，對黨政機關、企事業單位秘書人員的知識面、知識結構要求越來越高，秘書人才逐漸向“復合型”通才方向發展，這就要求秘書人員必須加強對知識全方面的學習，這也是秘書人員知識素養具有綜合性的重要原因。

　　1.提高行政能力的需要

　　由于秘書和秘書部門常常要協助領導層、決策層綜合情況、研究政策、密切聯系、參與政務、管理事務，而這些都屬于行政管理工作的范圍，因此，為確保秘書做好行政管理工作，秘書專業必須將行政學納入秘書人員知識體系，使之成為秘書知識素養的重要組成部分。

　　2.提高協助管理能力的需要

　　協助領導進行有效管理，是秘書和秘書部門的基本職能之一。秘書雖然不是嚴格意義上的管理者，但他在協助領導進行計劃、組織、指揮、控制、監督的管理過程中發揮著重要的作用。而管理學恰巧就是研究管理活動的基本規律和一般方法的科學，其中的管理原則、管理方法、戰略計劃、組織管理、信息管理等內容對秘書輔助領導科學管理，提高管理水平是有很大幫助的。因此，秘書加強對管理學相關知識的學習是提高協助管理能力的一個重要保證。

　　3.加強雙方了解、提升心理素質的需要

　　“秘書心理學是運用心理學的觀點和方法，系統地研究、闡釋秘書活動中各種心理現象及其心理活動規律的一門學科。它與秘書學、心理學都有著緊密的聯系，因此，我們完全有理由認為秘書心理學既是秘書學又是心理學”。在人類活動中，往往由于內在心理而產生外在行為，知彼知己方可百戰不殆。因此，秘書工作者只有學習和了解秘書心理學知識，才能在實踐活動中更好地了解自己、更多地了解別人，對提升秘書的心理素質、性格品質特征具有很大的幫助。

　　4.培養公關素質、處理公關事務的需要

　　“任何人都不能離開社會而存在，需要依賴群體、依賴社會關系。組織也是如此，它需要與其他組織，大批的民眾發生必然的、復雜的、廣泛的關系，才能維持自身的存在”。在當今的市場經濟環境中，公關活動隨處可見：政府部門運用一系列的公關技術和手段來詮釋自己的政治主張，就重大事件、突發事件舉行新聞發布會和記者招待會，而其組織和安排一般都是由秘書在幕后策劃進行的。在企業，為了處理其自身與政府、與其他企業、與消費者、與員工之間的關系，常常要依靠公共關系來維持。由此可見，無論是政府部門還是企業，公關關系的地位和作用都是舉足輕重的，而處理公共關系的任務大都是由秘書人員來完成的。而且，公共關系對于社會組織引導輿論、塑造形象、溝通內外、協調關系,對于個人尤其是秘書人員、公關人員提高個人素質、交際應變能力等也發揮著巨大的作用。因此，學習公共關系學知識，培養良好的公關素質，掌握基本的公關技巧，是每一個有志于做好秘書工作的人應有的素養。

　　5.秘書依法處理事務、確保自身法律地位的需要

　　隨著我國市場經濟體系的不斷成熟，人與人之間、個人與組織之間、組織與組織之間以及行政部門與企、事業單位之間的關系更多的受制于法律法規，因此法學在秘書專業上的應用也相當廣泛，是秘書在辦文、辦會、辦事的過程中必不可少的依據。例如：秘書在協助雙方進行商務談判、締結合同條約的過程中常會用到《商法》、《公司法》、《勞動法》、《合同法》、《證券法》、《經濟法》等法律;在處理突發事件、沖突糾紛時通常會用到《民法》、《社會保障法》、《保險法》、《行政訴訟法》、《仲裁法》等法律;行政機關與企、事業單位秘書在辦理事務、維護本機關單位利益等事情上常會用到《知識產權法》、《對外貿易法》、《選舉法》、《破產法》、《廣告法》等法律。此外，在事關秘書自身的地位、行為、責任等問題上，相關法律也給予了規定。比如，“在維護董事會秘書的法律地位上，英、美、法系國家構建較完善的董事會秘書法律制度，澳大利亞2001年公司法確定董事會秘書與公司董事一樣對公司負有信義義務”。由此可見，秘書專業中涉及到對法學的學習是十分必要的，秘書人員可根據各自的工作側重點，或有所了解，或重點掌握。

　　6.處理社交的需要

　　禮儀是塑造形象、處理關系、成就事業、規范行為的前提和準則。在秘書工作中經常會遇到一些交際活動，比如：接待、談判、進餐、饋贈等等，這些都需要運用相應的禮儀知識來更好、更規范的處理。因此，秘書人員若想提高自身對文秘專業的綜合素質，就必須重視對禮儀學的學習以營造良好的社交氛圍，鍛煉自身的協調能力、應變能力和組織能力，增強綜合素質，化解交際中的矛盾和分歧，從而在樹立自由平等意識的同時，實現雙方的共贏。

　　綜合的知識素養使秘書專業的綜合性顯而易見，秘書學也在與諸多學科的相互借鑒、相互促進中不斷地走向成熟和完善。需要強調的是，由于秘書工作的操作性很強，秘書工作者必須切實、靈活地應用這些知識素養，不斷豐富自己、提高自己、完善自己，也只有這樣才能在社會中立于不敗之地。

　　(二) 綜合的職業技能素質

　　由于秘書工作多樣、復雜，秘書活動廣泛、豐富，與其相適應，秘書工作者就必須具備多種職業技能，提高綜合能力。

　　1. 具備口頭、書面表達能力的必要性

　　秘書在進行聯絡接待、匯報情況、協調溝通等工作時，常常要通過口頭來完成，因此，秘書要加強口頭表達能力的訓練，會說一口標準、流利的普通話，口齒清楚、條理分明、應對敏捷、言簡意賅，善于打腹稿，避免信口開河。秘書工作者常常要做些文書工作，比如：撰寫公文、擬寫會議文件、起草調查報告、回復往來函件等，秘書若想勝任此項工作就必須掌握語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，熟練各種文體寫作格式和技巧。

　　2. 具備辦事應變能力的必要性

　　秘書處理的事務多而繁雜，面對突發事件、緊急情況，要想確保事務在有條不紊中進行，做到大事不誤、小事不漏，秘書就必須善于隨機應變、靈活變通，在沉著冷靜中分清事情的輕重緩急、及時有效地采取措施妥善處理。

　　3. 具備組織管理能力的必要性

　　作為領導管理工作的輔佐者，秘書必須具備較強的組織管理能力。在實踐工作中，秘書要多學習些管理學方面的知識，多思考，積累管理經驗，培養管理能力，增強管理才干從而適應現代辦公多元化管理的需要。

　　4.具備調查研究能力的必要性

　　事情發展動態如何、員工思想動態如何，都需要深入調查研究才能夠了解。因此，秘書應帶著高度負責的精神，深入實際、采集信息，掌握第一手材料。要本著不夸大、不隱瞞，真實反映實際情況的原則寫出調研報告，從而為領導作出正確的決策提供必要的依據。

　　5. 具備協調溝通能力的必要性

　　由于現代各企、事業單位機構比較龐大，部門多、人員多、事務多，工作中所產生的各種矛盾難以避免，因此秘書必須具備良好的溝通協調能力，從整體利益出發，聽取各方意見、顧及左右、聯系內外，從而制定可行的協調方案，利用各種溝通渠道和方法進行有效溝通，最終化解矛盾。

　　6. 具備現代化辦公設備操作能力的必要性

　　隨著科技的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的變革。為了提高辦公效率和管理水平，秘書必須熟練運用與工作相關的設備、工具和技術，比如計算機、傳真機、打印機、復印機、塑封機、投影儀、錄像機等的使用和保管以及維修、速記、編輯等技術，從而提高現代化辦公操作能力。

　　從以上對于秘書素質兩個方面的分析，我們不難得出：無論是在知識素養還是在職業技能素質上都顯現了秘書專業綜合性的特點。

　　二、從秘書工作的特性上論秘書專業的綜合性

　　所謂秘書工作，就是秘書人員為輔助領導工作和辦理機關事務而付出的勞動，是秘書為實現秘書部門的基本職能而必須完成的具體工作。秘書工作具有綜合性的特點，而秘書工作又是秘書專業的主要研究對象，因此，要想證明秘書專業的綜合性，我們就需從秘書工作的綜合性上著手。下面，我們就從三個方面來論證秘書工作的綜合性：

　　(一) 領導工作的綜合性

　　任何機關單位的領導都處于不同層次管理系統全局的位置上，都必須總攬全局、統籌規劃、綜合協調，對一個地區、一個單位、一個部門的工作全面負責，因而領導工作都是綜合性的。而各級秘書部門、秘書人員都是直接為領導工作服務的，秘書工作的從屬性地位以及輔助性性質決定了秘書工作必須高度配合領導工作，凡是領導工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作具有高度的綜合性。

　　(二) 秘書部門在機關中的分工

　　秘書部門不是領導機關的專項業務部門，而是一個綜合性的辦事機構：為了發揮領導機關的整體功能，它常常要了解各方面的工作情況，要綜合處理各部門的信息，要綜合協調各部門各個方面的關系等。由此可見，秘書部門雖然并不分管某一方面的具體業務，但卻經常和各專項業務部門發生聯系，這就具有了明顯的綜合性特征。“從管理角度說，現代化程度越高，分工越細，職能部門的分工也就越來越細;而職能部門的分工越細，則秘書工作的綜合性就越高”，因此，秘書部門在機關中的這種分工，決定了秘書工作的綜合性。

　　(三) 秘書工作內容

　　江澤民在1990年1月舉行的全國黨委秘書長座談會上講到：“當前要特別強調辦公廳要發揮好這樣幾個作用：一是參謀助手作用，二是督促檢查作用，三是協調綜合作用。”這句話實際上規定了秘書部門的基本職能，而秘書職能是秘書的工作、任務、職責、功用和效能的總稱，它從總體上規定了秘書的工作方向、活動范圍和行為標準，因此，為實現這些職能而必須完成的秘書實務就是秘書工作的內容，具體包括辦文、辦會、辦事三大工作。另外，在秘書的每項工作中都包含或大或小的綜合性質，秘書工作繁、雜、忙、累，幾乎沒有空閑的時候。因此，秘書工作的內容就決定了秘書工作的綜合性。

　　以上三方面都證明了秘書工作的綜合性特點，隨著社會經濟的發展，領導工作、秘書部門在機關中的分工以及秘書工作內容都會向著更廣的方向發展，秘書學對此的研究也隨之變得更為廣泛，再加上秘書專業主要是研究秘書工作的，因此，秘書專業具有綜合性的特點就成為一種必然。

　　三、從秘書角色的多樣性上論秘書專業的綜合性

　　社會上有各種各樣的角色，它們是在不同的社會生活環境和社會實踐活動中獲得的，秘書角色同樣如此，是在秘書工作中實現的。由于秘書工作的綜合性和秘書工作在不同任務、不同情境下所起的作用不同，使得秘書不得不扮演著多樣性的角色，而這也正是秘書專業具有綜合性的一個重要原因。

　　(一)參謀助手角色

　　從秘書的職能和秘書工作的輔助性上看，參謀助手角色是秘書的基本角色，具體體現在輔助領導決策和文書撰寫上。江澤民曾指出：“領導要決策，希望了解全面、準確的情況，辦公廳要根據領導的這種要求，做好調查研究，迅速地向領導提供情況，提供信息，提供預案，……以便領導決策時參考。”這句話深刻強調了秘書在輔助領導決策時所發揮的參謀作用。另外，在黨政機關、企事業單位活動中，經常要和其他組織發生聯系，無論是對外的發文還是回復其他單位的來文，都需要秘書輔助領導寫作不同類型的文章，比如起草講話稿、撰擬公文、擬寫調查報告等等，由此可見參謀助手角色是多么符合社會的需要。

　　(二)管家角色

　　在上文中，我們研究過秘書的職責和工作內容，可見，凡是與領導有關的事務活動，秘書都要參加。比如：領導的日程、會務、宴請等活動，這些都是由秘書在幕后事先安排好的。當領導出差時，秘書要協助領導處理日常事務、管理好公司、單位內部事務并對領導決定的事項、決策的貫徹落實情況進行督促檢查，以確保目標的順利進行。除此之外，在領導的生活起居、精神狀態、身體狀況等方面，秘書也要或多或少地給予特別關注，從而使領導以充沛的精力和健康的身體投入到繁忙的工作中去。由此，秘書真可謂是“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”的“管家”了。

　　(三)公關角色

　　在決策實施和宏觀管理的過程中，各職能部門之間、領導與員工之間、員工與員工之間以及組織與外界之間常常會出現一系列的問題，這就要求領導對整個組織進行協調，但領導又不可能在每遇問題時事必躬親，因此，無論是內部員工向領導反映情況，還是外部單位來賓找領導聯系工作，秘書都要在領導授權范圍內協調上下、溝通內外，扮好公關角色，為組織樹立良好的形象，以謀求公眾對組織的好感、了解、信任與合作，保證決策正常實施、同一系統中所有組織和個人的活動趨向同步化與和諧化，從而完成共同目標、實現共同發展。

　　四、結語

　　綜上所述，無論是從秘書素質的綜合性、秘書工作的特性還是從秘書角色的多樣性上看，秘書專業都具有明顯的綜合性特點且三者之間是互為聯系、相輔相成的。紛繁復雜的秘書工作要求秘書必須具備定位角色的靈活性，而且，全面的素質又是做好秘書工作、準確定位角色的重要前提和可靠保證。因此，在政治、經濟日益走向全球化的今天，秘書人員要正確處理好三者之間的關系從而準確把握秘書專業的綜合性。由于秘書是上情下達、下情上傳的橋梁和紐帶，秘書工作處在領導機構的樞紐性崗位上，對領導和機關的影響很大，因此，秘書必須具備全面的知識素養和較高的職業技能水平，不斷提高自身的綜合素質;面對繁瑣、復雜的秘書工作時，必須把各項工作按照完成的時限、事情本身的輕重緩急以及領導的具體要求，分門別類地給予安排，從而保證工作有條不紊、忙而不亂地順利進行;要想準確地定位秘書角色，就必須清楚自己所擔任角色的社會地位、身份及行為，深刻了解自己的角色內涵，擺正自身位置、恪守職業職責、避免越位行為的出現，合理地協調自己與周圍人的種種角色關系……只有這樣，秘書人員才能充分發揮主觀能動性、牢牢把握好秘書專業的綜合性，從而把自己培養成為一位稱職、優秀乃至卓越的秘書工作者以滿足現實社會的需求，這也正是研究秘書專業綜合性的重要價值和關鍵意義所在。

　　參考文獻

　　[1] 丁曉昌，冒志祥主編：《秘書學與秘書工作》[Z]，蘇州：蘇州大學出版社，2002年版

　　[2] 費明勝主編：《公共關系學》[Z]，廣州：中山大學出版社，2009年版

　　[3] 關彤主編：《現代實用交際禮儀》[Z]，北京：中華工商聯合出版社，2007年版

　　[4] 季水河著：《秘書心理學》[Z]，上海：復旦大學出版社，2007年版

　　[5] 江澤民：《在省、自治區、直轄市黨委秘書長座談會上的講話》[J]，秘書工作文萃，中國大百科全書出版社1993年版

　　[6] 馬寬強著：《秘書學教程》[Z]，西安：西安交通大學出版社，2004年版

　　[7] 歐陽周，陶琪編著：《現代秘書學——原理與實務》[Z]，長沙：中南大學出版社，2007年版

　　[8] 宋常桐主編：《公共關系與現代禮儀》[Z]，北京：清華大學出版社，2007年版

　　[9] 湯向東：《董事會秘書的法律地位》[J]，秘書，2011年第2期

　　[10] 王宏，廖天編著：《高級文秘崗位職業技能培訓教程》[Z]，廣州：廣東經濟出版社，2007年版

　　作者簡介：王可 (1990-)，女，江蘇徐州人，本科，教師，研究方向：漢語言文學

　　職稱評定論文發表期刊推薦《學術論壇》雜志是廣西社科類創刊最早的綜合性學術理論刊物,由廣西社會科學院主辦。三十多年來,刊物始終堅持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導,全面貫徹落實科學發展觀,開展理論探索,鼓勵學術爭鳴,刊登了不少有較高學術造詣的社科理論文章,培養了一大批社科理論人才,為社會主義物質文明、政治文明、精神文明和生態文明建設作出了積極的貢獻。